Приложение против корпуса: в чем разница?

19 августа 2021 г.

В бизнесе существует множество формальных практик, которые позволяют сотрудникам в этой сфере профессионально общаться и предоставлять своим коллегам достоверную информацию. При включении дополнительных документов в деловую переписку вам, возможно, придется понять эти правила, чтобы правильно маркировать документы, которые вы отправляете другим специалистам. Знание того, когда помечать документ как вложение или вложение, может помочь получателю понять важность получаемых документов.

В этой статье мы обсудим различия между деловым приложением и приложением, включая предложения о том, когда и как использовать эти типы дополнительных документов на вашем рабочем месте.

Что такое приставка?

Приложение — это тип дополнительного документа, который обычно необходим получателю профессиональной корреспонденции для понимания содержания корреспонденции. Вложения обычно содержат дополнительную информацию к тому, что содержится в письме или служебной записке, и помогают предоставить контекст, визуальные эффекты или дополнительную информацию о деталях, которые вы отправляете коллеге. Иногда вложения являются продолжением делового письма, в котором более подробно рассматривается тема, но все вложения относятся непосредственно к отправляемой вами корреспонденции и имеют больше смысла, если они прикреплены к вашему письму и объяснены в нем.

Примером приложения к физическому письму может быть серия дизайнов продукта, которые вы прикрепляете скрепкой или скрепкой к письму с подробным описанием продукта, процесса его проектирования и следующих шагов, которые вы хотите, чтобы получатель предпринял.

Что такое корпус?

Приложение — это еще один документ, который вы можете добавить к деловой переписке, но эти документы дополняют друг друга, и получатели часто могут понять их, не читая ваше письмо. Этот документ остается отдельным от вашей корреспонденции, хотя обычно вы кладете его в тот же конверт, когда доставляете физическое письмо коллегам. Многие вложенные документы относятся к содержанию вашего письма, но читатели не нуждаются в них, чтобы понять каждый документ отдельно.

Вложения являются обычным явлением при отправке физического резюме и сопроводительного письма работодателям, поскольку резюме и сопроводительное письмо представляют собой документы, которые читатели могут понять отдельно. Однако вы также можете приложить деловые материалы, дополняющие деловое письмо или записку, например, брошюры о вашей компании для клиентов.

Приложение против корпуса

Несмотря на некоторое сходство между вложением и приложением, есть также несколько различий между тем, когда вы можете прикрепить или вложить документ на рабочем месте. Рассмотрите эти области, которые могут повлиять на то, как вы маркируете свои дополнительные документы при отправке деловой корреспонденции, чтобы углубить свое понимание:

Отношение к переписке

Одно из самых больших различий между тем, когда использовать приложение или вложение, заключается в том, как документ соотносится с содержанием и целью вашей корреспонденции. Если вам нужно включить дополнительную информацию о предмете, чтобы читатель полностью понял концепцию, вы можете прикрепить документ. Вложения содержат информацию, которую вы можете обсудить в своем письме, например, график, показывающий бюджеты нескольких отделов, о которых вы говорите в своей переписке. Без буквы диаграмма может иметь мало смысла, а диаграмма помогает читателю понять букву более четко.

Вложения, однако, не завершают соответствие, а дополняют его. Например, вы можете добавить документ, подтверждающий ваше решение, например, отчеты о производительности, которые показывают вашему коллеге, как вы выбрали сумму для годовых премий вашей команды. Вполне вероятно, что ваш читатель мог понять оба документа без другого, но приложенный документ дает больше контекста для вашей корреспонденции.

Способ доставки

В зависимости от того, как вы отправляете и доставляете письмо, некоторые получатели могут рассматривать ваши дополнительные документы как вложения, а не вложения. Поскольку системы электронной почты прикрепляют дополнительные документы к телу сообщения электронной почты, большинство профессионалов называют любой документ, отправляемый по электронной почте, вложением. Это означает, что даже если содержание письма и документа раздельно, получатели могут считать дополнительный документ вложением.

Однако, если вы отправляете физическое письмо или записку, вам будет легче различать вложенные и вложенные документы. Вы можете прикрепить к письму сопроводительный документ с помощью скоб или скрепок, а дополнительную информацию можно приложить, не прикрепляя ее, вложив вложение в тот же конверт. Эти различия не всегда необходимы, особенно если вы беспокоитесь об отправке документов без скрепки или у вас нет конвертов под рукой, но они являются традиционным способом, которым профессионалы бизнеса различают вложения и вложения.

Тип связи

Тип сообщения или корреспонденции, которую вы отправляете, также может определять, должны ли вы прикладывать дополнительные документы или прилагать их. Например, электронная почта и другие формы электронного общения часто используют вложения, потому что онлайн-сервисы создали систему, в которой прикрепление документа или файла к вашей корреспонденции имеет больше смысла, чем его вложение, поскольку не во что вкладывать файлы по электронной почте.

Есть также много организаций, которые могут создавать правила и процедуры, определяющие, когда вы должны прикладывать или вкладывать документы. В таких ситуациях ваш работодатель может потребовать, чтобы вы отправили приложение с запиской или использовали приложения только с определенными типами писем или отчетов. Проверка вашего справочника сотрудников может помочь вам решить, является ли приложение или вложение правильным способом отправки дополнительных документов для определенной формы связи.

Формат цитирования

Многие бизнес-профессионалы могут рассчитывать на определенные цитаты в зависимости от содержания вашего письма и типа дополнительного документа, хотя разница между форматом цитат невелика. Основная ссылка на дополнительные документы заключается в том, чтобы назвать тип документа и описать его. Например, вы можете написать «Прилагается: Графики продаж» или «Прилагается: Организационный список сотрудников» в конце письма.

При отправке вложения по электронной почте или физическим письмам вы обычно можете включить предложение, в котором упоминается прикрепленный документ, или написать его под строкой подписи. Вы можете сделать то же самое для вложений, но изменить слово или аббревиатуру для вложения на такое, которое означает вложение. Для более случайных документов, в которых используются вложения, ссылка может не понадобиться, если вы упомянете документ в своем письме, но важно включить ссылку на большинство прилагаемых документов, чтобы гарантировать, что они не будут потеряны или пропущены.

Размещение информации

Несмотря на ограничения на отправку вложенных документов по электронной почте, бизнес-профессионалы могут вкладывать короткие копии документов или дополнительную информацию в электронные форматы. В конце сообщения электронной почты вы можете вставить текст документа или вставить отчеты и изображения в виде изображений в текст сообщения электронной почты. Поскольку информация технически является частью электронного письма и не прикреплена к нему, вы можете считать ее вложением.

Это может быть полезно, когда у вас есть важная дополнительная информация для отправки коллеге, но нет файла, который можно легко прикрепить к электронному письму. Однако это наиболее полезно, когда вам нужно отправить только один или два очень коротких документа. В противном случае попробуйте найти приемлемый файл, который можно прикрепить к электронному письму или отправить в виде физической копии.

Профессиональное использование

При использовании вложений и вложений в бизнесе большинство людей понимают, что означают эти термины, когда видят их в письме. Тем не менее, вложения более известны людям за пределами отрасли, поэтому упоминание вложений при добавлении документов в свою переписку может быть лучшим вариантом для более случайных деловых условий или тем. Например, если вы отправляете приглашение на общекорпоративное праздничное мероприятие вместе с объяснением графика предстоящих праздников, вы можете назвать расписание вложением, а не вложением, даже если оно отделено от приглашения.

Для более формального общения, например, с клиентами и вашими менеджерами, лучше использовать термины «приложение» и «приложение» более точно, потому что бизнес-профессионалы часто могут определить разницу между этими терминами. Это также более полезно для вашего получателя, потому что он может лучше понять, какой тип дополнительного документа искать с вашим письмом и какова его ценность.