Что выходит за рамки и как этого избежать в вашем проекте?
22 апреля 2021 г.
Проект считается успешно завершенным, если он соответствует ожиданиям заказчика, соответствует заранее установленным срокам и бюджету. Важным фактором, который может повлиять на успех проекта, является добавление элементов, выходящих за рамки проекта. Если работа не была включена в первоначальный план проекта и не способствует достижению цели проекта, она считается выходящей за рамки.
В этой статье мы подробно рассмотрим, что выходит за рамки, как проект выходит за рамки и шаги, чтобы гарантировать, что проект останется в рамках.
Что значит вне сферы действия?
Вне рамок — это работа, которая выходит за рамки текущего объема проекта, инициативы или программы. Вне области действия также известны как исключения из области действия или исключения из проекта. Масштаб проекта в основном документируется в уставе или описании содержания. Этот письменный документ составляет неотъемлемую часть любого плана проекта и четко описывает, что входит в его объем (необходимую работу). Любые требования, которые не попадают в рамки требуемых функциональных возможностей и спецификаций, задокументированных в описании области применения, выходят за рамки.
Каждый проект основывается на трех основных параметрах – объем, сроки и стоимость. Изменения объема также требуют внесения поправок в график и стоимость. Чтобы определить, что входит или выходит за рамки, вам сначала нужно обрисовать в общих чертах все детали проекта, которые вы в настоящее время знаете, на основе обсуждений с клиентом или заинтересованными сторонами. Затем необходимо учитывать критические допущения, которые будут определять то, что рассматривается в рамках или за пределами области.
Как проект выходит за рамки?
Проект может выйти за рамки, когда заинтересованные стороны пытаются вписать дополнительные функции в текущую область без увеличения ресурсов, бюджета или графика, чтобы обеспечить выполнение. Неконтролируемые изменения или расширение масштаба проекта приводят к расползанию масштаба. Например, когда клиент запрашивает дополнительные функции без пересмотра ставки оплаты или ожидает дополнительных услуг, которые изначально не были согласованы, это, вероятно, приведет к расширению объема. Вот некоторые другие распространенные причины, по которым требования в проекте выходят за рамки:
Отсутствие предвидения и планирования на этапе оценки проекта
Отсутствие глубины и ясности в документе требований к проекту
Клиенты, пытающиеся выполнить больше работы, не переплачивая
Отсутствие приоритизации проектных задач может привести к корректировкам, вызывающим ползучесть.
Плохая коммуникация между заинтересованными сторонами и членами команды проекта
Примеры проекта в рамках и вне области
Масштаб проекта может измениться в любой момент его жизненного цикла. Важно распознавать эти изменения масштаба и своевременно предпринимать необходимые действия. Вот несколько распространенных примеров добавления в проект элементов, выходящих за рамки:
Увеличение количества результатов
Изменения или дополнения к функциям продукта
Когда клиент не уверен в своих требованиях
Изменения в требованиях заинтересованных сторон продукта
Пример
Клиент обращается в компанию по разработке веб-сайтов с просьбой создать доступный веб-сайт.
В рамках
Основные изменения в дизайне, такие как изменение цветов, редактирование слайдеров и изображений для веб-сайта.
Основные изменения контента, такие как помощь в редактировании сообщений.
Добавление медиафайлов, таких как фотографии или видео, которыми владеет клиент
Интеграция с социальными сетями
Платежный шлюз PayPal и интеграция доставки USPS, UPS и FedEx (только пакет электронной коммерции)
Обслуживание и обновление WordPress и программного обеспечения
Скорость сайта, скорость страницы и SEO-оптимизация помогают вам занимать высокие позиции в поиске.
Оптимизация изображения
Защита безопасности сайта
Вне области
Создание контента, добавление новых страниц и копирайтинг
Стоковая фотография (лицензия приобретается отдельно)
Разработка логотипа и дизайн продукта
Добавление новых плагинов, программного обеспечения или функций, которые еще не включены
Редактирование медиафайлов, таких как аудио, видео или презентации PowerPoint
Интеграция и автоматизация маркетинга, например, настройка связи между корзиной и CRM.
Управление запасами
Как избежать элементов, выходящих за рамки проекта?
Контроль масштаба — это то, что создает или разрушает проект. Иногда мы не можем предотвратить расползание масштаба из-за изменений в технологиях, потребностях заинтересованных сторон, конкурентной среде или правительственных постановлениях. Изменения могут быть учтены посредством структурированного процесса управления изменениями. Четко определенный план управления содержанием проекта может помочь вам разработать оптимизированный и эффективный подход к проекту. Вот несколько способов убедиться, что проект не выходит за рамки:
Понять видение клиента
Прежде чем приступить к проекту, важно понять видение вашего клиента с помощью сеансов мозгового штурма и обсуждений. Делитесь важной информацией между заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что все заинтересованы в достижении единой цели и что проект выполняется успешно. Взаимопонимание является важным элементом для успешного управления и завершения проекта.
Определение объема в точности
Четко сформулируйте требования, относящиеся к вашему проекту. Наряду с задачами, входящими в область, также задокументируйте список работ, не входящих в область, или исключений из вашего проекта. Лучше потратить время и тщательно спланировать, чтобы сделать все правильно с первого раза. Убедитесь, что ваш клиент и ваша проектная группа понимают эти границы.
Подпись
Добейтесь, чтобы все заинтересованные стороны официально утвердили заявление о содержании, подписав хартию содержания и структуру разделения работ (WBS). Также желательно, чтобы они подписывали важные вехи и результаты. Это поможет избежать споров, недопонимания и дорогостоящих переделок.
Инструменты совместного управления проектами
Диаграмма Ганта — это мощный инструмент управления проектами, который представляет план вашего проекта, помещая ваши задачи в расписание. Это поможет вам сформулировать, контролировать и планировать ваш проект. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Flow, Aha!, Trello и Asana, является практичным инструментом для управления проектами. Изменениями масштаба можно эффективно управлять с помощью технологий, помещая их в систему и связывая зависимые переменные.
Сменить плату управления
Совет по контролю за изменениями должен должным образом учитывать все изменения области применения. Каждый запрос на изменение должен быть подкреплен доказательствами необходимости и заявлением о преимуществах. Правление должно запланировать встречи, чтобы оценить запрос на изменение, влияние на бюджет, качество и график поставки, прежде чем одобрить изменение объема.
Понять процесс
Часто клиенты запрашивают новые дополнения или требования по мере продвижения проекта. В этом случае объясните заказчику процесс добавления новой задачи в проект. Прежде чем принимать какие-либо дополнительные задания, вам также необходимо помнить о сроках проекта, графике и мощности ресурсов.
Пересмотреть план проекта
Если какие-либо изменения содержания утверждены, важно пересмотреть план проекта. Изменения должны быть включены в план, а бюджет и график следует пересматривать в соответствии с каждым изменением объема работ. При необходимости лучше запросить дополнительные ресурсы для внесения изменений.
Общайтесь с командой
Команда проекта и заинтересованные стороны должны быть в курсе и проинформированы о любых изменениях в проекте. Они также должны быть осведомлены о процессе отправки запросов на изменение, чтобы при необходимости они могли направлять бизнес-подразделения, партнеров-поставщиков или клиентов.