Руководство по благодарственным письмам (с примерами и советами)

Благодарственные письма — это вежливый способ выразить благодарность. Профессиональные благодарственные письма уместны при прохождении собеседования при приеме на работу, встрече с новым деловым контактом, праздновании существующих рабочих отношений или получении делового подарка. Хотя отправлять профессиональные благодарственные письма не обязательно, этот дополнительный шаг может помочь оставить положительное впечатление.

В этой статье мы рассмотрим несколько советов о том, как написать благодарственное письмо и сказать «спасибо» осмысленно, что может улучшить отношения и повысить вашу карьеру.

Как написать благодарственное письмо

При написании благодарственной записки очень важно, чтобы вы максимально использовали свое сообщение, сообщая правильную информацию. Вы должны выразить благодарность и коснуться соответствующей информации, имеющей решающее значение для отношений. Например, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования при приеме на работу, вы должны выделить ключевые навыки, которые делают вас лучше всего подходящим для этой возможности.

Описание изображения

Формат благодарственного письма

1. Начните с приветствия.

2. Поделитесь своей благодарностью с конкретными примерами.

3. Включите любые детали из ваших разговоров.

4. Завершите с любыми дополнительными мыслями или информацией.

5. Закончите вежливым завершением.

* Проверьте свое сообщение: потратьте несколько минут, чтобы просмотреть свои благодарственные заметки на наличие орфографических, грамматических или синтаксических ошибок. Сообщение без ошибок показывает, что вы профессиональны и внимательны к деталям.

Что написать в благодарственном письме

Вот пять шагов, которые помогут вам написать памятную профессиональную благодарственную записку.

1. Начните с приветствия

Начните свое сообщение с приветствия, например «Дорогая Кэндис» или «Здравствуйте, Кэндис». После приветствия объясните, почему вы пишете, и включите выражение благодарности.

Пример: «Дорогая Кэндис,
Большое спасибо, что нашли время посетить наш офис вчера днем».

2. Поделитесь своей благодарностью с подробностями

Хотя вы, вероятно, рассказали, почему хотите установить отношения во время первого разговора, полезно еще раз заявить о своем энтузиазме. Это покажет получателю, что вы серьезно относитесь к развитию рабочих отношений и хотите продолжить общение.

Пример: «Мы в восторге от перспективы больше работать со всеми вами над проектами в будущем, и мы надеемся узнать от вас больше об эффективности процессов по мере нашего роста».

3. Включите любые детали из разговоров

Обмен подробностями вашего взаимодействия с получателем благодарственного письма демонстрирует навыки активного слушания и вызывает интерес. Это также может помочь новому контакту запомнить вас. Это полезно, если получатель общался с несколькими людьми за короткий промежуток времени, например, если вы отправляете благодарственное письмо кому-то, с кем познакомились во время конференции или выставки.

Потратьте несколько минут, чтобы записать несколько заметок, как только разговор закончится. Таким образом, вы не забудете ни о каких значимых аспектах обсуждения.

Пример: «Узнать, как ваша команда работает над решением наших проблем с расписанием, было очень полезно, так как мы планируем работать с большим количеством клиентов в новом году».

4. Завершите с дополнительными мыслями или информацией

Если есть какие-либо ключевые выводы или следующие шаги, включите их в свое заключительное заявление. Помните, что сделать его кратким, но впечатляющим — лучший способ обеспечить его полное прочтение.

Пример: «Мы желаем вам безопасного путешествия по дороге домой и сообщим о наших действиях в начале следующей недели».

5. В завершение вежливо попрощайтесь

Наконец, завершите свою благодарственную записку подписью, такой как «Еще раз спасибо» или «С уважением», и профессиональной подписью.

Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть свои благодарственные заметки на наличие орфографических, грамматических или синтаксических ошибок. Сообщение без ошибок показывает, что вы профессиональны и внимательны к деталям.

Примеры благодарственных писем

Ниже приведены несколько примеров благодарственных заметок, которые вы можете использовать в качестве шаблона при создании собственных благодарственных заметок.

Пример 1: Электронная почта

Тема сообщения: Спасибо

Дорогая Жасмин,

Я хотел бы поблагодарить вас за то, что вы нашли время встретиться со мной сегодня утром и обсудить ваши потребности в ресурсе для видеосъемки. Было замечательно познакомиться с вами и вашей командой и узнать больше о вашем творческом видении. И мне всегда нравится иметь возможность поговорить с другим выпускником SCAD.

Компания ABC кажется отличной организацией. Мне нравится, что вы все так привержены межведомственному сотрудничеству, и было здорово услышать, что так много людей, не входящих в маркетинговую команду, участвуют в творческом процессе. По моему опыту, такой уровень сотрудничества дает наилучшие результаты.

Я также был рад узнать, что вы особенно заинтересованы в создании большего количества документального контента. Это всегда был один из любимых типов проектов моей команды, и, как вы, вероятно, видели на нашем веб-сайте, это область, в которой у нас большой опыт.

Еще раз спасибо за то, что нашли время в течение вашего напряженного дня. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

Искренне,
Наоми Локлир

Пример 2: Рукописная заметка

Уважаемый коллектив компании ABC!

Можете ли вы поверить, что официально прошло пять лет с тех пор, как ABC Company и XYZ Creative начали работать вместе? Я хотел воспользоваться моментом, чтобы поблагодарить вас за прекрасные пять лет и отметить все, чего мы достигли. Пожалуйста, наслаждайтесь этой подарочной корзиной в знак нашей признательности.

Было приятно познакомиться со всеми вами. За долгие годы успешного сотрудничества!

Лучший,
Сьюзан Александр
Делопроизводитель

Часто задаваемые вопросы

Почему важны благодарственные письма?

Вы должны отправлять профессиональные благодарственные письма по нескольким причинам:

• Это обычная вежливость. Хотя люди не всегда могут этого ожидать, вдумчивая благодарственная записка заставляет ваши деловые контакты чувствовать себя ценными и может укрепить рабочие отношения.

• Это показывает профессионализм. Выражение благодарности через несколько минут свидетельствует об уважении. Это также показывает, что вы умеете быть внимательным и вежливым в профессиональных отношениях.

• Это отличает вас. Хорошо написанная и своевременная благодарственная записка дает вам возможность произвести неизгладимое впечатление. Отправка вдумчивого сообщения, особенно с конкретными деталями или темами для разговора, гарантирует, что вас не забудут.

• Это поощряет мышление, ориентированное на благодарность. Практика благодарности может помочь вам стать счастливее в целом, а также повысить производительность труда.

Когда я должен отправить благодарственное письмо?

Лучше всего отправить благодарственное письмо как можно скорее. Например, если вы пишете, чтобы поблагодарить кого-то за уделенное время во время встречи, вы должны отправить записку в тот же день, если это возможно. Это показывает получателю, что вы с энтузиазмом относитесь к обсуждаемым темам и готовы перейти к следующим шагам. Это также держит вас в уме получателя, когда он выполняет задачи или принимает решения, что особенно важно, если вы отправляете благодарственное письмо после собеседования.

Подробнее: Примеры последующих электронных писем после собеседования

Как отправить благодарственное письмо?

Некоторые люди предпочитают отправлять рукописные благодарственные открытки, в то время как другие выбирают быструю доставку по электронной почте. Хотя письменная записка носит более личный характер, доставка открытки по почте может занять несколько дней. Если вы не планируете доставлять записку непосредственно получателю или доверенному лицу лично, вы можете вместо этого отправить письмо с благодарностью по электронной почте.

Кому написать благодарственное письмо?

Кто бы ни получил вашу благодарственную записку, зависит от ситуации. Хорошее правило — всегда благодарить непосредственно человека, с которым у вас сложились отношения. Например, если агентство, с которым работает ваша организация, недавно отправило подарок вашей команде, и открытка была подписана менеджером по работе с клиентами, вы должны отправить благодарственное письмо менеджеру по работе с клиентами.

Однако, если вы взаимодействовали с несколькими людьми, лучше отправить личное сообщение с благодарностью каждому человеку. Например, если вы недавно встречались с новым клиентом, а также с генеральным директором, директором по маркетингу и директором по маркетингу, в идеале вы должны отправить каждому отдельное сообщение.