Рекомендации по проведению видеоконференций для профессиональных совещаний

27 июля 2021 г.

Видеоконференции стали важным и широко распространенным способом общения в профессиональном секторе. Наличие эффективных видеоконференций может оказать положительное влияние на производительность компании, позволяя сотрудникам продолжать совместную работу в режиме реального времени. Понимание передового опыта проведения видеоконференций может помочь вам стать продуктивным участником или координатором видеоконференции.

В этой статье мы обсудим, что такое видеоконференции, и преимущества их использования, а также предоставим список лучших практик, которые помогут вам эффективно участвовать во время видеоконференций.

Что такое видеоконференция?

Видеоконференция — это процесс, в котором люди совершают вызов с помощью программного обеспечения для видеосвязи. Видеоконференции — это разнообразный и настраиваемый метод организации встреч с коллегами и клиентами. При использовании видеоконференцсвязи в качестве метода связи вы можете организовать встречу для всех участников, чтобы они могли принять участие в обсуждениях, или выбрать отдельных сотрудников для обсуждения конкретных тем.

Преимущества видеоконференцсвязи

Есть много веских причин, чтобы рассмотреть возможность использования видеоконференций на вашем рабочем месте, особенно потому, что все больше организаций включают людей, работающих дома. К основным преимуществам видеоконференцсвязи можно отнести:

Вы можете общаться удаленно

Одним из основных преимуществ использования видеоконференций является возможность проводить конференции с людьми, которые не находятся в одном помещении. Это может означать объединение сотрудников, работающих удаленно, проведение совещаний с несколькими филиалами или организацию собраний сотрудников, не требующих от сотрудников покидать свои рабочие места. Благодаря приложениям, доступным для видеоконференций на смартфонах, участники могут принимать участие в видеоконференциях из любого места.

Это более интерактивно, чем текстовый или голосовой чат

Хотя существуют и другие методы участия в удаленном групповом общении, видеоконференции обычно предлагают наиболее точный перевод личного профессионального совещания. Позволяя людям говорить вместо того, чтобы печатать, видеоконференцсвязь делает общение более эффективным и доступным. Добавление видеоэлемента к вызову также может улучшить конференц-связь только для голоса, поскольку делает собрание более интерактивным.

Это упрощает управление совещанием

Проведение видеоконференции упрощает управление разговорами на собрании. Настраивая, кто имеет право говорить или видео во время конференции, вы можете легко контролировать, кто говорит, и свести к минимуму другие отвлекающие факторы. Это может сделать вашу конференцию более эффективной и позволит вам передать более актуальную информацию или завершить вызов быстрее, чем традиционная встреча.

Это позволяет раздельным комнатам экономить время

При проведении собрания вам может потребоваться разделиться на более мелкие группы, прежде чем вернуться к полному собранию. С помощью раздельных комнат вы можете виртуально создавать небольшие группы, а не выделять несколько физических конференц-залов. Комнаты отдыха позволяют сегментировать участников звонка на более мелкие группы и снова объединять разные группы, когда это необходимо для полномасштабных групповых обсуждений.

Вы можете легко сохранить встречу

Используя захват экрана и звука на компьютере, вы можете закончить собрание записью всего, что обсуждали участники. Это позволяет другим получить доступ к важной информации о собрании и позволяет участникам обращаться к обсуждениям во время собрания, если у них позже возникнут вопросы.

Лучшие практики видеоконференций

Эти рекомендации помогут вам сохранить профессиональный вид и получить максимальную пользу от видеоконференций:

Имейте запасной план

При планировании видеоконференции могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, такие как сбои подключения или сбои в работе компьютера, которые могут усложнить планирование встречи. Разработка плана резервного копирования может включать в себя привлечение второго организатора собрания, резервирование ИТ-отдела или наличие нескольких компьютеров или экранов, доступных для обеспечения беспрепятственного проведения собрания. Кроме того, подумайте о том, чтобы заранее поделиться своими планами резервного копирования с группой на случай возникновения каких-либо проблем.

Минимизируйте фоновый шум

При присоединении к видеоконференции, где ваш микрофон будет включен, постарайтесь свести к минимуму шум вокруг вас. Начните с того, что избегайте мест с отвлекающими шумами, например, с общими стенами или в общем пространстве. Если вы присоединяетесь к вызову из дома или в общем офисе, попросите других свести к минимуму разговоры и шум во время разговора. Это гарантирует, что ваша линия останется тихой, и позволит всем участникам встречи обратить внимание на активных выступающих.

Найдите правильный фон

Хотя многие участники видеоконференций присоединяются не из офиса, а из других мест, важно сохранять профессиональный вид при участии в видеоконференции. Расположитесь так, чтобы место позади вас было подходящим для работы. Многие программы для видеоконференций также позволяют заменять фон в реальном времени одноцветным фоном или подходящими неподвижными изображениями для создания профессионального фона.

Выберите правильный угол

Чем точнее видеоконференцсвязь воспроизводит личный разговор, тем эффективнее участники могут участвовать. При использовании камеры, которая отделена от вашего компьютера, например устройства, подключенного через USB, по возможности располагайте камеру прямо над экраном, на который вы звоните. Это помогает создать естественный, прямолинейный вид, как будто вы смотрите в глаза другим участникам. Также подумайте о кадрировании вашего снимка, например, выберите кадрирование «плечи вверх», чтобы держать себя в центре.

Приобретите микрофон и наушники

Приобретение микрофона и наушников для использования во время конференц-связи — это простой способ повысить общее качество. Ношение наушников позволяет четко слышать других и помогает предотвратить фоновую обратную связь или эхо динамика, которые могут создавать отвлекающую звуковую петлю. Микрофон позволяет вашему компьютеру улавливать ваши слова, чтобы другие участники разговора лучше понимали, что вы говорите.

Проверьте свою настройку

Если возможно, найдите время перед встречей, чтобы протестировать любое новое оборудование или изменения в компоновке вашей системы видеоконференцсвязи. Это дает вам возможность выявить любые проблемы и исправить их до начала собрания. Устранив свои проблемы заранее, вы гарантируете, что не вызовете никаких сбоев и не пропустите важную информацию во время видеоконференции.

Получить рано

Еще один простой способ уменьшить количество проблем во время звонка — присоединиться к нему на несколько минут раньше. Стремясь прийти заранее, вы можете приспособиться к любым непредвиденным осложнениям, которые мешают вам присоединиться, и решить их до начала встречи. Для совещаний с необязательным присутствием раннее прибытие также может помочь организатору лучше оценить возможное количество участников и подготовиться к ним.

Воспользуйтесь помощником

Одним из недостатков видеоконференцсвязи является то, что возможная задержка или безличный характер отсутствия в одной комнате могут привести к тому, что люди будут переговариваться друг с другом. Избежать подобных ситуаций поможет назначение фасилитатора, который будет определять, кто будет следующим выступающим. Это позволяет вашей видеоконференции проходить более гладко и давать лучшие результаты.

Сосредоточьтесь на встрече

Сосредоточение внимания на собрании позволяет вам оставаться активным участником и получать максимальную выгоду от видеоконференции. При посещении звонка, когда другие участники не находятся в одной комнате с вами, у вас может возникнуть соблазн многозадачности во время собрания. Чтобы помочь сосредоточиться на собрании, подумайте о том, чтобы отключить звук телефона и убрать его подальше от себя, закрыть браузеры компьютеров, если они не используются для собрания, и ограничить отвлекающие факторы, закрыв все двери или перейдя в тихое место.

Отключить звук, когда вы не говорите

Даже если вы приняли все меры предосторожности, чтобы свести к минимуму окружающий звук и говорить в микрофон, существует вероятность того, что ваша линия уловит посторонний шум или кто-то войдет в комнату, не осознавая, что вы разговариваете по телефону. Простое решение этой проблемы — использовать кнопку отключения звука на микрофоне или в программном обеспечении для видеоконференций. Отключив звук в любое время, когда вы не говорите активно, вы уменьшите любые помехи во время разговора.

Воспользуйтесь преимуществами мультимедийного общения

Большинство приложений и услуг для видеоконференций предлагают широкий спектр коммуникационных возможностей. Помимо видео, вы часто можете делиться своим экраном, публиковать изображения для просмотра другими, делиться ссылками и отправлять текстовые сообщения. Воспользовавшись всеми возможностями вашего программного обеспечения для конференц-связи, вы сможете максимально эффективно использовать каждую видеоконференцию. Например, вы можете поделиться слайдом, предлагающим данные, подтверждающие ваш анализ, или отправить текстовое сообщение участнику, чтобы сообщить ему, что приближается его очередь.

Оповещать всех участников при записи

При создании записи звонка по видеоконференции всегда предупреждайте участников звонка перед записью. Если у вас есть вызов, к которому участники могут присоединиться в середине, достаточно разместить уведомление или проинформировать людей вместе с их приглашением. Предоставление этого оповещения заранее и во время собрания может показать вашей команде, насколько вы прозрачны, дать им время, чтобы покинуть разговор, если они не хотят, чтобы их записывали, и помочь вам и команде чувствовать себя комфортно при обмене информацией.