Полное руководство по планированию панельных дискуссий
Панельные дискуссии проводятся, когда бизнес хочет сотрудничать с другими экспертами в обмене ценной информацией с аудиторией. Эти беседы могут помочь членам аудитории справиться с трудностями на рабочем месте или преодолеть трудности проекта, а также могут помочь установить долгосрочные профессиональные отношения между участниками панели. В этой статье мы определяем элементы панельной дискуссии и объясняем, как подготовиться к следующей панели и управлять ею.
Что такое панельная дискуссия?
Панельная дискуссия обычно состоит из трех-пяти экспертов или лидеров отрасли, модератора и зрителей. Панели могут быть больше или меньше в зависимости от темы, цели обсуждения или размера аудитории.
Панель следует заранее определенному формату, который состоит из обсуждения и сеанса вопросов и ответов, и цель состоит в том, чтобы дать представление о теме панели. Как правило, панельная дискуссия длится от 60 до 90 минут, включая представление, презентации, вопросы и участие аудитории. Панельные дискуссии часто проходят на деловых конференциях, семинарах или встречах.
Элементы успешной панельной дискуссии
Панельная дискуссия следует ряду рекомендаций, которые отличают ее от интервью, лекции или презентации. Вот три основных компонента эффективной панельной дискуссии:
Правильная группа спикеров
Разнообразная группа спикеров помогает сделать панельную дискуссию информативной и информативной. Вы можете рассмотреть спикеров с немного разным опытом в вашей отрасли или спикеров, которые имеют разные области знаний. Приглашая участников дискуссии на обсуждение, полезно провести краткий разговор о масштабах и целях панели, чтобы убедиться, что они подходят для вашего мероприятия.
Эффективный модератор
Модератор контролирует обсуждение, чтобы оно оставалось по теме и в рамках временных ограничений. Модераторы задают участникам дискуссии открытые, специально подобранные вопросы, чтобы начать и поддержать дискуссию. Эффективные модераторы поддерживают обсуждение, следя за тем, чтобы оно было интересным и информативным для аудитории. Работайте с модератором над созданием убедительных вопросов для участников дискуссии, особенно если ваш модератор хорошо знает тему.
Увлекательный формат
Панельная дискуссия следует структуре, которая поощряет участие аудитории, предлагая живой дискурс. В зависимости от темы вы можете выбрать формальный или непринужденный формат. Формальное обсуждение может состоять из короткой презентации и модерируемой сессии вопросов и ответов. Неформальный формат может включать вопросы аудитории и открытую дискуссию с участниками дискуссии.
Рекомендуется определить, сколько времени требуется для панельной дискуссии. Подумайте, будете ли вы включать презентации и как будете форматировать вопросы. Хотя обсуждения обычно длятся от 60 до 90 минут, полезно рассчитать, как разделить время, чтобы поддерживать интересную дискуссию. Например, более формальная и структурированная панельная дискуссия может следовать следующим временным ограничениям:
От 5 до 10 минут для представления участников дискуссии
20-30 минут для презентаций панельных экспертов
20-30 минут на кураторские вопросы
10-15 минут на вопросы аудитории
Как спланировать и провести панельную дискуссию
Вот девять шагов, чтобы спланировать и провести панельную дискуссию:
1. Определите свои намерения
Ваши намерения относительно панели идеально совпадают с целями проведения дискуссии. Например, мероприятие может быть посвящено отраслевым новинкам или преимуществам новой технологической услуги. Как только вы узнаете свои намерения, эта информация направит вас к следующим шагам.
2. Знайте свою аудиторию
Подумайте, кто будет присутствовать на обсуждении. Планируйте темы для обсуждения вокруг того, что их волнует, или проблем, с которыми они сталкиваются. Независимо от того, предназначена ли панельная дискуссия для сотрудников, руководства или заинтересованных сторон, рассмотрите возможность опроса аудитории, чтобы понять темы, которые их затрагивают. Понимание самых больших опасений аудитории помогает направлять ваши кураторские вопросы.
3. Расширьте свои приглашения
После того, как вы определили спикеров и модератора, расширьте свои приглашения с достаточным количеством времени, чтобы при необходимости обеспечить других гостей. Убедитесь, что у вас есть список одного или двух спикеров, которые могут принять участие, если кто-то не сможет присутствовать. Пригласите участников дискуссии, представив тему обсуждения и объяснив, почему их мнение или опыт важны для вашей группы. Предоставьте график любых встреч до обсуждения, дату мероприятия и время, когда вы будете задавать вопросы для рассмотрения. Обязательно подтвердите своих участников как минимум за неделю до даты мероприятия.
4. Информируйте свою аудиторию
Затем вызовите интерес у аудитории, выпустив брошюру или листовку, рекламирующую панельную дискуссию. Включите информацию о ожидаемых темах, краткую биографию спикеров и преимущества посещения. Если вы планируете, чтобы аудитория задавала вопросы участникам дискуссии, рассмотрите возможность добавления адреса веб-сайта или другого способа связи, где аудитория может задавать вопросы до начала панели.
5. Наблюдайте за подготовкой участников дискуссии
Обсудите тему обсуждения с участниками дискуссии и напомните им о ваших целях обсуждения. Если вы хотите, вы можете задать кураторские вопросы вашего модератора перед панелью, чтобы участники дискуссии могли сформировать свои ответы или идеи. Сообщите участникам дискуссии немного о членах аудитории, например, об их возрастном диапазоне, должностных обязанностях или конкретных отраслевых проблемах. Просмотрев эту информацию перед обсуждением, у участников дискуссии есть возможность дать важные ответы, относящиеся к теме.
7. Продумайте макет
То, как вы представляете участников дискуссии, может отражать тон обсуждения. Например, подумайте, не могут ли какие-либо препятствия в настройках вашей панели помешать участию аудитории или способности слышать выступающего. Вы можете расставить стулья по прямой линии для более формального обсуждения или под углом к аудитории для более интимного тона. Если ваше обсуждение проходит в Интернете, полезно заранее протестировать технологию с докладчиками и модератором и назначить дополнительного специалиста для технической помощи.
8. Вовлекайте свою аудиторию
Вовлечение вашей аудитории в событие помогает сохранить их внимание. Если панельная дискуссия включает сеанс вопросов и ответов, направьте аудиторию туда, где они могут задавать вопросы в цифровом виде до начала мероприятия. Вы также можете рассмотреть возможность голосования по вопросам, чтобы участники могли выбрать самые популярные. Если вопросы исходят непосредственно от аудитории во время обсуждения, предоставьте микрофон и решите, лучше ли выделить место для стояния, чтобы участники дискуссии могли более четко слышать вопросы аудитории.
9. Поблагодарите участников и получите обратную связь
Обязательно поблагодарите участников дискуссии и зрителей за участие. Чтобы улучшить будущие панели, вы можете предоставить аудитории и участникам возможность оставить отзыв о мероприятии. Это может помочь вам определить сильные стороны панельной дискуссии и разработать новые темы и идеи для вашего следующего мероприятия.
Советы по проведению панельной дискуссии
Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно провести панельную дискуссию:
Подтвердите все: обязательно подтвердите договоренности об обсуждении, предоставив достаточно времени для внесения изменений. Подтвердите место проведения, докладчиков, модератора и ожидаемое количество зрителей.
Управляйте своим временем. Распределяйте свое время, чтобы убедиться, что вы рассмотрели весь материал и предусмотрели достаточно времени для вопросов. Вы можете предоставить модератору подробное расписание и часы или секундомер, чтобы обсуждение продвигалось вперед, как и планировалось.
Презентации должны быть краткими. Если ваша панель включает в себя такие презентации, как слайд-шоу или видео, постарайтесь свести их к минимуму. Хотя эти инструменты могут помочь информировать вашу аудиторию об идеях участников дискуссии, конечной целью является беседа и обсуждение.