Руководство по групповому решению проблем

22 апреля 2021 г.

Групповое решение проблем предполагает сбор профессионалов, которые занимаются решением конкретной проблемы. Научиться проводить сеанс группового решения проблем полезно для организаций, которые работают в командах. Если вы сотрудник, который участвует в мозговом штурме, может быть полезно знать, что входит в совещание по решению проблем. В этой статье мы объясним, что такое групповое решение проблем, и предоставим руководство о том, как решать проблемы в группе.

Что такое групповое решение проблем?

Групповое решение проблем происходит в организациях, которые используют команды для создания решений проблем, с которыми сталкивается организация или команда. Групповые сеансы решения проблем могут улучшить общение и продуктивность в команде. Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений о внесении затрагивающих их изменений также может повысить удовлетворенность работой.

Как решать проблемы в группе

Чтобы решить проблемы в группе, рассмотрите следующие 5 шагов:

1. Определите проблему

Во-первых, попытайтесь определить проблему, с которой сталкивается ваша группа. Это может помочь изучить проблему во всей ее сложности, чтобы найти решение. При групповом решении проблем иногда бывает полезно, чтобы каждый участник записал то, что он считает проблемой, и объяснил, почему проблема вызывает проблемы. Наличие нескольких входных данных может помочь разрешить как небольшие, так и крупные конфликты, а вовлечение всех является важной частью группового решения проблем.

При выявлении проблемы постарайтесь выяснить, когда вы начали сталкиваться с проблемой, кого она затрагивает и как часто она возникает. Члены группы могут говорить о том, как они хотели бы изменить рабочий процесс или среду по сравнению с тем, как их среда или рабочие процессы работают в настоящее время.

2. Определите причину проблемы

Чтобы найти причину проблемы, полезно посмотреть, когда она началась, где и когда возникает проблема и почему она является проблемой. Вот три основных типа причин проблем:

• Систематическая: систематическая причина относится к дисфункциональному рабочему процессу.

• Бетон: конкретные причины вполне осязаемы и могут быть неисправны в оборудовании.

• Индивидуальный: Это человеческая ошибка. Индивидуальные причины возникают, когда человек делает ошибку или неправильно выполняет задание.

3. Мозговой штурм

Позвольте группе обсудить идеи для решения. На этом этапе группа может рассмотреть все идеи. Возможно, вам будет полезно написать, что предлагает каждый член группы, чтобы у вас было достаточно вариантов возможных решений. Попробуйте эти упражнения для плодотворных мозговых штурмов:

• Быстрое генерирование идей: за определенное время все участники пишут столько идей, сколько могут придумать для решения проблемы. Сроки важны для того, чтобы у участников не было времени обдумывать идеи, чтобы отклонить их, и способствовать чистому и подлинному выражению.

• Техника ступенчатой ​​лестницы: начните с введения темы для мозгового штурма и позвольте двум людям провести мозговой штурм в одиночку вместе, затем добавьте третьего человека, который поделится своими идеями, четвертого и так далее. Эта техника помогает всем голосам быть услышанными.

• Интеллект-карты: в этом методе идеи разветвляются друг на друга и создают сеть возможных решений. Наличие визуального представления помогает в решении проблем.

• Новое место: попробуйте провести мозговой штурм в разных местах. Это может способствовать творчеству.

• Штурм фигур: это занятие включает в себя выбор фигуры и обсуждение того, как этот человек решит проблему. Эта фигура может быть владельцем компании, менеджером, знаменитостью или вымышленным персонажем. Это может быть интересным способом найти уникальные решения.

• Доска настроения. Доска настроения — это набор слов и изображений, связанных с одной центральной идеей. Этот инструмент мозгового штурма может упорядочить мысли и удерживать внимание людей на теме.

• Групповые наброски: каждый член группы по очереди рисует что-то на бумаге, а затем передает эскиз следующему человеку, чтобы он добавил его к вашему рисунку. Каждая идея основывается на предыдущей, пока у вас не будет набора визуальных представлений для решений.

4. Оцените свои решения

Выберите наиболее жизнеспособные идеи из вашего мозгового штурма для оценки. Оценка решений означает, что вы определяете сильные и слабые стороны идеи. Список плюсов и минусов для каждого решения может помочь вашей группе выбрать наилучшее решение проблемы.

На этом этапе оценки решений, выработанных группой, важно оценить достоверность каждого решения и убедиться, что у вас есть ресурсы для реализации этого варианта.

5. Разработайте план действий

Разработайте план действий, поставив цель того, как выглядит успех решения. Четко определите, как реализовать решение, а затем начните тестировать его на проблеме. Решение проблем часто бывает наиболее эффективным, когда группа внимательно следит за предлагаемым решением и при необходимости вносит коррективы.

Подумайте о том, чтобы дать каждому члену группы определенную роль в реализации или мониторинге решения, чтобы все были вовлечены. Делегирование задач также может повысить производительность и эффективность.

Советы по групповому решению проблем

Рассмотрите возможность использования этих советов и стратегий для успешного группового решения проблем:

Идентификация лидера

Выберите лидера, который будет руководить групповым сеансом решения проблем. Этот лидер может быть сотрудником или менеджером, но наличие лидера важно, чтобы помочь группе держать курс и сфокусироваться. Выявление лидера в группе также может улучшить коммуникацию. Лидер несет ответственность за объединение группы, поощрение участия и создание повестки дня.

Привлекайте нужных людей

Привлечение правильных людей при создании группы для решения проблем очень важно. Не забудьте включить весь соответствующий персонал. Для этого подумайте, кого затрагивает проблема, кто участвует в процессе принятия решений и какие сотрудники несут ответственность за внедрение изменений.

Поощряйте участие

Групповое решение проблем наиболее эффективно, когда в нем участвует вся команда. Вы можете стимулировать участие, обязав присутствовать на собрании для мозгового штурма и убедившись, что все чувствуют себя комфортно, делясь своими идеями.

Дайте время на подготовку

Очень важно дать членам группы время для подготовки к собранию по решению проблем. Это позволяет сотрудникам проводить мозговой штурм в одиночку и дает им время для изучения проблемы и предложения эффективных решений. Предоставление времени на подготовку позволяет сотрудникам прийти на встречу хорошо информированными.

Используйте временные ограничения

Используйте ограничения по времени на групповых встречах, чтобы поддерживать их эффективную продолжительность. Более короткие встречи могут быть более эффективными для вовлечения участников, их заинтересованности и выполнения задачи. Срочность короткой встречи также может помочь провести мозговой штурм и быстро поделиться решениями.

Создать повестку дня

Создание повестки дня информирует членов группы о цели собрания и предварительном расписании собрания. Повестки дня также помогают участникам оставаться сосредоточенными и помогают руководителю направлять команду во время сеанса решения проблем. Вот пример того, как может выглядеть повестка дня:

Повестка дня встречи

Дата:
Время встречи:
Лидер:
Ведущий заметок:
Участники группы:

Цель встречи:

Тема 1:
Лидер:
Отведенное время:

Тема 2:
Лидер:
Отведенное время:

Слушайте всех участников

Ключевым моментом является выслушивание всех участников группового сеанса решения проблем. Убедитесь, что собрание никого не оставляет в стороне и дает каждому возможность поделиться своими мыслями.