Предлагаемая повестка дня для первой встречи

29 апреля 2021 г.

Совещания являются важными точками соприкосновения, на которых обсуждается важная организационная повестка дня для поиска решений проблем на рабочем месте. Для руководителей на рабочем месте первое собрание команды имеет решающее значение для мотивации членов и для задания правильного тона для последующих собраний. Предлагаемая повестка дня команды для первого собрания должна собрать подходящих участников, чтобы найти способы своевременного и эффективного достижения групповых целей.

В этой статье мы объясним, что такое повестка дня собрания, и дадим руководителям рабочих мест советы о том, как структурировать повестку дня для самого первого собрания команды.

Предлагаемая повестка дня команды для первого собрания

Повестка дня собрания представляет собой план вопросов для обсуждения, которые должны быть затронуты в ходе обсуждения. Он предоставляет участникам:

• Цель встречи

• Четкий список тем для обсуждения

• Участники, которые будут вести каждую повестку дня

• Предлагаемый процесс обработки каждой повестки дня

• Продолжительность каждой повестки дня

Независимо от размера собрания, его продолжительности и от того, проводит ли команда первое или последующее собрание, составление повестки собрания является важной отправной точкой для проведения эффективного собрания.

Как структурировать повестку встречи

Все встречи важны, но ни одна из них не является более важной, чем первая встреча команды. Эта встреча объединяет членов команды, которые получают возможность узнать друг друга и спланировать работу на будущее. Для руководителей на рабочем месте первое в истории командное собрание дает им платформу для формирования сильной командной этики. Вот советы о том, как составить повестку дня для самого первого собрания команды:

1. Определите цель встречи

Как лидер, самое важное, что нужно сделать перед первой встречей с вашей командой, — это определить, почему собрание созывается или какова будет цель собрания. Цель встречи – это основная цель обсуждения. Из цели встречи вытекает все остальное, в том числе:

• Кто примет участие во встрече

• Продолжительность встречи

• Какие темы будут обсуждать

Цель собрания должна быть четко обозначена в повестке дня собрания. Это позволяет участникам формировать свои мысли в направлении цели и позволяет им последовательно связывать темы с целью.

2. Определите участников

Тип вовлеченных участников в первую очередь определяет эффективность встречи. Не все могут быть приглашены на первую встречу, так как это может снизить шансы на успешное проведение обсуждения. Пригласив нужных участников, вы сможете провести более продуктивную беседу и повысить вероятность достижения командных целей.

3. Обратитесь за помощью к членам команды

Чтобы повысить значимость участия, попросите членов вашей команды внести предложения относительно того, что следует обсудить на первой встрече. Обращение к вашим участникам заставляет их чувствовать себя вовлеченными и ценными. Как руководитель группы, вы можете выбирать, какую точку зрения включить, а какую исключить. В целях подотчетности объясните свое обоснование тем участникам, чей вклад остается за рамками обсуждения.

4. Выберите темы, которые затрагивают всю команду

Не все темы должны обсуждаться на собраниях команды. Чтобы максимально эффективно использовать ресурс, выберите для обсуждения вопросы, затрагивающие всю команду, и темы, которые могут оказать большее влияние на рабочее место. Менее важные темы можно обсудить с определенными лицами или позднее.

5. Перечислите темы повестки дня в виде вопросов

Сформулируйте темы повестки дня в виде вопросов, чтобы спровоцировать дебаты и вызвать более глубокий интерес со стороны участников. В отличие от фраз, вопросы позволяют участникам лучше подготовиться к собранию, давая ответы на вопросы. Вопросы также помогают участникам не сбиться с пути, избегая идей, не связанных с вопросом.

6. Охватить менее пяти тем

Чем дольше продолжается собрание, тем меньше концентрация у его участников. Сведите к минимуму количество тем, которые вы можете обсудить за один присест, до пяти. Выделите определенное количество времени на каждую повестку дня, при этом наиболее важным вопросам отводится большая часть времени, а второстепенным темам отводится меньше времени. Выделение времени гарантирует, что участники сделают краткий, но содержательный вклад, что сделает собрание более эффективным и целеустремленным.

7. Заранее составьте повестку встречи

Распространите повестку дня всем участникам как минимум за три дня, но не позднее, чем за 24 часа. Это дает членам команды достаточно времени для обдумывания тем и подготовки своих презентаций и вопросов. Отправьте темы через соответствующий носитель, чтобы избежать задержек с доставкой. Кроме того, попросите участников подтвердить получение документа, как только они его получат. Вы также можете попросить их подтвердить свое физическое присутствие или виртуальное участие.

8. Соберите соответствующие справочные материалы

Поскольку это первая встреча с вашей командой, хорошая подготовка, скорее всего, послужит важным сигналом для остальных членов команды. Ничто не передает этот момент лучше, чем сопоставление всей соответствующей информации для поддержки вашей повестки дня. Сделайте презентацию своего вклада и подкрепите свои аргументы доказательствами в виде графиков, диаграмм, результатов исследований и информационных бюллетеней.

9. Укажите, как участники должны подготовиться

Когда вы готовите свои материалы, попросите участников сделать то же самое и покажите им, как это сделать. Вы можете сделать это, поделившись своей коллекцией материалов или попросив их провести исследование по заданной проблеме. Кроме того, сообщите членам вашей команды, что от них ожидается: нужно ли им будет только вносить свой вклад или ожидается, что они будут участвовать в принятии решений посредством голосования или иным образом.

10. Определите, кто отвечает за ведение каждой темы

Эффективные встречи предполагают широкое участие. Чтобы ваша первая встреча команды началась на высокой ноте, найдите человека, который будет вести конкретную дискуссию, кроме ведущего собрания. Это нарушает монотонность потока идей, а также возлагает ответственность на всех остальных. Заранее определите лидера обсуждения, чтобы дать ему время подготовиться, предоставив контекстуальные или основанные на фактических данных презентации.

11. Пересмотрите и измените повестку дня по мере необходимости

Перед началом собрания попросите участников просмотреть повестку дня собрания на наличие запоздалых отзывов и изменений. Включение новых событий или удаление из повестки дня уже отработанных событий экономит время и повышает эффективность встречи.

12. Согласуйте процесс

Предложите и согласуйте с членами команды, как будет решаться каждая повестка дня. Процесс описывает шаги, которые команда предпримет для обсуждения тем или принятия решения. Уточнение процесса повышает эффективность собрания, гарантируя, что участники целенаправленно вовлечены в поиск решения проблемы.

13. Начните с простых деталей

Сначала обсудите простые вопросы. Это экономит время, которое можно было бы использовать для решения важных вопросов по ходу встречи. Начало с более простых вопросов также создает благоприятную атмосферу, необходимую для плодотворного обсуждения более сложных тем.

14. План записи протокола встречи

Назначьте кого-нибудь, кто будет вести запись хода собрания. Автором протокола может быть участник или кто-то, специально приглашенный для выполнения задания. Написание материалов имеет решающее значение для справок и последующих действий в областях действий и ответственных лиц. Протоколы также составляют основу для последующих встреч и могут использоваться для определения того, насколько эффективно проходят встречи, на основе отзывов от исполнителей различных планов действий.

15. Формирует основу для постоянного улучшения

Первая встреча, вероятно, будет одной из многих встреч. Во время первой встречи установите механизмы для обеспечения постоянного улучшения того, как вести будущие обсуждения. Вы можете сделать это, выделив несколько минут участникам, чтобы они предложили, как улучшить производительность и рабочие отношения. Вот несколько предложений по постоянному совершенствованию:

• Проверьте, как распределялась повестка дня собрания.

• Проверьте, насколько хорошо участники были подготовлены к обсуждению.

• Проанализируйте, как было использовано время, отведенное на обсуждение.

• Оцените, насколько участники остались в теме.

• Оцените, насколько эффективным был процесс работы с повесткой дня.

16. План последующих встреч

Если вы планируете проводить регулярные встречи, сообщите участникам о ваших планах на следующую встречу. Если у вас на уме определенная дата, поделитесь ею с участниками, чтобы они могли соответствующим образом скорректировать свое расписание. Если вам требуются отчеты или действия от различных членов команды перед следующей встречей, дайте им это понять.