Понимание ограничений проекта и способов их преодоления

6 декабря 2021 г.

Знание того, как определить и преодолеть ограничения проекта, может увеличить шансы на успех проекта. Независимо от типа проекта, над которым вы работаете, умение обойти его ограничения может оказать прямое влияние на ваши шансы на успех. Управление проектами — ценный навык, но он требует знаний и опыта. В этой статье мы обсудим, что такое ограничения проекта, наиболее распространенные типы ограничений проекта и способы их преодоления.

Что такое ограничения проекта?

Ограничения проекта — это различные ограничивающие факторы, которые могут повлиять на сроки проекта, качество выполнения и другие факторы, определяющие успех проекта. Обычно они разные для каждого проекта, в зависимости от его особенностей. Управление ограничениями проекта является частью управления проектом, наряду с распределением доступных ресурсов и наблюдением за работой всех участников для обеспечения своевременного завершения.

Типы ограничений в управлении проектами

Многие возможные ограничения могут повлиять на проект, но три из них, вероятно, будут общими для всех проектов. Они есть:

• Время: у большинства проектов есть четкие сроки, которые должен соблюдать руководитель проекта. Своевременное выполнение проекта обычно является решающим показателем его успеха, поскольку любая задержка обычно влечет за собой более высокие затраты и необходимость пересмотра любых планов, которые есть у заинтересованных сторон проекта после его завершения. Менеджер проекта должен использовать свой опыт и знания, чтобы оценить, сколько времени займет проект до завершения, что включает в себя предвидение возможных задержек, неудач, рисков и других непредвиденных событий.

• Стоимость: общая стоимость проекта является еще одним серьезным ограничением для менеджера проекта, поскольку ему необходимо найти способы завершения проекта без превышения выделенного бюджета. Управление затратами — это постоянная задача во время завершения проекта, поскольку менеджеру проекта необходимо выявить любые потенциальные проблемы, которые могут увеличить стоимость своевременного завершения проекта.

• Объем: Объем проекта — это набор результатов, которые менеджер проекта гарантирует заинтересованным сторонам проекта. Как правило, он четко определяется в начале проекта, что позволяет избежать недопонимания или попыток изменить его во время выполнения проекта. Объем проекта зависит от его крайнего срока и бюджета, поскольку более свободный срок и больший бюджет обычно приводят к более удовлетворительному результату для заинтересованных сторон проекта. Кроме того, сжатые сроки и меньший бюджет обычно ограничивают объем проекта.

Эти три ограничения проекта известны как тройные ограничения управления проектами. Все они обычно влияют на общее качество проекта. Если стоимость проекта возрастает, его масштаб, вероятно, также снизится, что может сказаться на его качестве. Если время реализации проекта сокращается, затраты, вероятно, возрастут, а качество может пострадать. Точно так же, если заинтересованные стороны проекта расширят его объем после согласования сроков и бюджета, у менеджера проекта может не хватить времени и ресурсов для поддержания согласованного стандарта качества.

Примеры ограничений проекта

Пример 1

Строительной компании необходимо построить арену к спортивному событию. В процессе строительства инженеры выявляют проблему с 15% трибун. Поскольку ограничения по времени избежать невозможно, поскольку арена должна быть введена в эксплуатацию к моменту проведения мероприятия, необходимо изменить одно или оба из двух других.

Менеджер проекта может попросить увеличить бюджет, что решит проблему и сдать весь проект вовремя, или попросить уменьшить объем, что в этой ситуации будет означать использование арены для спортивного мероприятия с незавершенными частями трибун и недоступны для публики.

Пример 2

Компания планирует сделать самые недорогие смарт-часы на рынке и доставить их к определенной дате. Однако до завершения проекта выясняется, что при нынешних временных и бюджетных ограничениях время автономной работы часов будет на 20% меньше, чем планировалось изначально.

Учитывая, что недорогая цена часов является их основным аргументом в пользу продажи, изменение бюджета в этой ситуации недопустимо. Кроме того, учитывая его низкую цену, вполне вероятно, что снижение времени автономной работы не сильно повлияет на продажи. Таким образом, менеджер проекта предпочитает оставаться в рамках бюджета проекта и временных ограничений, жертвуя масштабом проекта, предоставляя продукт немного худшего качества.

Как преодолеть / управлять ограничениями проекта

Преодоление или управление ограничениями проекта обычно включает в себя различные действия, которые должен предпринять менеджер проекта, чтобы гарантировать, что проект будет выполнен вовремя, в рамках установленного бюджета и с согласованными результатами.

Вот несколько советов о том, как управлять ограничениями проекта:

1 раз

Тайм-менеджмент обычно включает в себя:

• Планирование: определение целей проекта, способов их достижения, а также необходимого оборудования и процедур — все это часть планирования проекта.

• Планирование: после того, как вы узнали, что каждый должен сделать для завершения проекта, следующим аспектом тайм-менеджмента является определение реалистичных временных рамок для каждой части проекта.

• Мониторинг: как только проект запущен, менеджер проекта постоянно изучает, как выполняются все задачи, и следит за тем, чтобы все выполнялось в соответствии с графиком.

• Контроль: контроль над проектом включает в себя внесение корректировок там, где они необходимы, или обеспечение того, чтобы передовой опыт воспроизводился на каждом этапе.

2. Стоимость

Управление стоимостью проекта обычно означает оценку и контроль затрат на такие аспекты, как рабочая сила, материалы, лицензии и другие расходы. Некоторые из способов оценки общих затрат:

• Анализ исторических данных: изучение аналогичных прошлых проектов и анализ их затрат

• Добавление новых переменных: После рассмотрения исторических данных добавление обновленных переменных, вероятно, повысит точность оценки.

• Исследование необходимых ресурсов: оценка затрат на рабочую силу и материалы

• Изучение рынка: изучение предложений нескольких поставщиков для каждой покупки, связанной с проектом, для выявления наиболее выгодных предложений.

3. Объем

Масштабы проекта должны быть полностью поняты всеми сторонами до того, как проект будет принят. Он также должен быть последовательным на протяжении всего проекта. Лучшие способы сделать это:

• Составляя всю документацию, касающуюся результатов и требований проекта, в начале проектов и согласовывая ее со всеми сторонами.

• Согласовав систему, в которой любые непредвиденные изменения в объеме проекта предлагаются, рассматриваются, утверждаются или отклоняются и при необходимости реализуются в соответствии с четкими инструкциями.

• Путем информирования всех заинтересованных сторон о масштабах проекта и любых последующих изменениях.