Полное руководство по составлению протоколов интервью
1 марта 2021 г.
Написание стенограммы интервью требует терпения, умения слушать и тщательного редактирования. Стенограммы интервью помогают упростить процесс найма и обеспечивают точные записи событий, происходящих на собеседовании. В этой статье мы проведем вас через процесс расшифровки интервью и предоставим вам список преимуществ, которые написание расшифровки интервью может принести вам и вашей организации.
Что такое расшифровка интервью?
Стенограмма интервью представляет собой письменную запись завершенного устного интервью. Процесс расшифровки интервью документирует разговор между двумя или более людьми. Этот процесс может быть выполнен в режиме реального времени или с помощью аудио- или видеозаписи.
Преимущества написания стенограммы интервью
Расшифрованные интервью имеют много преимуществ для интервьюера и бизнес-организации, которая их использует. Вот некоторые из основных преимуществ написания стенограммы интервью:
Фиксирует каждую деталь
В интервью часто упускаются детали, и интервьюеру может быть трудно вспомнить определенные ответы на важные вопросы интервью. Стенограммы интервью фиксируют каждую деталь, которую интервьюер может просмотреть позже.
Позволяет другим получить доступ к интервью
В процессе найма может быть задействовано более одного лица, принимающего решения. Вместо того, чтобы встречаться для обсуждения ответов кандидата на собеседовании, вы можете предоставить другим стенограмму интервью для ознакомления. Легко отправить копии по электронной почте тем, кто имеет право голоса в том, кого нанимают. Вы также можете сохранить интервью в личном деле сотрудников после того, как они будут приняты на работу.
Позволяет интервьюеру сосредоточиться
Интервьюеры часто делают заметки об ответах кандидатов на вопросы. Это может запутать и нарушить процесс активного слушания. Стенограмму интервью можно просмотреть позже, и она может заменить записи. Это позволит интервьюеру уделить кандидату все свое внимание.
Предоставляет вам прямую документацию
Наличие прямой документации, на которую можно ссылаться, позволит вашему интервьюеру подробно изучить события всего взаимодействия. Это улучшит понимание интервьюерами взаимодействия и поможет им выбрать правильного кандидата для организации.
Экономит драгоценное время
Процесс найма может быть упрощен, если вы используете расшифровку интервью, потому что у вас будет вся необходимая информация из каждого интервью без необходимости вспоминать второстепенные детали или факты о взаимодействии. У вас будет возможность избежать трудоемких задач, таких как написание заметок, встреча с вашим руководителем для обсуждения кандидатов или второе и третье собеседования.
Как расшифровать интервью
Есть несколько различных методов, которые вы можете использовать при расшифровке интервью. Вот наиболее распространенные шаги для написания успешной стенограммы интервью:
Прослушайте полную запись.
Определите, сколько времени вам потребуется.
Выберите правильные инструменты.
Сначала напишите черновик.
Используйте короткие пути.
Проверьте свой черновик.
Отформатируйте стенограмму.
1. Прослушайте полную запись
Некоторые записи могут быть сложными. Для вас важно проанализировать запись, прежде чем выбрать метод транскрипции. Прослушайте запись от начала до конца, прежде чем вы решите использовать конвертер аудио в текст, отдать ее на аутсорсинг агентству или расшифровать ее самостоятельно. Проверьте наличие таких элементов, как:
Количество динамиков
Продолжительность записи
Техническая терминология
Будете ли вы расшифровывать одну часть взаимодействия или весь разговор
2. Оцените, сколько времени вам понадобится
Когда вы решите расшифровать интервью самостоятельно, оцените скорость набора текста и продолжительность записи, чтобы рассчитать, сколько времени займет процесс расшифровки. Если вы новичок, это может занять от 7 до 10 часов. Вы также должны указать время, которое потребуется вам для форматирования и временного кодирования транскрипции.
3. Выберите правильные инструменты
Вам понадобятся различные инструменты, чтобы написать транскрипцию интервью. Некоторые из этих предметов включают в себя:
Аудиоплеер
Текстовый редактор
Наушники
Вам, вероятно, потребуется загрузить бесплатную аудиозапись с транскрипцией на свой компьютер, потому что она позволяет использовать горячие клавиши для функций воспроизведения/паузы/перемотки вперед/вперед/временного кодирования, не отрывая рук от клавиатуры. Вам понадобится текстовый процессор, чтобы напечатать документ. Вы можете сделать это с помощью текстового редактора, встроенного в установленное вами программное обеспечение для расшифровки, или вы можете использовать другие текстовые процессоры. Последний инструмент, который вам понадобится, — это наушники, чтобы вы могли слушать запись, не отвлекаясь, и расшифровывать звук как можно точнее.
4. Сначала напишите черновик
После того, как вы настроите необходимые инструменты, вы можете начать расшифровку. Начните вводить разговор, который вы слышите, в текстовый процессор без форматирования. Может быть лучше расшифровывать короткие промежутки времени, чтобы помочь вам оставаться сосредоточенным.
5. Используйте ярлыки
Лучший способ сэкономить время при расшифровке — использовать ярлыки, такие как автокоррекция или автозаполнение. Эти инструменты позволяют вам продолжать печатать без необходимости исправлять каждую незначительную опечатку по ходу дела. Например, автокоррекция исправит орфографию, если вы случайно наберете «THNAK» вместо «THANK». Вы также можете настроить автозаполнение в своем текстовом процессоре, чтобы изменить «YK» на «вы знаете» или другие аббревиатуры по вашему выбору. Вам также нужно будет разместить временные коды рядом с отсутствующими словами, паузами или фразами, чтобы читатель знал, что слова или фразы отсутствуют в это время.
Также может быть полезно использовать замещающий текст, который вы можете заменить, когда закончите процесс транскрипции. Например, вы можете использовать «S1» и «S2» для динамика 1 и динамика 2, а конкретные имена ввести позже.
6. Проверьте свой черновик
После того, как вы подготовили всю расшифровку стенограммы и установили временные коды, вы должны воспроизвести все интервью и откорректировать свой текст, чтобы выявить ошибки. Таким образом, вы можете заполнить пробелы и добавить необходимые детали, чтобы расшифровка стала более понятной.
7. Отформатируйте стенограмму
Стенограмма должна быть правильно отформатирована, чтобы читателю было легко ее расшифровать. Скорее всего, вам придется изменить шрифт, разбить текст на абзацы и добавить заголовки, заголовки и номера страниц.
Пример стенограммы интервью
В зависимости от цели интервью могут быть разные форматы стенограмм интервью. Вот типичный пример стенограммы интервью:
Опрашиваемый: Майкл Стоуфилд, 555-4242, m.stowfield@abccompany
Опрашивающий: Линкольн Берннос, 555-7788, l.burnnos@xyzcompany
Дата: среда, 23 июля
Место встречи: Комната N102
Участники: MS = Майкл Стоуфилд (интервьюер), LB = Линкольн Берннос (интервьюер)
МС: С возвращением, Линкольн. Это третья часть нашего интервью, и я хотел бы провести вас как можно эффективнее, поскольку я знаю, что у вас будет еще одно интервью позже в тот же день.
ЛБ: Спасибо. Я был бы очень признателен за это.
MS: В вашем резюме указано, что вы работаете в компании JKL в отделе продаж. Что ты там делал?
ЛБ: Да. Я работал там менеджером по продажам два года. За эти два года я увеличил продажи с 500-000 долларов до 1 миллиона долларов.
МС: Значит, всего за два года вы увеличили продажи на 500 000 долларов?
ЛБ: Да, и я очень горжусь этим.
МС: Да, это очень впечатляет, Линкольн. Извините, одну секунду. Сьюзан принесет нам кофе.
[Door opens]
Сьюзен: [inaudible 02:40]
МС: Нет, нет, это здорово. Спасибо, Сьюзен. Хорошо.
[Door closes]
МС: Я вижу, вы тоже открыли собственную компанию по продажам. Это было намеренно или так получилось?
ЛБ: Действительно, и то, и другое. Я занялся продажами, чтобы помочь своему другу, и, не успев опомниться, уже управлял собственной компанией. Сначала я действительно не знал, как что-то работает, но я быстро смог адаптироваться, одновременно увеличивая продажи.
MS: Еще раз, довольно впечатляюще. Я всегда хотел создать свою собственную компанию, но не получалось. С какими трудностями вы столкнулись за это время, когда бизнес только начинался?
ФУНТ: [laughs] Проблемы? В то время каждый день был испытанием, потому что так много всего происходило и так много нужно было сделать. Но, оглядываясь назад, можно сказать, что это, вероятно, был первоначальный капитал для финансирования бизнеса. Когда я начинал, у меня было 2000 долларов в банке. Мне пришлось посетить более 12 банков, прежде чем кто-то дал мне кредит.
Стив: Это звучит очень сложно.
[End of Interview]