Почему карьерные цели важны для помощников по административным вопросам?

18 ноября 2021 г.

Административные помощники выполняют различные канцелярские обязанности для своих работодателей и часто помогают как клиентам, так и сотрудникам организации. Этим специалистам часто бывает полезно ставить карьерные цели, чтобы они могли улучшить свою работу и повысить производительность. Если вы заинтересованы в административной работе, вам может быть полезно узнать, как ставить эффективные карьерные цели административного помощника. В этой статье мы определяем роль помощника по административным вопросам, описываем, почему для этих специалистов важно ставить карьерные цели, перечисляем шаги для постановки эффективных карьерных целей и даем советы по их определению.

Что такое помощники администратора?

Помощники по административным вопросам – это профессионалы, выполняющие канцелярские обязанности для своих работодателей. Например, они планируют встречи и встречи, отвечают на телефонные звонки и управляют услугами электронной почты для компании. Помощники по административным вопросам обеспечивают эффективную работу офиса, используя определенные навыки, такие как организация и расстановка приоритетов. Они помогают менеджерам, клиентам и другим сотрудникам, отвечая на вопросы и отслеживая встречи. Административный помощник имеет несколько дополнительных обязанностей, в том числе:

• Организация офисных документов

• Создание отчетов

• Инвентаризация офиса

• Документирование встреч

• Создание презентаций

• Проведение исследований, связанных с компанией

• Приветствие посетителей офиса

Почему карьерные цели важны для помощников по административным вопросам?

Постановка карьерных целей для помощников по административным вопросам важна по нескольким причинам, например:

Улучшает производительность

Карьерные цели могут улучшить общую производительность помощника по административным вопросам. Имея цели, эти сотрудники могут более четко понимать свои обязанности. Эти цели обычно конкретны и связаны с личными областями улучшения помощника, что позволяет им улучшать свою работу по мере достижения своих целей. Помощники по административным вопросам также могут измерять свой прогресс по мере достижения карьерных целей. Это важно, потому что позволяет им отслеживать, насколько хорошо они работают. Используя метрики, эти специалисты могут обновить свои цели, если они слишком просты или сложны. Это позволяет им создавать достижимые цели, которые могут обеспечить успех.

Повышает производительность

Карьерные цели также могут повысить производительность помощника по административным вопросам. Постановка реалистичных целей предлагает этим профессионалам четкое руководство по самосовершенствованию и список обязанностей, которые они могут выполнять. Если они выполняют определенное количество целей или задач каждый день, их общая продуктивность может возрасти. Это также выгодно для их компании-работодателя, поскольку ее производство может улучшиться, поскольку несколько компонентов компании зависят от эффективного выполнения задач помощника по административным вопросам.

Развивает навыки расстановки приоритетов.

Хотя все карьерные цели важны, некоторые из них могут иметь более высокий уровень срочности, чем другие. Постановка карьерных целей позволяет помощникам по административным вопросам должным образом развивать свои навыки расстановки приоритетов. Например, они могут решить, является ли планирование еженедельных встреч более срочным, чем ответы на телефонные звонки. Расстановка приоритетов является важным навыком для этих сотрудников, поскольку они обычно выполняют несколько задач каждый рабочий день.

Как ставить административные карьерные цели

Вот пять шагов, которым вы можете следовать, чтобы эффективно ставить административные карьерные цели:

1. Составьте список должностных обязанностей

Первый шаг к постановке карьерных целей — составить исчерпывающий список своих должностных обязанностей. Это могут быть задачи, которые вы выполняете каждый день или периодически. Независимо от сложности каждой задачи, постарайтесь включить каждую в список. Эффективный список включает в себя обязанности, которые работодатель ожидает от вас. При желании вы также можете добавить некоторые обязанности, которые вы хотели бы начать выполнять. Например, если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице, рассмотрите возможность добавления дополнительных обязанностей. После того, как вы составили свой список, вы можете ранжировать их по тому, насколько хорошо, по вашему мнению, вы выполняете каждую задачу.

2. Сравните цели компании

После того, как вы составите список должностных обязанностей, подумайте о целях вашей компании. Если написание этих целей поможет вам, то вы можете создать отдельный список. Вы часто можете найти миссию или заявление вашей компании на ее веб-сайте или обратиться к руководителям за разъяснениями. Например, ваш работодатель может сообщить, что хочет обеспечить удовлетворенность клиентов и высокое качество работы. Перечислив цели компании, попробуйте сравнить их со своими обязанностями, определив, как ваши должностные обязанности помогают достичь этих целей.

3. Разработайте SMART-цели

Следующим шагом является разработка конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени (SMART) целей. Эти характеристики могут помочь вам ставить перед собой достижимые цели и придадут вам уверенности в себе после их достижения. Вот некоторые общие качества целей SMART:

• Конкретность: Это гарантирует, что каждая поставленная вами цель конкретна и что желаемый результат каждой из них ясен. Вместо того, чтобы писать широкое заявление, подумайте о том, чтобы установить цель, которая имеет отдельную задачу, например, создавать новый календарь каждую неделю, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

• Измеримость: отслеживание прогресса каждой цели важно, потому что это позволяет вам определить, достигаете ли вы своих целей или превышаете их. Рассмотрите возможность добавления количественного аспекта к каждой цели, например, сократить время ожидания звонка для клиентов на 10%.

• Достижимый: это позволяет вам гарантировать, что каждая поставленная вами цель остается реалистичной, что важно для постановки целей, которых вы можете достичь. Подумайте о том, чтобы установить цели, которые вы можете выполнить к определенному сроку при наличии надлежащих ресурсов.

• Релевантность: постарайтесь поставить релевантные цели, связанные с вашей ролью помощника по административным вопросам. Например, рассмотрите возможность постановки целей, относящихся к вашим обязанностям, наряду с целями компании.

• Ограничение по времени: Наличие крайнего срока обычно мотивирует профессионалов достигать цели в течение определенного периода времени. Для этого добавьте реалистичный крайний срок, соответствующий каждой цели, например, шесть недель, три месяца или два года, в зависимости от цели.

4. Рассмотрите сопутствующие навыки

После того, как вы создали SMART-цели, рассмотрите некоторые из ваших текущих навыков или способностей, которые вы хотели бы включить в свои задачи или те, которые вы хотели бы развить. Например, вы можете улучшить свои организаторские способности, очищая свой почтовый ящик один раз в день. Другой метод заключается в том, чтобы рассмотреть, какими качествами часто обладает эффективный помощник по административным вопросам. Сравните этот ответ с навыками, которые вы уже используете. Если вы заметили, что у вас нет некоторых важных навыков для вашей роли, подумайте о том, чтобы поставить цель получить их, выполнив определенные задания.

5. Измеряйте свой прогресс

Когда вы достигаете своих целей, старайтесь измерять свой прогресс. Несмотря на то, что цели SMART уже включают в себя измеримые характеристики, по-прежнему важно отслеживать свое развитие. Это поможет вам определить, достигаете ли вы своих целей или вам требуется дополнительная помощь для их достижения. Если вы измеряете свой прогресс, вы также можете соответствующим образом обновлять свои цели и поддерживать мотивацию. Электронная таблица — это один из способов отслеживания вашего прогресса, поскольку она может помочь вам организовать свои цели по их описаниям, срокам и желаемым результатам.

Советы по определению правильных карьерных целей административного помощника

Следуйте этим советам, чтобы определить правильные карьерные цели административного помощника:

Спросите у менеджеров отзывы

Когда вы начнете ставить цели, рассмотрите вопрос о том, чтобы попросить своих менеджеров дать отзыв о вашей работе. Эффективные менеджеры обычно готовы оценить вашу работу и предложить конструктивную обратную связь. Они могут перечислить некоторые из ваших положительных качеств в работе и области, в которых вы могли бы улучшиться. Попробуйте использовать их отзывы для создания карьерных целей. Например, ваш менеджер может сказать вам, что вы можете продолжать развивать свои коммуникативные навыки, что может стать целью вашей карьеры.

Оцените прошлые обзоры производительности

Если у вас есть доступ к вашим прошлым обзорам эффективности, вы можете оценить их для создания новых целей. Обычно в обзорах производительности указываются пути, которые вы могли бы улучшить. Чтение этих оценок и определение того, актуальны ли какие-либо из них, может помочь вам поставить карьерные цели, относящиеся к вашим текущим должностным обязанностям. Например, вы можете поставить перед собой цель проводить инвентаризацию канцелярских товаров два раза в месяц вместо одного раза в месяц, который ваш менеджер включил в прошлый отчет о производительности.

Обратите внимание на свои привычки

Чтобы определить правильные карьерные цели, попробуйте записать свои рабочие привычки. Подумайте о том, чтобы составить список шаблонов, которые вы замечаете у себя во время работы. Например, вы можете заметить, что откладываете ответы на электронные письма. Ссылаясь на эту привычку, вы можете поставить перед собой цель отвечать на электронные письма в течение одного рабочего дня после их получения. Если вы заметили положительные привычки, подумайте о том, чтобы также отметить их и поставить перед собой цель продолжать их улучшать.