Планирование дня: что это такое и как его эффективно использовать

Тайм-менеджмент — это навык, который может пригодиться вам на любой должности в любой отрасли. Заблаговременное планирование — это компонент тайм-менеджмента, который может помочь вам управлять сроками и выполнять поставленные задачи. Планирование дня позволяет вам заглянуть в будущее и создать общий план того, что вы планируете сделать в этот период. В этой статье мы обсудим планирование дня и важность эффективного планирования дня.

Что такое планирование дня?

Планирование дня включает в себя создание плана на конкретный день, включая задачи, которые вам нужны или которые вы хотите выполнить. Многие успешные профессионалы планируют свой рабочий день перед тем, как отправиться в офис или сесть за стол, чтобы приступить к работе. Без дневного планирования легко погрузиться в другие задачи. Вы можете прийти на работу, планируя начать важный проект, но отвлекаетесь на свой почтовый ящик. Входящие электронные письма часто отвлекают тех, кто не планирует эффективно свое время. Могут появиться и другие отвлекающие факторы, затрудняющие выполнение задач.

Планирование дня может выглядеть по-разному для каждого человека, который использует этот инструмент управления временем. Ваши обязательные задачи и типичный рабочий день часто влияют на то, как вы управляете своим временем и более эффективно планируете свой день. Независимо от того, как вы планируете свой день, важно то, что вы уделяете ему время. Многие люди всех профессий испытывают трудности с выполнением всех своих задач, часто чувствуя, что они изо всех сил пытаются что-то сделать. Наличие четкого плана на день поможет вам максимально эффективно использовать время и выполнять самые важные задачи из вашего списка.

Как спланировать свой день

Если идея планирования дня кажется вам непосильной, выполните следующие простые шаги, чтобы опередить свой список дел и подготовиться к предстоящим потребностям.

1. Найдите правильные инструменты

Управление временем упрощается, когда у вас есть инструменты, которые помогут вам следить за своим планом и часто возвращаться к нему. В современном технически подкованном мире цифровые инструменты стали более популярными для планирования дня. Вы можете держать свой план под рукой на своем мобильном устройстве, в то время как многие инструменты планирования доступны на компьютерах, планшетах и ​​​​мобильных телефонах для обеспечения доступности. Вы должны использовать как календарь, так и список дел при планировании дня. Календарь поможет вам управлять важными датами и встречами, а список дел — это место, где вы можете хранить свои задачи и проекты.

Если вы предпочитаете физический планировщик, планировщики в виде книг часто содержат как календари, так и место для создания списков дел. Поиск правильных инструментов для ваших нужд может помочь вам упростить достижение целей планирования.

2. Учитывайте свои потребности и подход

Подход, который вы выберете к планированию предстоящего дня, будет зависеть от ваших потребностей. Если вы работаете на быстро меняющейся работе, вам может понадобиться внести некоторую гибкость в свой день для задач, которые появляются, или сроков, которые меняются. Если у вас, как правило, больше времени для работы над проектами, вы можете планировать свое время более тщательно.

Прежде чем планировать свой день, запишите некоторые из основных потребностей, которые у вас есть, и трудности, с которыми вы можете столкнуться, не имея плана на день. Выявление своих болевых точек поможет вам лучше решить, какой подход выбрать при планировании дня.

3. Определите свои критические задачи

Также полезно определить критические задачи на каждый день и определить, как вы будете их выполнять. Если у вас есть длинный список важных задач, вы можете обнаружить, что в вашем рабочем дне недостаточно часов, чтобы выполнить их все. Научившись расставлять приоритеты в своих задачах, вы сможете решить, какие из них действительно важны, а какие можно отложить до следующего дня или позже в течение недели.

Это может помочь вам определить две или три задачи в вашем списке, которые являются наиболее важными для вас. Эти задачи или проекты могут стать вашими главными приоритетами, независимо от того, выполняете ли вы их в течение дня или добиваетесь значительного прогресса.

4. Создайте ежедневный план

Составление ежедневного плана каждую ночь, который описывает предстоящий день, поможет вам чувствовать себя готовым к предстоящим задачам. Это также может помочь вам определить, когда вам нужно вставать утром, чтобы начать готовиться к новому дню.

В свой ежедневный план вы можете включить любые встречи, которые вам нужны для планирования дня, а также самые важные задачи, которые нужно продвинуть или выполнить. Оцените, сколько времени займет каждая задача или встреча, чтобы составить точный план на день, учитывающий, сколько времени у вас есть на работу.

5. Планируйте самые важные дела

Добавление важных обязательных задач в расписание может создать визуальное представление их уровня приоритета. Если вы используете календарь для планирования каждого дня, создайте встречу для каждой задачи, которая блокирует время, которое вы планируете потратить на работу над критическими задачами. Включите все шаги, необходимые для выполнения задачи, в свой список дел. Например, если вашим главным приоритетом является написание и публикация сообщения в блоге, вы можете включить написание первого черновика, вычитку, добавление любых необходимых ссылок и публикацию окончательной копии в качестве отдельных задач в своем расписании.

6. Подпитывайте свое тело

Обеспечьте свое тело топливом, которое ему необходимо, чтобы оставаться сосредоточенным и энергичным в течение дня. Планирование приемов пищи и закусок и приготовление пищи заранее — полезные способы убедиться, что у вас есть здоровые варианты. Если вы работаете в офисе или в другом месте вдали от дома, подумайте о приобретении инструментов для приготовления пищи, которые позволят вам взять еду и уйти, например контейнеров для еды. Держите полезные закуски наготове и под рукой, например, нарезанные овощи и фрукты, орехи и протеиновые батончики. Обязательно пейте много воды, чтобы избежать обезвоживания.

7. Включите перерывы в свой план

Перерывы в вашем списке дел позволяют вам перенаправить свою энергию на что-то другое и освободить свой разум. Человеческий мозг изо всех сил пытается сосредоточиться на одной задаче более часа или двух за раз, поэтому перерыв может повысить вашу продуктивность. Планируя свой день, предусмотрите несколько перерывов с интервалом в один-два часа. Включив перерыв в свое расписание, вы с большей вероятностью отвлечетесь от работы и на короткое время сосредоточитесь на чем-то другом.

8. Продолжайте возвращаться к своему плану

После того, как вы составили план на день, может возникнуть соблазн отложить его в сторону и сосредоточиться на работе. Однако вы можете быстро забыть о своих важных задачах или упустить из виду то, что вы запланировали на день, особенно если вас отвлекают электронные письма в папке «Входящие» или коллега, который останавливается у вашего стола, чтобы поболтать. Постоянно возвращаясь к своему плану, вы сможете не сбиться с пути и выполнить задачи, которые вы определили как самые важные на день.