Различия между W-2 и W-9 и когда их использовать

2 апреля 2021 г.

Форма W-2 и форма W-9 представляют собой налоговые документы, каждая из которых применяется к разным категориям сотрудников. Знание того, какие налоговые документы использовать, важно при поступлении на новую работу, особенно когда есть несколько документов на выбор. Независимо от того, работаете ли вы в качестве сотрудника компании или в качестве независимого подрядчика или фрилансера, полезно знать, какие документы вам необходимо заполнить в налоговый сезон. В этой статье мы рассмотрим различия между формой W-2 и формой W-9 и обсудим, какую из них следует использовать для записи информации об уплате налогов.

Что такое W-2?

Форма W-2 включает информацию, которая требуется IRS во время налогового сезона о вашем работодателе (работодателях), заработной плате и удержанных налогах за последний год. В форме указано, сколько вы заработали за год, что влияет на то, сколько вы можете быть должны правительству или они могут быть должны вам.

Как правило, работодатели рассылают формы W-2 своим сотрудникам в начале нового календарного года или налогового сезона. Форма W-2 по закону должна быть отправлена ​​по почте или уже разослана до 31 января для получения дохода за предыдущий год. Затем сотрудники должны до 15 апреля использовать информацию в своих формах W-2 для подачи налоговых деклараций вместе с любыми другими соответствующими налоговыми документами для расчета налоговых деклараций или сумм, которые все еще причитаются по налогам штата или федеральным налогам.

Когда использовать W-2

Если вы классифицируетесь как сотрудник компании, вы, вероятно, получите форму W-2 от своего работодателя. Сотрудник — это человек, который получает заработную плату в компании и указан в налоговых документах. Работодатели могут платить своим сотрудникам фиксированную заработную плату или на почасовой основе.

Вы, вероятно, классифицируетесь как наемный работник, если вы зарабатываете более 600 долларов в год за свою работу и имеете право на получение инвалидности, компенсацию работникам и возможность подать заявление на получение пособия по безработице в будущем, если это когда-либо понадобится. Сотрудники обычно узнают о своей классификации до того, как приступают к новой работе, но всегда можно спросить начальника или провести некоторое исследование, если вы не совсем уверены, как вы классифицируете.

Что такое W-9?

Форма W-9 — это документ, который вы заполняете в начале контракта и который содержит информацию о вас, которую работодатели используют для отчетности о вашем доходе для своих налогов. Он содержит личную информацию, такую ​​как ваш адрес и номер социального страхования. Вам необходимо заполнить форму W-9, если вы выполняете проект для частного лица или организации в качестве независимого подрядчика или внештатного работника. Работники, которым необходимо заполнить форму W-9, также обычно планируют заработать более 600 долларов в течение срока действия контракта.

Многие работники W-9 имеют право вычитать все платежи по медицинскому страхованию из своих налогов, в том числе для любых супругов или иждивенцев. Вы также можете запросить стоимость домашнего офиса, если работаете удаленно, умножив площадь в квадратных футах на 5 долларов в соответствии с протоколом IRS. Эти данные появляются в форме W-9 и могут быть записаны при приеме на работу.

Когда использовать W-9

Вы можете заполнить форму W-9, когда начнете работать в качестве независимого подрядчика или внештатного работника. Большинство независимых подрядчиков получают форму W-9 при заключении контракта с работодателем. Тем не менее, некоторые работодатели требуют испытательный срок, чтобы определить, подходите ли вы для работы, поэтому вы можете получить W-9 после окончания этого периода.

Предприятие несет ответственность за отправку форм W-9 своим работникам, поэтому, если вы не получили ее, но считаете, что должны, вы можете обратиться к своему работодателю, чтобы спросить. Как независимый подрядчик или внештатный работник, работодатели не должны удерживать налог с вашего заработка, поэтому может быть полезно откладывать от 20 до 30% вашего дохода до наступления налогового сезона на случай, если вы в конечном итоге задолжали какие-либо деньги по федеральному или государственные налоги.

Связанный: Стать независимым подрядчиком: плюсы и минусы**

Как определить, нужна ли вам W-2 или W-9

Есть несколько основных показателей того, следует ли вам использовать форму W-2 или форму W-9. Если вы работали в компании в прошлом году, вы должны получить форму W-2.

Когда вы работаете в качестве независимого подрядчика или фрилансера, вы должны заполнить и отправить форму W-9. Независимые подрядчики или фрилансеры, которым требуется форма W-9, также должны зарабатывать 600 долларов или более во время своего контракта. Поскольку работники W-9 обычно получают свои формы в начале своих контрактов, вы, возможно, уже заполнили форму W-9, если работали фрилансером или независимым подрядчиком.

Когда не использовать W-9

Форма W-9 — это специальный документ для независимых подрядчиков, поэтому вам может не понадобиться его заполнять, если к вам не относятся следующие требования:

• Статус сотрудника: если вы классифицируетесь как сотрудник компании, а не как независимый подрядчик или фрилансер, вам не нужно заполнять форму W-9.

• Заработок: если вы зарабатываете менее 600 долларов, работая на кого-то в качестве независимого подрядчика, вам не нужно заполнять форму W-9.

• Должностные обязанности: Если вы работаете в сфере услуг, например, работаете няней или работаете во дворе, вам не нужно заполнять форму W-9.

• Запросы финансовых учреждений. Если вы не являетесь фрилансером или независимым подрядчиком, вы можете получить форму W-9 от финансового учреждения, например банка. Иногда организации отправляют клиентам формы W-9 для сбора информации для их записей или налогов, но это не всегда необходимо делать, особенно если вы не выполнили для них никакой работы. В этом случае вам не нужно заполнять форму W-9, так как учреждение, скорее всего, уже имеет ваш налоговый номер в файле, который они могут использовать для своих налогов.