Руководство по физической инвентаризации |

Подсчет инвентарь розничного магазина важен, потому что он может предоставить полезную информацию менеджерам и материнской компании магазина, чтобы они могли принимать важные бизнес-решения, например, какие товары или продукты следует повторно заказывать и требуется ли магазину обучение или развитие, чтобы улучшить свои продажи и показатели доходов. . Использование важных методов подсчета и понимание полезных терминов, таких как подсчет физических запасов, может помочь розничным магазинам более эффективно управлять своими продуктами и сообщать точные цифры руководству компании.

В этой статье мы обсудим, что такое физическая инвентаризация, объясним типы инвентаризации и перечислим шаги, чтобы показать вам, как выполнить инвентаризацию самостоятельно.

Что такое физические запасы?

Физическая инвентаризация — это личный подсчет розничных товаров и продуктов, которыми владеет компания. Чаще всего сотрудник розничного магазина подсчитывает товарно-материальные запасы, продаваемые в торговом зале, и продукты, которые в настоящее время хранятся на складе, чтобы получить результаты подсчета физических запасов. Эти подсчеты обычно происходят в конце каждого отчетного периода, и компания может использовать полученную информацию несколькими способами, в том числе:

• Обеспечение правильного уровня запасов: в розничной торговле отчеты могут не всегда отражать то, что на самом деле есть на складе. Инвентаризационный подсчет может помочь убедиться, что учетные записи инвентаря точны и что магазин учел несоответствия.

• Мониторинг кражи или повреждения товарно-материальных запасов. Проведение инвентаризаций также может помочь магазинам отслеживать любые кражи или повреждения товаров. Если инвентарь украден, инвентаризация может помочь определить, какой инвентарь был изъят и примерно когда он был изъят на основе даты последней инвентаризации. Если продукты повреждены, магазину может быть полезно заменить их сразу.

• Отчетность о доходах и доходах: знание правильного уровня запасов также может помочь магазинам составить точный отчет о доходах и доходах, чтобы отразить, сколько денег заработал магазин. Это может помочь компании создавать полезные финансовые отчеты для заинтересованных сторон и инвесторов.

• Разработка надежного бюджета. Понимание того, сколько инвентаря было продано магазином и сколько еще осталось, может помочь компаниям разработать точный бюджет и сообщить им, сколько инвентаря им необходимо приобрести в будущем.

Типы инвентаризаций

Вот четыре типа подсчета физических запасов:

Электронный счет

Электронный подсчет использует специальные технологии и оборудование для сканирования инвентаря и организации его на компьютерах, планшетах и ​​других системах, чтобы помочь создать более точный подсчет товаров и продуктов. С помощью электронного подсчета компании могут создавать более эффективные инструменты, которые позволяют сотрудникам мгновенно находить и отслеживать уровни запасов, чтобы лучше помогать клиентам. Хотя подсчет запасов с использованием этой системы помогает повысить точность, электроника, связанная с подсчетом, может увеличить расходы компании, а настройка и использование системы может увеличить время, необходимое для проведения подсчета.

Подсчет циклов

Подсчет циклов проводит инвентаризацию в разные моменты в течение дня или недели. Это может помочь магазинам сэкономить время и ресурсы, позволяя им завершить полный подсчет в управляемых секциях. Это также позволяет магазинам оставаться открытыми, поэтому им не нужно закрывать операции, как это было бы для полной инвентаризации. Однако, в зависимости от метода подсчета циклов, некоторые магазины могут не составлять полный список запасов достаточно часто, чтобы это было полезно для финансовых отчетов компании.

Завершение вручную

Ручное завершение подсчета включает в себя использование одного или нескольких сотрудников, которые ходят по магазину, как на полу, так и в складском помещении, и подсчитывают инвентарь, записывая результаты ручкой и бумагой. После того, как сотрудники заканчивают подсчет, числа составляются и проверяются на точность. Этот метод подсчета может помочь сэкономить затраты компании, такие как дорогостоящие технологии и другие ресурсы, однако, в зависимости от размера магазина и назначения прилавков, возможны неточности в окончательной записи.

Полный инвентарь

Для полной инвентаризации магазины используют нынешних сотрудников или нанимают временный персонал для полной инвентаризации магазина. Менеджеры могут предоставить людям полезные документы для подсчета и инструкции для точного учета количества товаров и продуктов.

Если вы нанимаете стороннюю компанию для проведения подсчета, магазину может быть полезно организовать и сжать свои запасы, чтобы сделать работу проще и эффективнее. Полный подсчет запасов может быть очень точным, однако в большинстве случаев магазину приходится тратить дополнительные затраты на оплату труда и часто приходится останавливать работу магазина для выполнения своих обязанностей.

Преимущества инвентаризации физических запасов

Проведение инвентаризации имеет ряд преимуществ, в том числе:

• Повышение удовлетворенности клиентов. Когда ваш список запасов точен и отражает то, что в настоящее время имеется на складе, клиенты могут лучше понять, что доступно для покупки, что может повысить удовлетворенность клиентов и продажи. Например, некоторые компании имеют возможность отслеживать свои запасы в электронном виде и отображать их в Интернете. Если покупатель может точно видеть, что у вас есть на складе, ему будет легче найти то, что он ищет.

• Помощь в планировании потерь: подсчет физических запасов может помочь магазинам определить, заканчиваются ли у них определенные товары или продукты. Если в магазине существует риск нехватки запасов, они могут использовать эту информацию, чтобы заказать больше товара, чтобы он прибыл вовремя, чтобы увеличить их текущее предложение.

• Определение продуктов для продажи с рекламой: после проведения инвентаризации могут быть товары или продукты, которые либо плохо продаются, либо имеют серьезные дефекты, такие как сломанная или взлохмаченная упаковка. Используя подсчет запасов, сотрудники могут идентифицировать и маркировать эти продукты, чтобы магазин мог продавать их по акции или избавляться от них, чтобы освободить место для более выгодных продаж.

Как подсчитать физические запасы

Вот список из пяти шагов, которым вы можете следовать, чтобы подсчитать свои физические запасы:

1. Запланируйте подсчет

В зависимости от того, какой тип подсчета вы планируете проводить, может быть важно запланировать его заранее, чтобы убедиться, что он не помешает продажам в магазине. Например, если вы планируете провести полную инвентаризацию, может быть полезно запланировать ее в нерабочее время, например, непосредственно перед закрытием, или запланировать проведение инвентаризации сотрудниками после закрытия магазина или перед закрытием магазина. магазин открывается.

Это может позволить магазину избежать закрытия операций и помочь магазину сохранить свои самые продаваемые часы работы. Если в магазине проводится ручная инвентаризация, важно запланировать, чтобы сотрудники, выполняющие эту обязанность, начинали инвентаризацию в начале своей смены, чтобы у них было достаточно времени, чтобы подвести итоги инвентаризации до того, как они закончат работу.

2. Пополнить пол

Прежде чем проводить подсчет, важно пополнить как можно больше инвентаря в зале, чтобы упростить процесс подсчета. Перемещение и сортировка инвентаря из подсобного помещения в торговый зал может помочь сотрудникам упорядочить продукты, чтобы им было легче их находить во время подсчета. Это также может помочь уменьшить количество запасов, которые сотрудники должны подсчитывать в конце, и помочь освободить место для поступающих продуктов.

3. Объясните процесс

При проведении инвентаризации с участием нескольких сотрудников или отдельных лиц может быть полезно объяснить процесс и просмотреть любую важную информацию, найденную в документации по инвентаризации. При использовании специального оборудования или технологий для электронного подсчета также может быть важно объяснить операционную систему программного обеспечения подсчета и продемонстрировать, как при необходимости вносить коррективы. Подробное объяснение процесса подсчета заранее может помочь сэкономить время, так как сразу же ответит на все вопросы или опасения сотрудников.

4. Назначьте местоположения

В зависимости от типа подсчета, который использует магазин, может быть полезно назначить определенные местоположения каждому человеку или группе людей. Это может помочь увеличить скорость и эффективность подсчета. Например, если вы проводите полную инвентаризацию крупного розничного магазина, менеджеру может быть полезно разделить своих сотрудников на группы и поручить каждой группе подсчитывать товары и продукты разных отделов, включая кухонную технику, игрушки и игры. , и больше.

Если магазину необходимо прекратить операции для более эффективного подсчета, назначение местоположений может сэкономить время и помочь открыть магазин быстрее, чтобы магазин не потерял слишком много продаж.

5. Скомпилируйте и просмотрите количество

Важно собрать все документы по подсчету и просмотреть их, чтобы убедиться, что они точны, потому что подсчет может информировать материнскую компанию о важных деталях, которые они могут использовать для принятия важных финансовых решений, таких как повторный заказ запасов, бюджеты компании и даже корректировки заработной платы. Если ваш магазин провел подсчет, в котором участвовало более одного сотрудника, может быть полезно проверить документы, чтобы убедиться, что они подсчитали каждую категорию в списке, а затем объединить информацию в полный набор данных.

После того, как вы скомпилируете данные, сверите результаты текущей инвентаризации с предыдущими. Если они относительно похожи, это может означать, что результаты достаточно точны. Однако, если между двумя подсчетами есть серьезные расхождения, рассмотрите возможность попросить некоторых сотрудников пересчитать определенные продукты или отделы магазина.