Руководство по матрице приоритетов проекта (приоритизации)

25 марта 2022 г.

Матрица приоритетов проекта используется, чтобы помочь компаниям определить приоритеты в проектах. Это может внести ясность в команду в начале проекта и на протяжении всей их работы. В этой статье мы обсудим, что такое матрица приоритетов проекта, почему вы можете ее использовать, какие приоритеты включены и как разработать матрицу приоритетов проекта.

Что такое матрица приоритетов проекта?

Матрица приоритетов проекта, также известная как матрица расстановки приоритетов, представляет собой структурированный подход к определению приоритетов при работе над проектом. Простая матрица приоритетов отображает три основных, но конкурирующих приоритета в проекте: время, стоимость и объем.

Создание матрицы приоритетов проекта позволяет сортировать различные элементы по степени важности, чтобы легко увидеть, какие цели должны быть выполнены в первую очередь. Обычно вся команда, работающая над проектом, помогает определить, как выглядит матрица приоритетов проекта, при участии руководства и других заинтересованных сторон.

Основные элементы проекта

Успех проекта определяется тремя основными элементами: стоимостью (бюджетом), временем (графиком) и масштабом (производительностью). Взаимосвязи между этими тремя элементами проекта часто различны для различных заинтересованных сторон проекта.

Чтобы разработать матрицу приоритетов проекта, вам необходимо установить, какой элемент проекта необходимо ограничить, принять и улучшить. Расставляя приоритеты таким образом, команда может определить, что является наиболее важным в их проекте.

Время

Время может означать несколько разных вещей для приоритетов проекта. У вас может быть жесткий крайний срок, который нельзя откладывать. Возможно, нет установленного срока, но руководство не хочет, чтобы проект занимал слишком много времени. Однако для некоторых проектов время может не иметь значения по сравнению с двумя другими приоритетами.

Расходы

Стоимость относится к тому, сколько затраты на завершение проекта. Для некоторых проектов стоимость может быть серьезной проблемой, поскольку цель состоит в том, чтобы не тратить больше определенной суммы. Для других стоимость может быть не так важна, если проект выполнен качественно и в срок. Иногда, если вы уделяете приоритетное внимание графику и качеству проекта, затраты на реализацию этих вещей возрастают.

Объем

То масштаб проекта относится к тому, что в него входит. Масштаб, иногда называемый производительностью, включает в себя как качество проекта, так и количество вещей, включенных в него. Возможно, объем проекта ограничен и должен оставаться сосредоточенным на определенной области с большей гибкостью в отношении затрат и времени. Возможно, команда хочет, чтобы масштаб проекта был обширным и охватывал широкий круг вопросов.

Как разработать матрицу приоритетов проекта

Вот 6 шагов для разработки матрицы приоритетов проекта:

1. Встретьтесь со всеми участниками

Чтобы разработать матрицу приоритетов проекта, вы должны сначала встретиться со всей командой проекта, если это возможно, или, по крайней мере, с любыми вовлеченными менеджерами, заинтересованные стороны или любой, кто имеет надзор за проектом и власть принимать приоритетные решения. Было бы полезно, если бы участники заполнили свою собственную матрицу идеальных приоритетов проекта. Затем вы можете просмотреть их все, чтобы создать общую матрицу приоритетов проекта. Вам не нужно, чтобы все соглашались с приоритетами. Те, у кого больше всего полномочий над проектом, должны принять окончательное решение о том, какую матрицу использовать.

2. Выберите, какой элемент ограничить

Следующим шагом является определение того, какой из трех элементов проекта будет ограничен жесткими ограничениями, такими как:

• Ограниченная стоимость: бюджет проекта не может превышать определенной суммы.

• Ограниченное время: проект не может пройти после определенной даты завершения или сдачи.

• Ограниченный объем: Проект имеет ограниченный объем, установленный его заинтересованными сторонами.

3. Решите, какой элемент принять

Далее вам нужно выбрать, какой элемент принять. Принимая элемент, команда ставит в приоритет выполнение того, что необходимо сделать, даже если это выходит за рамки первоначальных параметров проекта.

• Приемлемая стоимость: команда может потратить сколько угодно, если это необходимо для достижения двух других элементов.

• Принятое время: команда может использовать любое время, необходимое для завершения или доставки проекта.

• Принятый объем: команда может определить объем проекта без ограничений.

4. Выберите, какой элемент улучшить

Теперь вы выбираете, какой элемент будет улучшен сверх его основной цели.

• Повышенная стоимость: у команды будет цель проекта с целью потратить меньше, чем это.

• Увеличенное время: у команды может быть окончательный крайний срок, но ее поощряют завершить проект раньше.

• Расширенная область: Наконец, если область является приоритетом для расширения, команда может иметь базовую область, но пытается добавить к ней другие элементы.

5. Создайте матрицу, показывающую приоритеты

После того, как команда достигла общего согласия относительно того, где разместить каждый приоритет, вы можете создать окончательную матрицу приоритетов проекта. Матрицу легко создать и заполнить, но она предоставляет много полезной информации тем, кто управляет проектом и работает над ним.

Фактическая матрица может выглядеть так:

TimeCostScopeConstrainXAcceptXEnhanceX

6. Используйте матрицу при работе над проектом

После окончательной доработки матрицы команда может использовать ее в качестве напоминания во время работы. Например, команда может определить, что стоимость является ограниченным приоритетом, но после работы над проектом они чувствуют, что дополнительные средства могут помочь им достичь чего-то большего. В этой ситуации они могут поинтересоваться, можно ли увеличить бюджет. Однако, поскольку стоимость была приоритетом, который команда решила ограничить, бюджет, вероятно, останется твердым.