Описание работы и объем работ: основные различия и использование

20 мая 2021 г.

Управление проектами может быть сложной задачей, требующей подробной документации, ведения записей и юридических соглашений между клиентами и командами. При этом менеджеры проектов должны обладать глубоким пониманием различных типов документации, доступной для описания проекта, определения его целей и установления результатов. Если вы профессионал, управляющий проектом и разрабатывающий описание проекта, может быть полезно понять разницу между техническими заданиями и объемами работ. В этой статье мы определяем, что такое техническое задание, что такое объем работ, их ключевые отличия и когда их следует использовать.

Что такое техническое задание?

Техническое задание (SOW) — это документ, в котором излагаются основы проекта и рабочий процесс, необходимый для его завершения. Руководители проектов обычно создают ТЗ, используя описательную структуру, которая четко определяет требования, действия, цели, результаты и сроки конкретного проекта. SOW состоит из различных разделов, описывающих мелкие детали проекта, такие как услуги поставщиков, цены, нормативные требования, условия проектов и стандарты, адаптированные для каждой отрасли. Кроме того, в ТЗ могут быть описаны процессы, необходимые для успеха проекта, а также те, которые могут вызвать проблемы, такие как задержки, несоответствия в исполнении и превышение бюджета.

Руководители проектов обычно должны завершить всеобъемлющий проект ТЗ проекта до начала работы, и все вовлеченные стороны должны согласиться с изложенными условиями. В большинстве случаев SOW представляют собой юридические документы, которые менеджеры проектов используют для поддержания договорных соглашений с клиентами и разрешения любых потенциальных споров о рабочем процессе, оплате и реализации проекта. Этот тип тщательного планирования может помочь профессионалам добиться успеха и смягчить будущие проблемы. В то время как менеджеры проектов разработали различные форматы для написания ТЗ, а некоторые даже используют настраиваемые шаблоны для удовлетворения запросов проекта конкретной организации, вот несколько основных элементов, которые обычно включает ТЗ:

• Цель: В разделе целей ТЗ объясняются мотивы и аргументация проекта.

• Объем работ. Раздел «Объем работ» дает более узкое описание задач, необходимых для завершения проекта, и указывает инструменты, необходимые для выполнения этих задач.

• Место работы: в разделе рабочего задания указано, где члены команды будут выполнять свою работу, где они будут встречаться и где они могут получить доступ к инструментам проекта.

• Период работы: в разделе «Период работы» описывается график проекта, включая время начала и окончания, полное количество часов, приемлемые оплачиваемые часы в течение определенного периода времени и другие вопросы планирования.

• График поставки: График поставки SOW детализирует сроки выполнения определенных продуктов, созданных в рамках проекта.

• Отраслевые стандарты: В ТЗ могут быть описаны конкретные отраслевые стандарты, которых команда должна придерживаться при выполнении своих договорных обязательств на протяжении всего проекта.

• Рекомендации по приемке: в этом разделе клиенты могут указать критерии принятия продукта или услуги, созданных в рамках проекта. Рекомендации по приемке обычно являются объективными элементами.

• Специальные запросы: В этом разделе ТЗ описываются любые специальные инструменты, требования к рабочей силе или договорные позиции, запрошенные клиентами или руководителями проектов, которые не включены в другие разделы. Например, в этом разделе может быть указано, что веб-разработчики, работающие над программным проектом, должны иметь степень бакалавра.

• Контрактные детали: Контрактный раздел ТЗ описывает его как юридический документ, тип соглашения, условия и другие положения, согласованные клиентами и менеджерами проекта.

• График платежей: график платежей SOW описывает график приемки проекта, бюджет, сроки платежей и то, как клиенты должны осуществлять платежи.

• Разное: в разделе «Разное» ТЗ будут подробно описаны все элементы проекта, которые не являются частью важных переговоров между клиентом и менеджером проекта. Руководители проектов могут перечислить в этом разделе элементы особой важности, чтобы избежать недосмотра.

Что такое объем работ?

Объем работ — это раздел в ТЗ, описывающий пошаговые процессы, с помощью которых профессионалы могут достичь целей проекта. Объем работ описывает конкретные услуги, которые команда должна контролировать для завершения определенного проекта, лица, которые будут предоставлять эти услуги, конкретные задачи и процессы, адаптируемые элементы в рамках этих процессов и ожидаемые результаты. В то время как многие профессионалы путают объем работ и ТЗ из-за их очевидного сходства и взаимосвязи, менеджеры проектов обычно должны понимать разницу между этими двумя типами описаний проектов, поскольку они функционируют уникальным образом и служат разным целям.

В то время как SOW может указывать, чего должен достичь проект, объем работ может указывать, как команда ожидает достижения этих целей. Например, если клиент набирает команду для создания новой системы управления контентом (CMS), другие компоненты SOW будут предоставлять подробную информацию об общей цели проекта, графике, местоположении, бюджете, договоре, графике платежей и точных запросах клиента. В качестве альтернативы объем работ должен содержать подробную информацию о том, как будет выглядеть CMS, кто отвечает за разработку системы, какие функции будут доступны, а также другие важные детали, создающие общее понимание.

Ключевые различия между заявлениями и объемами работ

Есть несколько факторов, которые отличают SOW и объемы работ друг от друга. Вот основные различия между этими двумя типами описаний проектов:

Цель

Целью SOW является описание всей структуры проекта и того, что проект направлен на завершение с точки зрения общих результатов. Он широко определяет проект, обязанности каждой стороны и ожидания в отношении таких элементов, как бюджет и сроки. Для сравнения, цель объема работ состоит в том, чтобы определить конкретные задачи для выполнения сотрудниками, как они должны их выполнять и какие инструменты они должны использовать для выполнения таких задач.

Функция

Функция SOW состоит в том, чтобы планировать проект и помогать руководителям проектов развивать инфраструктуру рабочего процесса, необходимую для завершения проекта. Руководители проектов могут контролировать работу фрилансеров, подрядчиков и поставщиков, используя компоненты, указанные в ТЗ. Для сравнения, функция объема работ состоит в том, чтобы определить соответствующую роль каждого специалиста в проекте, их требования к производительности, задачи, которые выполняет каждая роль, соответствующие политики, которых они должны придерживаться, а иногда даже включать структуру распределения работ (WBS). Это позволяет сотрудникам и заинтересованным сторонам выполнять задачи на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Длина

ТЗ может быть длинным документом, состоящим из различных компонентов, как указано выше. В среднем SOW составляет примерно 12 страниц, но эта длина может варьироваться в зависимости от конкретного проекта. В качестве альтернативы объем работ обычно представляет собой гораздо более короткое описание, поскольку он включен как отдельный компонент в сам ТЗ.

Когда использовать техническое задание по сравнению с объемом работ

Хотя объем работ является одним из компонентов, включаемых в ТЗ, они служат разным целям. При этом вы должны быть в состоянии определить, когда использовать SOW или будет ли объем работ более подходящим для описания целей вашего проекта. Вот краткое описание того, когда использовать каждый тип описания в управлении проектом:

Техническое задание

Вы должны использовать SOW для создания плана всего проекта, целей, местоположения, графика, результатов, стандартов, запросов клиентов, графика платежей и деталей контракта. Руководители проектов могут использовать ТЗ в качестве тщательного инструмента планирования для наблюдения за проектами от их появления до стадии завершения. Таким образом, ТЗ обычно представляют собой подробные документы, обобщающие различные элементы проекта.

Объем работ

Вы должны использовать объем работ в рамках ТЗ, чтобы разработать рабочий процесс, который будет вести проект к завершению, и описать различные роли в проекте. Руководители проектов могут использовать области для подробного описания задач и процессов, помочь членам команды понять их конкретные роли, наметить ожидаемые требования к производительности и установить временные рамки для выполнения работы.