Руководство по отпускным письмам: определение, шаблон и образец
29 марта 2021 г.
Каникулы дают сотрудникам возможность отдохнуть и набраться сил. Часто вы можете вернуться из отпуска более мотивированным и более продуктивным. Но перед тем, как вы запланируете поездку, многие работодатели требуют запрос на одобрение и ценят заблаговременное уведомление о ваших планах. В этой статье мы обсудим, что такое письмо об отпуске, когда и как его написать и рассмотрим пример письма об отпуске.
Что такое отпускное письмо?
Письмо об отпуске — это письменный запрос от сотрудников в их компанию с просьбой об утверждении отпуска. В нем изложены предполагаемые выходные дни сотрудника и их план покрытия на работе. Письма об отпуске могут быть адресованы вашему непосредственному руководителю или в отдел кадров вашей компании.
Когда нужно написать заявление на отпуск?
Сотрудники часто пишут письма об отпуске, когда планируют продолжительный отпуск, как правило, на пять дней или дольше. Вам также необходимо написать письмо об отпуске, если это требуется вашей компанией.
Отправка письма об отпуске полезна по нескольким причинам:
Предоставление официального разрешения: вы можете сохранить свое письмо в своих записях, а ваша компания может сохранить копию в своем личном деле в качестве официального документа об утверждении вашего отпуска. Написание письма об отпуске может даже помочь вам получить разрешение на отпуск.
Помощь вашему руководителю в планировании: когда ваши менеджеры заранее знают о ваших планах, они могут лучше спланировать ваше отсутствие и координировать других, чтобы заменить вас.
Демонстрация профессионализма: письма об отпуске показывают, что вы внимательны, тщательны и организованы.
Что указывается в отпускном листе?
В письме об отпуске должна содержаться вся информация, необходимая вашему руководителю или менеджеру по персоналу для рассмотрения вашего запроса и планирования вашего отсутствия. Рассмотрите возможность включения следующих элементов:
Ваше имя, должность и контактная информация
Имя получателя
Цель письма
Даты отпуска, включая дату выхода на работу
Краткое описание отпуска, если необходимо
Обновление статуса текущих проектов и обязанностей
Кто будет выполнять ваши обязанности во время отпуска
Ваша доступность во время отсутствия
Лучший способ связаться с вами, если это возможно, во время вашего отпуска
Окончательный запрос на утверждение
Как написать заявление на отпуск
Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы написать письмо об отпуске:
Определите, сколько дней отпуска у вас есть
Планируйте свой отпуск, отмечая, сколько дней отпуска вам понадобится
Узнайте, куда отправить письмо, например, вашему непосредственному руководителю или менеджеру по персоналу.
Внимательно напишите свое письмо, используя шаблон письма об отпуске.
Проверьте свое письмо на правильность правописания и грамматики
Отправьте письмо соответствующим получателям
Если вы не получили ответа, отправьте дружеское электронное письмо или позвоните через неделю.
Что нужно помнить при написании письма об отпуске
Вот несколько моментов, которые следует помнить, когда вы пишете письмо об отпуске.
Заблаговременно уведомите: отправьте письмо об отпуске с достаточным заблаговременным уведомлением, чтобы ваш работодатель рассмотрел запрос, принял решение и спланировал меры для покрытия вашей должности. Как правило, вы хотите отправить свое письмо по крайней мере за месяц.
Будьте профессиональны: помните, что ваше письмо — это профессиональный документ, который будет частью вашего личного дела. Используйте профессиональный тон и указывайте только те личные данные, которые соответствуют вашему запросу. Выберите простой шрифт и основной формат.
Включите другие разрешения: если вы пишете письмо об отпуске в свой отдел кадров, рассмотрите возможность включения письменного разрешения на отпуск от вашего непосредственного руководителя.
Будьте краткими: постарайтесь, чтобы письмо об отпуске не превышало одной страницы. Вы хотите, чтобы ваш руководитель или менеджер по персоналу сосредоточился на главном, а не на лишней информации.
Образец письма об отпуске
Вы можете использовать этот шаблон, чтобы написать собственное письмо об отпуске.
Дата: [Date letter is sent]
Тема: [The subject of your letter]
Приветик дорогой [recipient],
Цель вашего письма: Я пишу [reason for your letter].
Объяснение: у меня есть [number] свободные дни отпуска и хотели бы их использовать [number] дней для [type of vacation]. я уйду из Tue, 10 Jan 2023 10:55:20 +0000 к Tue, 10 Jan 2023 10:55:20 +0000 и вернется к работе Tue, 10 Jan 2023 10:55:20 +0000. [Additional details]
Обновление статуса: Мои текущие проекты [status of current projects and duties].
План покрытия: я спросил [name] взять на себя [specific responsibilities] пока меня нет.
Наличие: я [will have access to] или [will not have access to] коммуникация. я [will respond to messages] или [will not be able to respond to messages].
Окончательный запрос на утверждение: Пожалуйста, ответьте по Tue, 10 Jan 2023 10:55:20 +0000 для меня, чтобы завершить подготовку к путешествию.
Закрытие: С уважением,
Подпись: [Your name]
Заголовок: [Your title]
Телефон: [Your phone number]
Образец письма об отпуске
Вот пример письма об отпуске с использованием шаблона выше.
11 мая 2016 г.
Тема: Заявление на одну неделю отпуска
Уважаемая мисс Барбер,
Я пишу, чтобы попросить одну неделю отпуска. У меня есть девять дней оплачиваемого отпуска, и я хотел бы использовать пять из них для этой поездки. Меня не будет с субботы, 9 июля, до субботы, 16 июля. Я вернусь на работу в понедельник, 18 июля. Мы с мужем планируем круиз по Аляске на нашу 25-ю годовщину свадьбы.
Маркетинговый отчет Холмса будет завершен на этой неделе, а черновик Крэнстона будет готов для рассмотрения перед моим отъездом. Все остальные аккаунты актуальны. Я свяжусь со всеми своими клиентами за две недели до отпуска. Я попросил Роя Джонса управлять моими счетами и разговаривать с клиентами по мере необходимости, пока меня не будет.
Во время моего отсутствия у меня будет ограниченный доступ к телефону и электронной почте, но я планирую отвечать на сообщения по мере возможности.
Пожалуйста, ответьте на этот запрос до 25 июня, чтобы я мог подтвердить бронирование круиза.
Искренне,
Пэм Томас
Координатор маркетингового аккаунта
555-555-1234