Понимание формы I-9 |

20 мая 2021 г.

Принятие новой работы сопровождается длинным списком документов. Форма I-9 — это один из пунктов, который вам необходимо заполнить при приеме на новую должность. Эта форма подтверждает, что вы имеете право работать в Соединенных Штатах. В этой статье мы обсудим определение формы I-9, в том числе то, что влечет за собой каждый раздел и какие подтверждающие документы вы можете использовать при ее подаче.

Что такое форма I-9?

Форма I-9 — это тип подтверждения права на трудоустройство, который используется для проверки разрешения на трудоустройство в Соединенных Штатах. Эта форма исходит от Департамента Службы гражданства и иммиграции США. И работодатель, и работник заполняют свою часть формы I-9. В дополнение к форме сотрудник также представит другие документы, удостоверяющие его личность, и его разрешение на работу в Соединенных Штатах.

В форме I-9 указано, что:

• Сотрудник подтверждает, что ему разрешено работать в Соединенных Штатах.

• Работодатель рассмотрел форму I-9 вместе с подтверждающими документами, чтобы определить соответствие работника требованиям.

Каждый новый оплачиваемый сотрудник должен заполнить форму I-9 в установленные сроки. Некоторые сотрудники могут быть освобождены, хотя такие ситуации встречаются редко. Некоторые исключения могут включать:

• Сотрудник с датой найма до 6 ноября 1986 года.

• Сотрудник, который редко работает в частном доме.

• Временный подрядчик, нанятый внешним работодателем.

• Сотрудник, который в настоящее время не работает в Соединенных Штатах.

Почему важна форма I-9?

Форма I-9 является важной частью процесса найма, поскольку она документирует всех сотрудников компании, гарантируя, что они имеют право работать в США. Из-за этого федеральный закон требует, чтобы все новые сотрудники заполнили форму I-9, а также требует, чтобы работодатели запрашивали ее у своих новых сотрудников.

После того, как и работодатель, и работник заполнили форму I-9, работодатель должен хранить ее в течение периода работы работника, как минимум, в течение трех лет. Если работник остается в компании более трех лет, то работодатель должен хранить форму в течение как минимум одного года после даты увольнения. Хотя работодатель не должен подавать форму I-9 правительству, он должен предоставить ее им по запросу.

Когда использовать форму I-9

Формы I-9 выдаются новым сотрудникам в Соединенных Штатах. Выдается как гражданам США, так и негражданам, имеющим временную или постоянную рабочую визу.

Вы можете рассчитывать на следующие сроки при заполнении формы I-9:

• Сотрудник получает предложение о работе и соглашается.

• Сотрудник заполняет первый раздел формы I-9 до или в первый рабочий день.

• Сотрудник возвращает форму I-9 своему работодателю.

• Работодатель проверяет достоверность информации в разделе один.

• Работодатель заполняет второй раздел формы I-9 не позднее третьего дня.

• Работодатель держит форму I-9 не менее трех лет.

Если эти шаги не будут выполнены в установленные сроки, возможно, потребуется использовать третий раздел. Форма I-9 хранится вместе с документами сотрудника. Он не передается правительству, если правительственный чиновник не запрашивает доступ.

Форма I-9 может использоваться работодателем или отделом кадров. Это важная часть процесса найма, гарантирующая, что новые сотрудники заполнят все необходимые документы. Для новых сотрудников обычно требуется оформление других типов документов, таких как подписание трудового договора или регистрация пособий по медицинскому страхованию, и именно тогда большинство компаний заполняют форму I-9.

Разделы формы I-9

Форма I-9 состоит из трех частей:

Раздел первый – Информация о сотрудниках и аттестация

Первый раздел заполняется работником. Работодатель несет ответственность за то, чтобы все новые сотрудники заполнили форму I-9 точно и своевременно. Здесь же сотрудники с рабочей визой сообщают дату истечения срока действия своего разрешения на работу. Затем работодатель должен будет принять к сведению эту дату и повторно проверить разрешение работника до этой даты. Если у сотрудника нет даты истечения срока действия, он может оставить это поле пустым.

В первом разделе вам потребуется ввести свое официальное имя, все использованные фамилии, адрес, дату рождения и номер социального страхования США.

Заполнение этой формы подтверждает, что:

• Сотрудник является гражданином США или,

• Сотрудник не является гражданином США или,

• Сотрудник является законным постоянным жителем или,

• Сотрудник является иностранцем, имеющим разрешение на работу в США.

Помимо заполнения первого раздела, новые сотрудники также должны будут предоставить любые дополнительные документы, подтверждающие разрешение на работу. Они должны представить либо:

• Один документ из списка А, удостоверяющий личность и право на трудоустройство.

• Один документ из списка B, удостоверяющий личность, С одним документом из списка C, подтверждающим право на работу.

Список А может включать такие документы, как паспорт США, карту паспорта США, грин-карту или карту временного резидента. Список B может включать такие документы, как водительские права или удостоверение личности, федеральное удостоверение личности или удостоверение личности штата, школьный идентификатор с фотографией или удостоверение личности Вооруженных сил США или послужной список. Список C может включать такие документы, как действующая карта социального обеспечения США от Администрации социального обеспечения, свидетельство о рождении от Государственного департамента США, оригинал свидетельства о рождении с официальной печатью или свидетельство о гражданстве США. Все документы должны быть оригинальными, действующими и действительными. Также работодатели не могут определить, какие документы использует новый сотрудник.

Раздел 2. Рассмотрение и проверка работодателем или уполномоченным представителем

Второй раздел заполняется работодателем. Этот раздел необходимо заполнить в течение трех дней с даты начала. Второй раздел требует, чтобы работодатель регистрировал все документы, которые работник представляет, подтверждающие его право на участие. Этот раздел включает в себя запись названия документа, орган, выдавший документ, номер документа, дату истечения срока действия разрешения на работу и дату начала работы сотрудника.

После того, как работодатель заполнит каждую из этих областей, ему нужно будет подписать форму I-9 и поставить дату, а также подать ее вместе с другими документами о трудоустройстве работника.

Раздел третий – Повторная проверка и повторный прием на работу

Третий раздел используется только в том случае, если сотрудник уже заполнил форму I9, но необходима повторная проверка. Он также может быть использован, если сотрудник увольняется из компании, а затем снова возвращается. Другие причины, по которым вам может понадобиться заполнить третий раздел, включают:

• Если официальное имя сотрудника изменилось с момента его первоначального найма.

• Если работник повторно принят на работу в течение трехлетнего периода и все еще имеет право на работу.

• Если срок действия рабочей визы работника истекает раньше трехлетнего срока.