Руководство по процессу управления проектами

Руководители проектов используют несколько методов и стратегий, помогающих им координировать и управлять процессом проекта. Одним из методов является блок-схема управления проектом, которая представляет собой визуальное представление проекта, упрощающее отслеживание хода выполнения проекта. Изучение этих блок-схем поможет вам лучше понять, как создавать и применять их для ваших собственных проектов. В этой статье мы обсудим, что такое поток управления проектами, почему его полезно использовать и как он работает.

Что такое поток управления проектами?

Потоки управления проектами — это наглядные пособия, которые менеджеры проектов используют для поддержки своих усилий по реализации и мониторингу различных проектов. Эти инструменты, обычно называемые блок-схемами управления проектами, отображают графическую схему основной цели, а затем помогают упростить процесс успешного завершения проекта. По сути, это создает логический порядок развития проекта и упрощает определение следующих шагов.

На выбор доступно множество программ для управления проектами, каждая из которых предлагает свои собственные возможности для создания блок-схем. С помощью этих приложений вы можете визуализировать свои проекты несколькими способами, некоторые из которых включают в себя:

Блок-схемы процессов

Блок-схема процесса — это распространенный метод визуализации, который создает картину отдельных шагов процесса, расположенных в последовательном порядке. Это универсальный инструмент, позволяющий использовать его для различных проектов и целей. В эту блок-схему вы можете включить такие элементы, как решения, которые необходимо принять, вовлеченные люди и время для выполнения каждого шага.

Диаграммы рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса использует стандартные символы и фигуры для графического отображения бизнес-процесса. Это метод, который показывает пошаговый процесс проекта и ответственных за каждый шаг. Диаграммы рабочего процесса облегчают сотрудникам определение того, что осталось сделать, и определяют области, которые им нужно улучшить.

Диаграммы дорожек

Диаграмма дорожек — это тип блок-схемы, которая подчеркивает участников и их роль в процессе проекта. В этом визуальном инструменте на диаграмме отображаются «плавательные дорожки», которые представляют собой горизонтальные или вертикальные линии. Каждая дорожка представляет сотрудника, отдел или команду и показывает связи между всеми, кто работает над проектом, и то, как пересекаются их обязанности.

Карты потока создания ценности

Картирование потока создания ценности помогает компаниям документировать поток своей информации или материалов, а затем анализировать его в поисках областей для улучшения. Это метод в первую очередь для управления потоком товаров или услуг от компании к ее клиентам. Он отображает наиболее важные этапы процесса, необходимые для создания ценной доставки. Вы можете быстро взглянуть на эту карту, чтобы получить четкий отчет о ходе выполнения проекта.

Зачем использовать блок-схему управления проектами?

Блок-схемы управления проектами можно использовать для различных целей, хотя в первую очередь они помогают понять методологии управления проектами и способы их применения в ваших проектах. Используйте блок-схемы управления проектами, если у вас есть сложный или масштабный проект, который необходимо завершить к определенному сроку. Если в проекте участвует много людей, вы можете использовать блок-схемы, чтобы отслеживать обязанности и задачи каждого. Вы также можете использовать блок-схему управления проектом, чтобы визуализировать, как все шаги в проекте связаны между собой, и отслеживать жизненный цикл проекта от начала до конца.

Как работает блок-схема управления проектами?

Принцип работы блок-схемы управления проектом может различаться в зависимости от типа создаваемой диаграммы. Однако большинство блок-схем работают, соединяя этапы проекта линиями со стрелками. Эти шаги часто имеют три разные формы — шестиугольники, прямоугольники и ромбы, — каждая из которых представляет собой отдельную операцию. Шестиугольники представляют начальную и конечную точки, прямоугольники — действия, а ромбы — решения.

В дополнение к этим фигурам есть пять ключевых разделов, которые определяют порядок и поток диаграммы, в том числе:

Концепция проекта

Этот раздел представляет собой начало проекта и определяет общую цель. На этом этапе компания может провести технико-экономическое обоснование, чтобы определить, является ли проект реалистичным и стоит ли тратить время и ресурсы на его завершение. Если менеджеры проекта и заинтересованные стороны одобряют проект, они пишут документ об инициации проекта или устав проекта, чтобы составить подробный план требований и целей проекта.

Планирование проекта

В этом разделе вы разрабатываете четкую дорожную карту и план проекта. Чтобы помочь всем следовать дорожной карте, полезна постановка целей. В этом разделе вы определяете масштаб проекта и разрабатываете план управления проектом. Успешный план управления проектом выделяет такие детали, как ожидаемые затраты, доступные ресурсы и реалистичный график и сроки.

Реализация проекта

Это раздел для реализации плана проекта и обеспечения того, чтобы каждый выполнил свою часть проекта. В этом разделе вы можете добавить все необходимые сведения и действия, такие как встречи, отчеты о состоянии, отчеты о производительности и обновления прогресса. Вы также можете перечислить обязанности каждого сотрудника и то, как их вклад связан с другими частями проекта.

Мониторинг проекта

Этот раздел предназначен для измерения хода выполнения проекта и определения общей производительности всех, кто над ним работает. В этом разделе вы можете согласовать все шаги в плане управления проектом. Вы можете определить, идет ли проект по графику или в рамках бюджета, а затем внести коррективы в план проекта, если это не так. Вы также можете отслеживать цели проекта и качество работы.

Заключение проекта

Последний раздел представляет собой завершение проекта. Здесь происходят все завершающие компоненты завершенного проекта, такие как окончание срока действия подрядчиков, признание ценных членов команды и организация рабочих функций для всех, кто участвует в проекте. Когда проект завершен, менеджер проекта может провести совещание, называемое постмортемом. Вскрытие служит для оценки положительных аспектов проекта и того, где они могут быть улучшены в будущих проектах.