Понимание процессов и этапов управления проектами
23 февраля 2021 г.
Команды обычно выполняют крупномасштабные проекты поэтапно, чтобы выполнять задачи в определенном порядке. Как менеджер проекта своей команды, вы можете использовать различные этапы управления проектом, чтобы отслеживать и организовывать продвижение вашей группы к своей цели. В этой статье мы исследуем процесс управления проектом, его различные этапы и то, как команды могут использовать эти процессы для тщательного и своевременного завершения проекта.
Что такое менеджер проекта?
Руководители проектов несут ответственность за встречи с клиентами и заинтересованными сторонами, чтобы понять и контролировать требования каждого аспекта проекта. Они общаются с заинтересованными сторонами, которые заинтересованы в результатах проекта, включая клиентов, менеджеров, спонсоров или членов правления. Если вы руководитель проекта, вы можете разрабатывать планы на основе бюджетных требований, сроков и ресурсов. Менеджеры проектов работают с командами, чтобы отслеживать ход проекта и иным образом способствовать завершению проекта.
Процесс управления проектом
Руководители проектов используют различные процессы, чтобы вести проект к завершению. Как руководитель проекта вы, вероятно, будете использовать многие из следующих процессов:
Управление фазами: команды, заинтересованные стороны и менеджер проекта часто пересматривают документ об инициации проекта, чтобы убедиться, что каждая фаза соответствует целям, установленным на этапах стратегии и планирования. Каждый член команды проверяет свое понимание целей проекта и своей индивидуальной роли на каждом этапе. Как только все конечные продукты, или запланированные продукты, или результаты, которые команды запланировали на фазу, завершены, команды могут перейти к следующей фазе.
Планирование: в начале каждого этапа вы можете пересмотреть необходимые ресурсы, чтобы убедиться, что они доступны. Когда вы начинаете каждый этап на этапе планирования, вы можете повысить вероятность того, что ваша команда уложится в бюджет и сроки.
Контроль: отслеживание показателей проекта и использование отчетов для анализа каждого этапа позволяет вам контролировать бюджет, объем, время и проблемы, возникающие на каждом этапе.
Управление командой: как менеджер проекта вы помогаете обучать и поддерживать различных членов команды на протяжении всего проекта. Этот процесс может включать обеспечение того, чтобы вы предоставили им необходимые инструменты и в нужное время, или обучение использованию этих инструментов до начала этапа.
Коммуникация: менеджеры проекта могут делегировать обязанности по коммуникации отдельному лицу или команде, чтобы информировать всех членов команды проекта, ресурсы и заинтересованные стороны на каждом этапе. Делегирование коммуникаций позволяет руководителю проекта сосредоточиться на других задачах планирования, закупок и интеграции.
Закупки: чтобы закупить ресурсы, вы и ваша команда должны определить, какие ресурсы требуются для проекта, запросить предложения подрядчиков и управлять бюджетом и графиком подрядчиков. Вы также должны закрыть завершенные контракты, как только они будут выполнены, чтобы гарантировать, что вы поддерживаете рабочий процесс проекта.
Интеграция: как руководитель проекта вы обеспечиваете координацию всех многочисленных процессов и команд. Некоторые процессы могут перекрываться или конкурировать. Например, команде может потребоваться результат работы подрядчика, чтобы начать свою работу в рамках текущей фазы. Вы можете планировать стратегии координации и использовать средства связи, такие как регулярные встречи, чтобы сообщать членам команды о прогрессе в других процессах, влияющих на их работу.
Подробнее: Узнайте о том, как стать менеджером проекта
Этапы управления проектом
Руководители проектов рассматривают ход проекта с точки зрения этапов, чтобы гарантировать, что их команды получат целевые результаты и выполнят требования. В некоторых случаях компании разрабатывают собственные варианты этапов проекта.
Стратегия и инициация
Дизайн и планирование
Выполнение и тестирование
Запуск и обучение
Поддержка и реализация преимуществ
Закрытие проекта
1. Стратегия и инициация
В начале проекта члены команды полностью разрабатывают идею, прежде чем представить ее соответствующим заинтересованным сторонам на утверждение. На этом этапе вы определяете требования к проекту и демонстрируете, как команда может достичь целей в рамках вашего бюджета и сроков.
Заинтересованные стороны решают, оправдывают ли выгоды вашего проекта затраты. На этапе разработки шаги, которые ваша команда предпринимает для завершения проекта, могут меняться, поскольку они обращаются за советом к экспертам и проводят исследования на каждом этапе. Вы и члены вашей команды должны пересматривать цели, которые вы разрабатываете на этом этапе стратегии, на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что результат соответствует первоначальной идее и целям, согласованным заинтересованными сторонами и членами команды.
2. Дизайн и планирование
На этом этапе заинтересованные стороны определяют структуру разбивки работ, набирают членов команды, обеспечивают ресурсы и утверждают документ об инициации проекта. Они определяют SMART-цели, назначают задачи, устанавливают бюджеты и предсказывают проблемы и решения.
Цели SMART полезны для проектных команд, потому что они:
Специфический
Измеримый
Достижимый
Актуальны
по времени
Команды, менеджеры и заинтересованные лица могут использовать дополнительные инструменты для решения проблем на этом этапе планирования или при необходимости вносить изменения. Менеджеры проектов и команды должны добиваться одобрения заинтересованных сторон при каждом изменении или новом плане. В это время они могут установить график проекта.
Подробнее: Цели SMART: определение и примеры
3. Исполнение и тестирование
Проекты часто переходят от этапа планирования к этапу выполнения с вводным совещанием, чтобы распределить ресурсы и убедиться, что каждый понимает свою роль. Команды выполняют свои компоненты проекта и проверяют каждый результат по мере выполнения своих задач. Например, если ваша команда работает над компонентами программного обеспечения или дизайна, вы можете тестировать эти элементы на каждом этапе.
Руководители проектов устанавливают системы связи и регулярные встречи, если они имеют отношение к проекту или этапу. Руководителям проектов необходимо оставаться организованными, следить за рисками или проблемами и пересматривать цели проекта. Для проектов с высоким риском некоторые менеджеры могут включить на этом этапе пункт, чтобы проверить реалистичность целей, сроков и бюджета. В зависимости от ситуации руководитель проекта может принять решение вернуть проект на стадию планирования.
4. Запуск и обучение
После того, как команда завершит фазу выполнения и тестирования, она может запустить проект и сделать его доступным для пользователей. При необходимости команды могут проводить обучение, например, тому, как использовать новую систему, инструмент или продукт. На этом этапе руководители проектов часто используют ключевые показатели эффективности (KPI) для оценки работы команд и корректировки ресурсов и бюджета проекта, если это необходимо.
Некоторые примеры KPI:
Цели достижения
Соответствие стандартам качества
Отслеживание бюджета и сроков
Возможность определить дату завершения
Подробнее: Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для достижения целей
5. Поддержка и реализация преимуществ
Заинтересованные стороны и менеджеры определяют, соответствует ли результат проекта целям. Руководители проектов внедряют дополнительные системы поддержки, которые могут работать в долгосрочной перспективе, например, кнопку для запроса помощи, если в проекте внедряется новое программное обеспечение. Заинтересованные стороны и менеджеры проектов могут выбирать, как анализировать и поддерживать результаты с помощью показателей и методов. Например, руководители проектов могут внедрять методы контроля качества или протоколы удержания клиентов в зависимости от отрасли и целей проекта. Этот шаг обеспечивает постоянное качество результатов проекта.
6. Закрытие проекта
Во время закрытия проекта руководители проекта, команды и заинтересованные стороны могут проверить и задокументировать, соответствуют ли результаты первоначальным целям. На этом этапе важны оценка и анализ, и заинтересованные стороны могут решить закрыть проект на основе результатов или пересмотреть элементы, которые нуждаются в улучшении.
Коммуникация и эффективность важны для менеджера проекта. Если вы потратите время на то, чтобы понять и сознательно разработать стратегию процессов и этапов проекта, это поможет вам оставаться организованным. Вы можете использовать эти методы со своими командами для эффективного выполнения проектов.