Полное руководство по распределению ресурсов (плюс 5 методов)

Распределение ресурсов необходимо для обеспечения того, чтобы команды имели доступ к ресурсам, необходимым им для эффективного завершения проекта. Этот процесс также может помочь компаниям использовать правильное количество ресурсов для каждого проекта. Для всех, кто занимается управлением проектами, важно понимать процесс распределения ресурсов. В этой статье мы обсудим, что такое распределение ресурсов, почему оно важно, какую пользу оно может принести вам и вашей компании, а также какие существуют методы распределения ресурсов.

Что такое распределение ресурсов?

Распределение ресурсов — это процесс назначения правильных типов и количества ресурсов, необходимых для завершения проекта. Эти ресурсы часто включают рабочую силу, программное обеспечение, оборудование, инструменты, время и деньги. Менеджер проекта может просмотреть план проекта, а затем рассмотреть ресурсы, которые могут понадобиться его команде для завершения каждой части проекта, и запросить определенное количество ресурсов. Они также могут корректировать ресурсы на временной шкале проекта, если их команде требуется больше или меньше запланированного.

Почему важно распределение ресурсов?

Распределение ресурсов важно, потому что оно может помочь вам спланировать материалы, необходимые для проекта, прежде чем вы начнете над ним работать. Это может помочь вам эффективно подготовиться к проекту, что может повлиять на его успех. Создание подробного плана перед выполнением проекта также может облегчить вашей команде выполнение своих обязанностей. В этом плане может быть указано, кто над какими задачами работает и сколько денег и времени доступно для проекта. Распределение ресурсов помогает организации эффективно функционировать, а также распределять и расставлять приоритеты в зависимости от ее операций.

Каковы преимущества распределения ресурсов?

Распределение ресурсов имеет много преимуществ для управления проектами и операциями. Это позволяет менеджеру проекта подготовиться к реализации проекта и достижению его целей. Распределение ресурсов также может помочь менеджеру проекта заранее планировать поставки и делегировать задания. Некоторые другие общие преимущества распределения ресурсов включают в себя:

• Снижение стоимости проекта

• Предоставление информации о ходе проекта

• Максимальная производительность ресурсов

• Повышение вовлеченности и производительности сотрудников

• Предотвращение нехватки ресурсов

• Содействие удовлетворенности клиентов

• Реализация проектов вовремя и в рамках бюджета

Каковы проблемы распределения ресурсов?

Вот некоторые распространенные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при распределении ресурсов:

Изменения в проекте

Иногда объем проекта, клиент, сроки и бюджет могут измениться, пока вы и ваша команда работаете над ним. Чтобы убедиться, что у вашей команды есть ресурсы, необходимые для завершения проекта в соответствии с обновленными рекомендациями, вам может потребоваться перераспределить или переназначить ресурсы. Вы также можете адаптироваться к этим изменениям, определив новые цели проекта, отслеживая производительность команды и используя инструменты для ускорения прогресса вашей команды.

Наличие ресурсов

Доступность ресурсов компании может повлиять на результат проекта. Если компания работает над несколькими проектами одновременно, несколько команд могут совместно использовать ресурсы. Это может повлиять на доступность этих ресурсов, что может потребовать от руководителей проектов обсуждения способов их более эффективного распределения.

Например, в некоторых проектах есть задачи, которые вы можете выполнять только после выполнения предыдущих шагов, поэтому некоторые ресурсы могут быть доступны на этапе планирования проекта, но недоступны после того, как вы завершили определенный шаг в процессе. Менеджер проекта может контролировать ресурсы компании, чтобы оценить, какие из них доступны, что может помочь вашей команде выполнить проект вовремя. Они также могут адаптироваться к изменениям доступности ресурсов, разработав резервный план распределения ресурсов.

Состояние доступных инструментов

Во время работы над проектом важно регулярно и точно документировать ресурсы. Руководители проектов могут делать это, тестируя инструменты и просматривая документацию по различным ресурсам на наличие ошибок. Выбор правильных инструментов и методов для проекта также может помочь обеспечить его успех.

5 методов распределения ресурсов

Вот пять распространенных методов распределения ресурсов, которые вы можете попробовать:

1. Равномерное распределение ресурсов

Равномерное распределение ресурсов между проектами компании гарантирует, что у команд будет достаточно ресурсов для эффективного выполнения каждого проекта. Это может помочь предотвратить выгорание сотрудников, одновременно повышая производительность и высококачественные результаты проекта, что может увеличить прибыль. Этот метод распределения ресурсов также может способствовать оптимальному использованию запасов и может повысить эффективность компании.

2. Сотрудники, работающие над интересующими задачами

Сотрудники, которые работают над задачами, которые им интересны, могут иметь повышенное чувство вовлеченности в свою работу и более высокий уровень производительности. Руководители проектов могут учитывать интересы своей команды, а также свои навыки и доступность при назначении задач. Этот метод распределения ресурсов также может помочь сотрудникам изменить свой распорядок дня, что может повысить качество результатов проекта.

3. Диверсификация навыков сотрудников

Этот метод распределения ресурсов фокусируется на распределении труда и времени, чтобы помочь сотрудникам развивать свои навыки. Менеджер проекта может помочь сотрудникам разнообразить свои навыки, назначив им задачи, которые помогут им освоить набор навыков. Менеджеры проектов также могут назначать сотрудников для работы над проектами, которые требуют различных навыков, чтобы помочь их командам улучшить свои текущие способности. Чтобы помочь своим сотрудникам эффективно выполнять проектные задачи, менеджеры проектов могут обучать их конкретным навыкам, которые могут быть полезны для будущих начинаний компании.

4. Анализ переменных «что, если»

Метод анализа «что, если» для распределения ресурсов проверяет гипотетические сценарии для проекта. С помощью этого метода руководители проектов могут прогнозировать, как различные ситуации могут повлиять на затраты и трудозатраты, необходимые для проекта. Это может помочь им планировать и предотвращать риски, которые могут возникнуть в процессе завершения проекта.

Например, если член команды работает над сложной для него задачей, руководитель проекта может рассмотреть возможность поручить ему другую задачу. Затем менеджер может использовать анализ «что, если», чтобы определить, будет ли член команды работать более эффективно, если он продолжит работу над своей текущей задачей или если он начнет новую.

5. Системы управления

После того как руководитель проекта завершит процесс распределения ресурсов, в проект могут быть внесены дополнительные изменения. Метод распределения ресурсов системы управления ресурсами может помочь менеджеру проекта следить за изменениями, которые требуют немедленного внимания. Это программное обеспечение позволяет менеджеру просматривать ресурсы проекта, включая наличие рабочей силы, времени и денег, чтобы они могли соответствующим образом распределять их и расставлять приоритеты задач. Системы управления также помогают отслеживать и контролировать распределение ресурсов, позволяя руководителям проектов принимать обоснованные решения о поставках для проекта.