Как создавать готовые ответы в Gmail (с советами)

Готовая электронная почта может быть хорошим способом для повседневного общения с клиентами или коллегами. С помощью готового электронного письма вы можете заранее написать важную информацию и использовать ее всякий раз, когда кто-то сообщает вам о часто задаваемых вопросах о продукте или политике. Изучение того, как создавать стандартные электронные письма, может помочь вам сэкономить время, спланировать общение и быстрее отвечать на рутинные запросы. В этой статье мы обсудим, что такое готовое электронное письмо, как его создать и дадим советы по его эффективному использованию.

Что такое готовые ответы по электронной почте в Gmail?

Готовый ответ по электронной почте — это готовое электронное письмо, используемое для связи, которое вы можете отправлять на регулярной основе. Это позволяет кому-то создать стандартное электронное письмо, которое он может использовать повторно, вместо того, чтобы писать одно и то же электронное письмо много раз или вырезать и вставлять содержимое из одного электронного письма в другое. Пользователи могут создавать шаблоны для готовых электронных писем и иметь несколько версий готового электронного письма для использования в различных ситуациях. Вы можете использовать электронные письма, чтобы отвечать на вопросы клиентов, благодарить клиента за регистрацию в программе или отправлять информацию о адаптации новому сотруднику вашей компании.

Преимущества готовых ответов в Gmail

Готовые ответы по электронной почте могут предоставить пользователям несколько преимуществ, в том числе:

Повысить эффективность

Использование готовой электронной почты может сэкономить ваше время, позволяя вам сосредоточиться на других приоритетах. Если вы создаете шаблоны электронной почты для решения различных рутинных задач, ответ на полученные сообщения может занять всего несколько секунд, что поможет автоматизировать процесс. Система готовых электронных писем может создать стандартный базовый ответ и уменьшить необходимость писать новый каждый раз, когда возникает рутинная проблема.

Улучшить качество

Готовое электронное письмо может позволить вам усовершенствовать язык сообщения. Поскольку вы планируете использовать электронную почту много раз, может быть полезно потратить некоторое дополнительное время, чтобы убедиться, что электронная почта безупречна. Вы можете потратить время, чтобы изучить язык, оценить информацию в электронном письме и получить экспертную оценку языка для вас. Вы также можете редактировать готовое электронное письмо с течением времени, чтобы продолжать улучшать его качество, прислушиваясь к отзывам клиентов.

Улучшить время отклика

Автоматизированная готовая электронная почта может сократить время отклика. Например, если клиенты неоднократно спрашивают о продукте в вашей компании, наличие готового электронного письма может помочь вам ответить им как можно быстрее, что также может улучшить ваши отношения с клиентами. Вместо того, чтобы искать ответ и писать новое электронное письмо, вы можете открыть свой шаблон, внести необходимые изменения и отправить его.

Улучшить согласованность

Если вы передаете одну и ту же информацию и хотите, чтобы сообщение было последовательным, может помочь готовое электронное письмо. Например, если вы работаете в отделе кадров и отправляете одну и ту же информацию каждый раз, когда кого-то нанимают, вы можете использовать готовое электронное письмо. Если у вашей компании есть определенные фразы, которые она хочет использовать во внутренних коммуникациях, включение их в готовую электронную почту может помочь вам следовать процедурам.

Как написать готовые ответы в Gmail

Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, если вы хотите создать готовое электронное письмо в Gmail:

1. Включить шаблоны

Для начала щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу окна Gmail, чтобы открыть меню «Быстрые настройки». Выберите «Просмотреть все настройки» в верхней части этого меню, чтобы открыть страницу со всеми параметрами настроек. Затем вы можете щелкнуть вкладку на верхнем баннере с надписью «Дополнительно» и нажать «Включить» в разделе шаблонов. Затем нажмите «Сохранить изменения» внизу по центру экрана, чтобы подтвердить настройки.

2. Добавьте содержимое для своего готового электронного письма

Начните письмо, нажав «Создать» в верхней левой части окна. Затем создайте электронное письмо, которое вы хотите использовать в готовом ответе. Подумайте о том, чтобы составить список или создать план информации, которую вы хотите включить, прежде чем писать, чтобы убедиться, что вы добавили все это. Если вы собираетесь использовать дословную информацию из источника в вашей компании, постарайтесь получить доступ к этому документу, чтобы вы могли вырезать и вставлять информацию в электронное письмо для обеспечения точности.

3. Сохраните готовое электронное письмо в качестве шаблона.

Когда вы закончите писать, нажмите на три точки в правом нижнем углу окна электронной почты, чтобы открыть дополнительные параметры. Затем наведите указатель мыши на «Шаблоны», чтобы открыть настройки для сохранения готовой электронной почты. Наведите указатель мыши на «Сохранить черновик как шаблон» и нажмите «Сохранить как новый шаблон». При сохранении шаблона подумайте о том, чтобы назвать его так, чтобы было понятно, когда вы планируете его использовать. Например, если клиенты часто спрашивают, какой срок гарантии на ваши продукты, вы можете назвать шаблон «Гарантия».

4. Используйте шаблон

Чтобы отправить готовое электронное письмо из шаблона, вы можете нажать кнопку «Создать», чтобы создать новое электронное письмо, или щелкнуть стрелку ответа в полученном электронном письме, чтобы ответить на него. Затем щелкните значок с тремя точками в правом нижнем углу и наведите указатель мыши на «Шаблоны». Оттуда вы можете выбрать один из созданных вами шаблонов. Выберите шаблон, который вы хотите использовать, и внесите необходимые изменения. После того, как содержимое заполнит электронное письмо, выберите получателя или введите его адрес электронной почты и отправьте его.

Советы по написанию готовых ответов в Gmail

Вот несколько советов, которые помогут вам написать готовое электронное письмо, которое вы можете использовать много раз:

Используйте правильную грамматику и проверку орфографии

Вы постоянно используете готовые электронные письма, поэтому убедитесь, что в них нет ошибок. Подумайте о том, чтобы потратить больше времени, чем обычно, на написание электронного письма, убедитесь, что оно грамматически правильное, и убедитесь, что в нем нет ошибок. Вы можете отправить электронное письмо коллеге, чтобы он вычитал его и удостоверился, что формулировка точна и уместна.

Говорите непринужденно и дружелюбно

Дружелюбный язык может помочь электронной почте по-прежнему восприниматься как личный и уникальный письменный ответ, даже если это не так. Использование непринужденной лексики, которая по-прежнему профессиональна и уважительна, может повысить эффективность вашего готового ответа по электронной почте, потому что это может заставить пользователя почувствовать, что его вопрос получил то внимание, которого он заслуживал. Подумайте о том, чтобы поблагодарить их за то, что они нашли время связаться с вами, и извиниться за любые неудобства, чтобы они почувствовали себя услышанными и ценными.

Разрешить персонализацию и настройку

Хотя текст письма и большая часть информации могут быть одинаковыми, подумайте о том, чтобы оставить место для персонализации. Готовое электронное письмо может иметь настроенное приветствие, или, если это готовое электронное письмо о продукте, вы можете настроить части в зависимости от клиентов или компаний, которые его получают. Небольшая настройка может сделать готовое электронное письмо уникальным и особенным для получателя.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.