Руководство по двойной записи (с примерами)

Анастасия Инохоса

6 октября 2021 г.

Анастасия Инохоса — опытный финансовый бухгалтер, получившая диплом Техасского университета A&M-Corpus Christi и Колумбийского университета. Работает в сфере здравоохранения более десяти лет.

Точная бухгалтерия необходима для отслеживания того, где и когда компания тратит и зарабатывает свои деньги. В то время как система бухгалтерского учета с одинарной записью может подойти для некоторых малых предприятий, может потребоваться система бухгалтерского учета с двойной записью, чтобы гарантировать, что вы получите полную картину. В этой статье мы объясним, что такое двойная бухгалтерия, чем она отличается от одиночной, перечислим преимущества и приведем примеры двойного учета.

Что такое двойная бухгалтерия?

В системе двойной записи операции состоят из дебета и кредита. Дебет и кредит должны быть равны, чтобы система оставалась сбалансированной.

Например, если компания оплачивает счет за электроэнергию на сумму 1200 долларов США, то она будет отражать увеличение в «расходах на коммунальные услуги» и уменьшение в «наличных деньгах».

Запись в бухгалтерской книге будет:
Коммунальные платежи по дебету
Кредит наличными

Уравнение бухгалтерского учета, которое будет обсуждаться позже, признает три основные категории счетов: активы, обязательства и собственный капитал. Записи Главной книги по этим счетам записываются следующим образом:

• Счета основных средств: запишите увеличение по дебету и уменьшение по кредиту.

• Счета обязательств: запишите увеличение по кредиту и уменьшение по дебету.

• Счета собственного капитала: записывайте увеличение собственного капитала (доходы) по кредиту и уменьшение собственного капитала (расходы) по дебету.

В чем разница между двойной записью и простой бухгалтерией?

Единая бухгалтерия используется в основном индивидуальными предпринимателями, подрядчиками и малыми предприятиями для отслеживания доходов и расходов. В таких ситуациях количество транзакций для отслеживания ограничено. Двойная запись является предпочтительным методом для более сложных сценариев бухгалтерского учета, поскольку она обеспечивает всестороннее представление о финансах вашей компании.

Основным преимуществом однократного учета является его простота. Фрилансеры и индивидуальные предприниматели используют эту систему, регистрируя бизнес-операции в едином реестре. Наиболее распространенная система с одной записью — это чековая книжка, в которой доходы и расходы добавляются или вычитаются из текущего кассового баланса. Отчет о прибылях и убытках может быть сгенерирован из системы с одной записью, но записи об активах и обязательствах, необходимые для создания баланса, не ведутся.

Однако простой однократный вход имеет много недостатков. Некоторые из них включают:

• Невозможность отслеживать обязательства или активы

• Склонен к ошибкам

• Не хватает безопасности

Система двойной записи дает бухгалтерам всестороннее представление о финансовом положении компании, позволяя им создавать отчеты о нераспределенной прибыли, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о движении денежных средств и балансовые отчеты. Эта система также позволяет вам распределять прибыль по конкретным позициям, что может информировать вас о высокоэффективных продуктах и ​​​​позволяет изменить будущую деловую активность.

Как работает двойная бухгалтерия

Процесс двойной записи следует следующему уравнению бухгалтерского учета:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Если ваши активы не равны вашим обязательствам и собственному капиталу, то вы знаете, что допустили ошибку в своей бухгалтерии. Эта формула также напоминает нам, что дебет не всегда относится к уменьшению счета, так же как кредит не всегда относится к увеличению. Однако дебет всегда указывается в левой части книги счетов, а кредит — в правой.

Понимание того, когда использовать кредиты и дебеты, может сбивать с толку, поэтому вот некоторые ключевые различия:

Дебет:

• Записывается в левой части бухгалтерской книги

• Увеличивает счета расходов или активов

• Уменьшает доход

• Уменьшает счета обязательств или собственного капитала

Кредит:

• Записывается в правой части бухгалтерской книги

• Уменьшает счета расходов или активов

• Увеличивает доход

• Увеличивает счета обязательств или собственного капитала

Дебет Кредит Записывается в левой части бухгалтерской книги Записывается в правой части бухгалтерской книги Добавляется к счетам расходов или активов Вычитается из счетов расходов или активов Вычитается из выручки Добавляется к выручке Вычитается из счетов обязательств или собственного капитала Добавляется к счетам обязательств или собственного капитала

Государственные бухгалтерские фирмы требуются в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета, также известными как ОПБУ, использовать систему двойной записи. Методы, содержащиеся в GAAP, поддерживаются Советом по стандартам финансового учета или FASB, который является организацией, не связанной с правительством.

Преимущества двойной бухгалтерии

Двойная бухгалтерия имеет множество преимуществ. Некоторые из них включают:

• Снижается вероятность ошибок в бухгалтерии.

• Финансы становятся все легче визуализировать и ориентироваться.

• Добавляет уровень подотчетности к финансам вашей компании.

• К бизнесу более серьезно относятся потенциальные покупатели, банки и инвесторы.

• Дает представление о прибыльности компании.

• Отслеживает финансовый рост вашей компании.

• Позволяет соответствующим образом масштабировать бизнес по мере его роста.

Виды счетов при двойной записи

Согласно уравнению бухгалтерского учета, тремя основными типами счетов в бухгалтерском учете с двойной записью являются активы, обязательства и капитал. Их можно далее подразделить на контрсчета и счета отчета о прибылях и убытках.

Вот некоторые учетные записи, с которыми вы можете столкнуться, и примеры каждой из них:

• Обязательства: Эти счета предоставляют информацию о расходах, которые еще не были оплачены. Например: Кредиторская задолженность, Налоги к оплате и Векселя к оплате.

• Активы: эти счета присваивают денежную стоимость вещам, которыми владеет компания, которые обеспечивают экономическую ценность и/или будущие выгоды. Например: денежные средства, дебиторская задолженность и товарно-материальные запасы.

• Акции: Эти счета предоставляют информацию о капитале компании или владении бизнесом. Например: обыкновенные акции, казначейские акции и нераспределенная прибыль.

• Расходы: Эти счета предоставляют информацию о расходах, понесенных бизнесом. Эти счета представлены в разделе «собственный капитал» уравнения бухгалтерского учета через нераспределенную прибыль. Например: коммунальные услуги, реклама и аренда.

• Доход: эти счета отслеживают доход, полученный от бизнеса или его активов. Эти счета представлены в разделе «собственный капитал» уравнения бухгалтерского учета через нераспределенную прибыль. Например: выручка от продаж, процентный доход и прибыль от продажи актива.

• Контра: Контра-счет компенсирует любой из вышеперечисленных аккаунтов. Эти учетные записи используются для уменьшения баланса учетной записи без прямого снижения баланса учетной записи. Это полезно для более точного отслеживания ситуаций, в которых счета не оплачены или товар возвращен. Например: Резерв по сомнительным долгам — это контрактивный счет, который компенсирует дебиторскую задолженность всякий раз, когда клиент, скорее всего, не будет платить. Возвраты и льготы по продажам — это учетная запись, которая компенсирует выручку от продаж всякий раз, когда товар возвращается.

Счета, которые использует компания, будут зависеть от индивидуальных операций ее бизнеса. Компании могут добавлять и изменять учетные записи, чтобы они лучше соответствовали их потребностям в отчетности и бухгалтерском учете.

Примеры двойной записи

Двойная запись гарантирует, что все части транзакции учитываются, предоставляя остатки по кредитовым и дебетовым счетам. На этих счетах всегда должен поддерживаться равный баланс.

Вот несколько примеров двойной записи:

Если компания имеет доход от продаж в размере 300 долларов США, при записи данных ей необходимо будет сделать две записи:

Дебетовая наличность: $300
Доход от продаж в кредит: $300

Если компания решит приобрести компьютер стоимостью 1200 долларов (с учетом расходов, не капитализированных), ей нужно будет сделать две записи при записи данных в свою бухгалтерскую книгу:

Дебетовые мелкие инструменты и оборудование: 1200 долларов США.
Кредит наличными: 1200 долларов США

Компания взяла кредит в размере 5000 долларов США в своем банке, который должен быть погашен в течение 12 месяцев. На эту сумму необходимо будет увеличить как денежные средства, так и счета пассивов.

Дебетовая наличность: 5000 долларов США
Кредит-ноты к оплате: 5000 долларов США