План обеспечения непрерывности бизнеса: что это такое и как его составить
15 марта 2021 г.
Планы обеспечения непрерывности бизнеса важны для любой организации и могут помочь подготовить компанию к непредвиденным событиям. Имея план обеспечения непрерывности бизнеса, вы гарантируете, что люди, управляющие вашей компанией, будут хорошо подготовлены в случае аварии.
В этой статье мы обсудим, что такое план обеспечения непрерывности бизнеса, почему он важен и как вы можете создать план обеспечения непрерывности бизнеса для своей компании уже сегодня.
Что такое план обеспечения непрерывности бизнеса?
План обеспечения непрерывности бизнеса — это документ, в котором излагается важная информация о компании, необходимая в случае чрезвычайной ситуации или неожиданного события. Этот план может включать в себя советы и методы восстановления и предотвращения, используемые для защиты компании от угроз, а также для руководства сотрудниками и другим персоналом в случае стихийного бедствия. Большинство предприятий готовят план обеспечения непрерывности бизнеса вскоре после создания компании или позже, чтобы он был готов и доступен в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Чтобы создать план обеспечения непрерывности бизнеса, компания должна сначала определить потенциальные угрозы и чрезвычайные ситуации, с которыми она может столкнуться в течение своей жизни. Общие риски, которые может выявить компания, включают кибератаки и стихийные бедствия (наводнения, ураганы и т. д.). Основная цель состоит в том, чтобы определить, какие события могут повлиять на способность компании работать. После выявления этих рисков план обеспечения непрерывности бизнеса может включать следующее:
Как конкретные угрозы повлияют на способность компании работать
Ущерб, ожидаемый в случае наступления определенного события
Создание и внедрение процедур, которые помогут снизить риски, связанные с угрозой
Регулярное тестирование этих процедур, чтобы убедиться, что они эффективны
Ежегодно (или чаще) пересматривайте план обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы убедиться, что он актуален и эффективен.
Создание плана обеспечения непрерывности бизнеса может помочь компании продолжить работу в условиях стихийного бедствия. Без этого плана компания может потерять доход, увеличить расходы и в целом снизить прибыльность.
Почему важен план обеспечения непрерывности бизнеса?
Наличие актуального плана обеспечения непрерывности бизнеса может быть полезным по ряду причин. Эти планы важны, потому что они предоставляют компании действенные шаги, которые можно предпринять в случае чрезвычайной ситуации. Это может гарантировать, что персонал подготовлен и знает, что делать, чтобы компания продолжала работать, несмотря на неблагоприятные условия.
Кроме того, план обеспечения непрерывности бизнеса важен, поскольку он:
Гарантирует, что все находятся на той же странице в случае чрезвычайной ситуации
Готовит сотрудников к действиям в случае стихийных бедствий
Обучает персонал действиям в определенных чрезвычайных ситуациях.
Помогает компании лучше понять свой страховой полис и подготовиться к тому, что не покрывается полисом
Может предотвратить избыточное время простоя в случае возникновения аварии
Позволяет компаниям узнавать о потенциальных угрозах или слабостях внутри организации
Может позволить предприятиям продолжать обслуживать клиентов, несмотря на чрезвычайную ситуацию
Чем более подробным будет план обеспечения непрерывности бизнеса, тем более подготовленной будет компания, если она когда-либо столкнется с чрезвычайной ситуацией или событием.
Как составить план обеспечения непрерывности бизнеса
Создание плана обеспечения непрерывности бизнеса часто состоит из нескольких шагов, которые компания должна выполнить, чтобы эффективно спланировать аварийную ситуацию. Ниже приведены наиболее часто используемые шаги при разработке плана обеспечения непрерывности бизнеса:
1. Подготовьте анализ влияния на бизнес
Первым шагом в создании плана обеспечения непрерывности бизнеса является формулировка анализа влияния на бизнес. В этом анализе рассматривается, какие функции бизнеса будут затронуты различными бедствиями, а также влияние этих воздействий на организацию.
Анализ воздействия на бизнес должен включать в себя операционные и финансовые последствия, которые потеря бизнеса окажет на компанию, а также когда эта потеря окажет наиболее сильное влияние на компанию. Анализ воздействия на бизнес позволяет организациям определить, какие бизнес-процессы окажут наибольшее влияние на операционные и финансовые функции компании.
2. Определите стратегии восстановления
Как только будет определено влияние, которое потеря бизнеса окажет на компанию, следующим шагом в создании плана обеспечения непрерывности бизнеса будет определение стратегий восстановления, которые можно использовать для восстановления наиболее важных функций бизнеса.
Например, в этом разделе могут быть даны ответы на такие вопросы, как, какие другие средства связи доступны в случае выхода из строя телефонных или компьютерных линий, какие продукты или услуги являются наиболее важными и должны быть восстановлены в первую очередь, и какие проблемы следует решить в течение первых 24 дней. 48 часов после непредвиденного события.
3. Разработайте план и организуйте команды
Многие компании сформируют команду, которая поможет разработать план обеспечения непрерывности бизнеса и его конкретную структуру. Эта группа, как правило, состоит из лиц, которые будут нести ответственность за выполнение плана обеспечения непрерывности бизнеса в случае аварии.
4. Протестируйте команду по обеспечению непрерывности бизнеса и составьте план
Чтобы убедиться, что план эффективен и ясен, а команда способна ему следовать, необходимо провести тесты. Тестирование можно проводить, моделируя различные сценарии риска и заставляя команду исполнять назначенную им роль в каждом сценарии. Команды также должны регулярно проходить обучение и быть в курсе любых изменений в плане или достижениях в области технологий, которые могут помочь во время чрезвычайной ситуации.
Как проанализировать влияние на непрерывность бизнеса
Для многих компаний первым шагом в создании плана обеспечения непрерывности бизнеса является анализ влияния конкретной ситуации на деятельность компании. Чаще всего это называют анализом влияния на бизнес. Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять, чтобы выполнить анализ влияния на бизнес вашей компании:
1. Определить влияние
Анализ воздействия на бизнес должен определить ожидаемое влияние, которое может оказать определенная ситуация на вашу компанию. Например, вы можете рассматривать потерю продаж, задержку доходов, нормативные штрафы, увеличение расходов и неудовлетворенность клиентов как часть воздействия, которое неожиданное событие может оказать на вашу организацию. Вы должны учитывать влияние различных сценариев риска, чтобы ваш список последствий был исчерпывающим.
2. Определите продолжительность и время неожиданного события
Определение того, когда определенный риск окажет наибольшее влияние на вашу компанию, также является важным шагом в анализе влияния на бизнес. Например, если вы столкнулись с отключением электроэнергии посреди ночи, вы можете не потерять много, если вообще бизнес.
Однако, если вы потеряли электроэнергию во время работы или на несколько дней подряд, вы, скорее всего, понесете значительные потери в бизнесе. Кроме того, если вы являетесь розничным магазином, и ваше место затоплено и не работает в течение нескольких недель, предшествующих Рождеству, вы можете потерять гораздо больше клиентов, чем если бы тот же сценарий произошел в более медленный период.
3. Используйте опрос
В дополнение к вышеупомянутым шагам вам также следует рассмотреть возможность опроса персонала в вашей организации, который знаком с ее процессами. Обращение к другим за их мнением о потенциальных последствиях риска может помочь вам охватить все возможные сценарии и лучше подготовиться.