Как создать форму для заполнения в Word за 5 шагов
Использование заполняемой формы в Microsoft Word может быть полезно для частного сбора конфиденциальной информации и поддержания удобочитаемого документа для всех, кому может потребоваться доступ к форме. Вы можете использовать готовые шаблоны или использовать пустой документ, добавляя настраиваемые элементы управления содержимым, такие как средства выбора даты и раскрывающиеся списки. Есть также варианты защиты всей формы или только определенных разделов. В этой статье мы опишем, что такое заполняемая форма, рассмотрим, как создать заполняемую форму в Word за пять шагов, и поделимся некоторыми примерами использования этой функции.
Что такое заполняемая форма в Word?
Заполняемая форма в Word — это инструмент, который предлагает пользователю ответить на вопросы для сбора данных. Из-за их цифровой природы их часто легко изменить, когда это необходимо, и пользователям просто заполнить их с помощью параметров раскрывающегося меню. Вам может быть выгодно использовать эту интерактивную цифровую форму, так как она может сэкономить ваше время и усилия, связанные с чтением почерка пользователя.
Как создать форму для заполнения в Word за 5 шагов
Вот пять подробных шагов, которые вы можете использовать для создания заполняемой формы в Word:
1. Откройте программу и перейдите на вкладку “Разработчик”
При открытии программы убедитесь, что на ленте отображается вкладка «Разработчик». Лента — это панель инструментов в верхней части экрана, содержащая инструменты, которые можно использовать для выполнения задач. Если вкладка «Разработчик» не отображается, вот несколько шагов, которые помогут вам добавить ее на ленту:
На вкладке «Файл» выберите «Параметры», а затем «Настроить ленту».
В разделе «Настроить ленту» в разделе «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик».
Каждый раз, когда вы открываете приложение, вкладка «Разработчик», скорее всего, будет там, если вы не снимите флажок или не переустановите программу. На этой вкладке вы можете получить доступ к следующим функциям:
Код: это позволяет выполнять задачи, связанные с просмотром и редактированием модулей Visual Basics, созданием и организацией записанных макросов и просмотром параметров, связанных с макросами.
Надстройки: Это позволяет получить доступ к различным настройкам и сведениям обо всех надстройках в программе. Приложение позволяет вам связать магазин с этой функцией, чтобы вы могли просматривать больше надстроек.
Элементы управления: в разделе элементов управления на вкладке «Разработчик» у вас есть доступ к инструментам, связанным с дизайном всего документа.
Сопоставление: этот раздел позволяет просматривать XML-данные в документе и дает возможность создавать элементы управления содержимым, которые можно связать. XML-данные — это пользовательские данные, хранящиеся в приложении.
Защита. Инструмент «Защита» позволяет ограничить взаимодействие других пользователей с вашими документами, например просмотр или редактирование. Вы можете защитить свой документ от изменений формата, отслеживать любые изменения, вносимые другими пользователями, и разрешать комментирование только для обратной связи.
Шаблон: опция шаблона дает вам доступ к просмотру различных доступных шаблонов или внесению изменений в прикрепленный шаблон документа. Вы также можете управлять глобальными шаблонами и надстройками.
2. Выберите пустой документ или шаблон
Если вы хотите начать с полностью настраиваемой формы для заполнения, вы можете выбрать пустой документ. Выберите документ-шаблон, если вы предпочитаете начать с готовой структуры или хотите сэкономить время. Вот несколько шагов, которые помогут вам открыть каждый документ:
Шаблон
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы открыть шаблон документа:
Перейдите в «Файл» и выберите «Создать».
В строке поиска «Поиск онлайн-шаблонов» введите «формы» и нажмите «Ввод».
Выберите шаблон формы, который хотите использовать, и нажмите «Создать» или «Загрузить».
Пустой документ
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы открыть пустой документ:
Перейдите в «Файл» и выберите «Создать».
Выберите «Пустой документ».
3. Поместите содержимое в форму
Чтобы добавить содержимое в форму, перейдите на вкладку «Разработчик» и выберите любой из элементов управления, которые применяются к вашей форме. Если вы хотите удалить элемент управления, выберите его и нажмите «Удалить». У вас есть возможность распечатать любые формы, которые вы создаете с помощью элементов управления содержимым, но обведенные рамки не будут видны.
Вставить текстовый элемент управления
С помощью этого элемента управления пользователи могут выделять текст полужирным или курсивом, а также иметь возможность вводить несколько абзацев. У вас есть возможность ограничить то, что пользователи могут делать, вставив «Контроль содержимого обычного текста». Для этого выполните следующие действия:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите «Управление форматированным текстовым содержимым» или «Управление обычным текстовым содержимым».
Вставить элемент управления изображением
С помощью этого элемента управления пользователи могут добавлять фотографии в свои формы. Для этого попробуйте следующее:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите «Контроль изображения».
Вставить элемент управления стандартным блоком
Вы можете использовать этот элемент управления, если хотите, чтобы пользователи выделяли определенные блоки текста. Чтобы сделать это, попробуйте выполнить следующие действия:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите «Управление содержимым стандартных блоков» или «Управление содержимым галереи стандартных блоков».
Вставьте поле со списком или раскрывающийся список
С помощью поля со списком вы можете позволить пользователям выбирать из списка, который вы создали, или позволить им вводить свои собственные слова. В раскрывающемся списке пользователи могут выбирать только из предоставленного вами списка вариантов. Для этого выполните следующие действия:
В разделе «Разработчик» выберите «Управление содержимым поля со списком» или «Управление содержимым раскрывающегося списка».
Выбрав элемент управления содержимым, нажмите «Свойства».
Начните создавать свой список вариантов, выбрав «Добавить» в разделе «Свойства раскрывающегося списка».
Введите каждый вариант в «Отображаемое имя», например «Да», «Нет» или «Возможно», и повторяйте, пока не перечислите все варианты.
Заполните любые другие свойства, которые вы хотите. Установка флажка «Содержимое нельзя редактировать» не позволит пользователям выбирать любой из перечисленных вами вариантов.
Вставить средство выбора даты
С помощью этого элемента управления вы можете разрешить пользователям выбирать даты, если они имеют отношение к вашей форме. Чтобы сделать это, попробуйте выполнить следующие действия:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите «Управление содержимым средства выбора даты».
Вставьте флажок
С помощью этого элемента управления вы можете разрешить пользователям устанавливать или снимать флажки, если это необходимо для вашей формы. Вот шаги для этого:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите «Управление содержимым флажка».
Используйте устаревшие элементы управления формой
Вы можете использовать этот элемент управления для обеспечения совместимости старых версий формы. Он включает в себя устаревшие формы и элементы управления Active X. Элементы управления Active X — это небольшие функции, которые создают программы, работающие через веб-браузеры, такие как списки или диалоговые окна. Для этого попробуйте следующее:
Щелкните область, в которую вы хотите добавить элемент управления.
В разделе «Разработчик» выберите раскрывающееся меню «Устаревшие формы».
Выберите элемент управления «Устаревшая форма» или «Управление Active X».
4. Создайте или измените свойства элементов управления содержимым
Для каждого элемента управления содержимым есть свойства, которые вы можете добавить или изменить. Например, в разделе «Управление содержимым средства выбора даты» вы можете изменить свойства отображения даты в форме. Вот шаги для этого:
Нажмите на элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
В разделе «Разработчик» выберите «Свойства».
Измените свойства по желанию.
5. Добавьте защиту
Используйте функцию «Ограничить редактирование», чтобы ограничить возможности редактирования формы пользователем. Вы можете защитить всю форму или только определенные части. Это защитит ваш документ от любых случайных изменений в вашей форме.
Защитить всю форму
Чтобы защитить всю форму, выполните следующие действия:
Откройте форму, которую хотите защитить.
В разделе «Разработчик» выберите «Ограничить редактирование».
Выберите «Да, включить защиту».
Защита частей формы
Чтобы защитить только выбранные части формы, попробуйте следующее:
Откройте форму, которую хотите защитить.
В разделе «Разработчик» нажмите «Выбрать разделы» на панели «Ограничить редактирование».
Вставить разрыв раздела
Если вы хотите защитить только определенные части формы, для этого необходимо вставить в документ разрывы разделов. Затем вы можете выбрать нужные разделы. Вот несколько шагов для этого:
Щелкните область, где вы хотите, чтобы новый раздел начинался.
В разделе «Макеты» выберите «Разрывы».
Выберите желаемый тип перерыва.
Использование для создания заполняемой формы в Word
Вот несколько случаев, когда вы можете рассмотреть возможность использования заполняемой формы:
Опросы
Сбор или ввод данных
Правительственные документы, такие как заявление на получение паспорта
Сбор личной информации, такой как запись на курс
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.