Часто задаваемые вопросы: основы управления проектами |
22 февраля 2021 г.
Изучение основ управления проектами может увеличить ваши шансы на успешное выполнение проекта. Независимо от масштаба проекта, надлежащее управление, скорее всего, максимизирует шансы на его успех. Овладение основами управления проектами — важный шаг, но он требует изучения и практики. В этой статье мы обсудим основные вопросы, касающиеся управления проектами.
Что такое проект?
Проект – это запланированная последовательность задач, которые необходимо выполнить с целью достижения определенного результата. Проекты, как правило, очень разнообразны по размеру и характеру: от простых и прямолинейных до многоуровневых и сложных. Менеджер или исполнительный директор обычно координирует их, и их называют менеджером проекта. Их цель состоит в том, чтобы понять все цели, которые необходимо выполнить, и их сроки, а затем управлять всеми аспектами выполнения проекта, чтобы они были доставлены вовремя и в соответствии с заранее установленными стандартами.
Большинство проектов имеют пять отдельных этапов:
Инициация: описываются все основные элементы, такие как цели проекта, объем, ограничения, заинтересованные стороны и риски.
Планирование: определяется каждый шаг, связанный с проектом, а также последовательность шагов, которые продвигают проект от инициации до завершения.
Исполнение: План выполнен.
Мониторинг: убедитесь, что план выполняется должным образом, и разрешайте любые проблемы по мере их появления.
Завершение: завершите проект после того, как он достигнет намеченных результатов.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — это практика применения всех процессов, навыков, инструментов, методов и результатов для всех действий, связанных с проектом, с конечной целью достижения целей и руководящих принципов проекта. Он включает в себя координацию проекта на всех пяти его этапах, от имитации до завершения, и обеспечение того, чтобы все выполнялось в соответствии с ранее установленными стандартами и сроками.
Что делает руководитель проекта?
Руководителям проектов поручено планировать, организовывать и управлять конкретными проектами от начала до завершения. Им необходимо постоянно контролировать каждый процесс, связанный с проектом, чтобы убедиться, что все выполняется в соответствии с графиком, в рамках согласованного объема и бюджета.
Некоторые из основных обязанностей менеджера проекта:
Составление реалистичного плана, включающего все аспекты выполнения проекта
Сбор команды профессионалов, специализирующихся на выполнении различных действий, имеющих решающее значение для проекта
Постановка конкретных задач персоналу, четкие инструкции о том, как они должны выполняться, и установленный срок для каждой
Управление выполнением задач, следя за тем, чтобы все делали то, что они должны делать, и решая любые проблемы, которые могут возникнуть на этом пути.
Убедиться, что все действия, связанные с проектом, выполняются в рамках первоначально согласованного бюджета.
Убедиться, что установлены реалистичные сроки для каждой фазы проекта, а также общий срок для всего проекта.
Поддержание хорошей коммуникации с заинтересованными сторонами проекта
Документирование каждой части процесса завершения проекта
Передача результатов проекта его бенефициарам и инструктирование их о том, как они должны поддерживать их в будущем.
Почему управление проектами важно?
Некоторые из преимуществ эффективного управления проектами:
Каждый процесс планирования и выполнения проекта адекватно анализируется и определяется
Это гарантирует, что все, кто участвует в проекте, соблюдают его сроки, бюджет и объем
Быстро и эффективно решает любые вопросы, которые могут возникнуть в ходе выполнения проекта
Это делает выполнение проекта более эффективным
Это позволяет всем участникам эффективно сотрудничать
Он выявляет и снижает любые потенциальные риски
Какие инструменты вы используете в управлении проектами?
Инструменты, которые используют менеджеры проектов, во многом зависят от характера и масштаба их проекта. Кроме того, они используют разные инструменты для разных задач, связанных с завершением проекта, таких как:
Инструменты для совместной работы, такие как электронная почта и программное обеспечение для управления проектами, которые позволяют участникам проекта получать и назначать задачи, просматривать комментарии, организовывать расписания и утверждать будущие действия.
Инструменты планирования и составления расписания, помогающие руководителю проекта делегировать работу и отслеживать все невыполненные задачи и их сроки.
Инструменты оценки для постоянного отслеживания производительности всех участников по сравнению с требуемыми стандартами
Инструменты хранения документации для быстрого доступа ко всем файлам, связанным с проектом
Каковы основные проблемы управления проектами?
Хотя конкретные проблемы, с которыми сталкивается каждый проект, обычно связаны с его особенностями, к большинству проектов применимы определенные общие ограничения. Три основные задачи каждого проекта:
Стоимость: проект должен укладываться в выделенный бюджет.
Время: это должно быть завершено до установленного срока.
Масштаб: проект должен иметь определенные особенности и функции в соответствии с первоначальными пожеланиями заинтересованных сторон.
Эти три основных ограничения обычно взаимосвязаны, а это означает, что изменение одного из них, скорее всего, повлияет на два других. Например, сокращение бюджета проекта обычно означает, что он будет реализован позже, чем было обещано, и его объем будет уменьшен. Точно так же сокращение времени, отведенного на проект, требует дополнительных затрат на его своевременное выполнение и изменение его масштаба.
Какие наиболее распространенные методы управления проектами?
Хотя существует множество различных способов управления проектом, наиболее популярными являются два:
Метод водопада: этот метод включает в себя строго структурированный подход и создание линейного пути к завершению проекта.
Метод Agile: этот метод берет свое начало в разработке программного обеспечения и включает в себя разделение проекта на более мелкие циклы, называемые спринтами, которые назначаются небольшим командам. Этот подход обеспечивает большую гибкость и лучше всего подходит для проектов, в которых предполагается, что отзывы клиентов могут привести к изменениям в процессе выполнения проекта.
Каковы различные области знаний в рамках управления проектами?
Эффективное управление проектами обычно включает в себя овладение этими 10 областями знаний:
Управление интеграцией: это практика объединения различных задач и процессов, связанных с выполнением проекта, и объединение их для получения согласованного результата.
Управление содержанием. Управление содержанием относится к четкому определению масштаба проекта и обеспечению полной осведомленности всех участников о нем и о том, что им необходимо сделать для его выполнения.
Тайм-менеджмент: у большинства проектов есть набор конкретных сроков для различных этапов, а также основной крайний срок для полного завершения. Менеджер проекта должен управлять всем, что связано с соблюдением этих сроков, в том числе информировать всех участников о них и следить за тем, чтобы возникающие проблемы не влияли на график проекта.
Управление затратами: у каждого проекта есть бюджет, который необходимо правильно распределять и соблюдать. Затраты, связанные с проектом, необходимо постоянно оценивать, отслеживая любые изменения и следя за тем, чтобы проект укладывался в бюджет.
Управление качеством: управление качеством относится к удовлетворению ожиданий заинтересованных сторон в отношении качества при сохранении проекта в рамках согласованного объема, бюджета и сроков.
Управление человеческими ресурсами: в большинстве проектов задействованы группы людей, и все участники должны постоянно анализироваться и контролироваться, чтобы убедиться, что они хорошо интегрированы в команды, хорошо мотивированы и способны выполнять поставленные перед ними задачи.
Управление коммуникациями: заинтересованные стороны проекта должны всегда быть в курсе последних обновлений и разработок до и во время выполнения проекта.
Управление рисками: необходимо определить основные риски и разработать планы по их снижению, чтобы убедиться, что если эти риски материализуются, проект вряд ли окажет существенное влияние.
Управление закупками: если проект предполагает наем внешних подрядчиков или поставщиков, они должны быть полностью интегрированы и скоординированы с остальной частью команды.
Управление заинтересованными сторонами: наконец, необходимо определить всех, кто заинтересован в проекте, и управлять ими до, во время и после завершения проекта.