Онлайн-выставление счетов: преимущества, практическое руководство и пример
14 апреля 2022 г.
Отправка своевременных счетов-фактур — один из лучших способов гарантировать клиентам своевременную оплату приобретаемых товаров и услуг. Одним из популярных вариантов для предприятий является автоматизация, которая позволяет отправлять счета-фактуры онлайн. Узнав больше об этих методах ведения бухгалтерского учета, вы сможете повысить свой профессионализм в работе с клиентами и повысить прибыльность. В этой статье мы рассмотрим онлайн-выставление счетов, в том числе его преимущества и элементы, обсудим способы создания онлайн-счета и приведем пример, который поможет вам создать свой собственный.
Что такое онлайн-выставление счетов?
Онлайн-выставление счетов-фактур — это процесс выставления счетов клиенту онлайн без распечатки и отправки копий клиентам по почте. Онлайн-выставление счетов-фактур может быстро дойти до клиента по электронной почте или через онлайн-портал и избежать любых задержек и сбоев, связанных с бумажным процессом выставления счетов. Компании, которые используют онлайн-выставление счетов в качестве метода выставления счетов, часто предлагают своим клиентам возможность онлайн-оплаты.
Вы можете создать счет-фактуру онлайн, используя различные типы программного обеспечения или инструментов для выставления счетов. Веб-сайты онлайн-платежей позволяют отправлять счета клиентам с помощью легко настраиваемых шаблонов. Они также помогают отслеживать платежи, рассчитывать налоги и использовать функцию отчетности в режиме реального времени для измерения прогресса бизнеса.
Преимущества выставления счетов онлайн
Вот несколько преимуществ онлайн-счетов:
Более быстрые платежи: вы можете ускорить платежи клиентов с помощью онлайн-выставления счетов, что помогает создать здоровый денежный поток. Онлайн-счет также позволяет вашим клиентам легко отправлять платежи, не чувствуя себя неудобно, особенно если у вас есть вариант онлайн-оплаты.
Автоматизация: автоматизированное онлайн-выставление счетов позволяет отправлять много копий одновременно или отправлять повторяющиеся счета постоянным клиентам. Изменив настройку, вы можете создать систему для регулярной своевременной отправки счетов каждый раз.
Удобство: онлайн-выставление счетов-фактур позволяет настроить шаблон таким образом, чтобы каждый счет-фактура требовал наименьшего количества новых входных данных. Вы также можете отредактировать счет на любом этапе, чтобы внести ясность для клиента или удовлетворить его в соответствии с соглашениями.
Экономия времени: онлайн-выставление счетов эффективно и может помочь снизить трудозатраты. В отличие от традиционного выставления счетов, которое должно выполняться с помощью офисных компьютеров и почтового отделения, вы можете удаленно отправлять онлайн-счета с помощью любого подключенного телефона, планшета или компьютера.
Цифровой бумажный след: онлайн-выставление счетов-фактур позволяет отслеживать записи о дебиторской задолженности с помощью цифровых счетов-фактур вместо традиционной регистрации, которая уязвима для потери или повреждения. Цифровое выставление счетов-фактур также может предоставить подтверждение получения и оплаты счета клиента.
Бесконтактная доставка: онлайн-выставление счетов позволяет компаниям работать с клиентами, не встречаясь с ними физически для запроса платежей. Онлайн-счета демонстрируют профессионализм и доверие обеих сторон.
Как создать онлайн счет-фактуру
Вы можете создавать онлайн-счета с помощью Microsoft Word, Microsoft Excel или с помощью бесплатного инструмента для создания счетов. Рассмотрите возможность выполнения шагов в этих методах, чтобы помочь вам создать счет, который соответствует вашим потребностям:
Microsoft Word
В Microsoft Word есть несколько профессиональных шаблонов, которые вы можете легко редактировать и сохранять для последующего использования. После настройки счета вы можете отправить его клиенту напрямую по электронной почте. Выполните следующие действия, чтобы создать счет в Microsoft Word:
Откройте документ Word и перейдите в «Файл». Нажмите «Создать» и выберите «Шаблон счета-фактуры». Вы также можете искать из главного меню.
Найдите шаблоны счетов, чтобы выбрать шаблон счета, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
Добавьте информацию о своей компании в профессиональный заголовок, например, название компании, адрес электронной почты, номер телефона и логотип компании.
Заполните информацию о клиенте, как правило, на противоположной стороне или ниже вашего адреса. Включите информацию о ваших клиентах, такую как имя, номер телефона и номер счета. Удалите все разделы, которые вам не нужны.
Word автоматически включает номер счета-фактуры, но вы можете настроить его так, чтобы он соответствовал текущему номеру счета-фактуры.
Включите описание продукта или услуги вместе с ценами.
Подсчитайте сумму и выделите ее жирным шрифтом. Укажите, какие способы оплаты принимаются и какие сроки требуются для оплаты.
Как только вы будете удовлетворены счетом, загрузите и отправьте его своему клиенту.
Майкрософт Эксель
Excel предлагает несколько удобных шаблонов счетов, которые можно сохранять и отправлять клиентам. Выполните следующие действия, чтобы создать онлайн-счет с помощью Microsoft Excel:
Откройте новую книгу из меню «Файл» и найдите «Счета» в диалоговом окне слева.
Выберите шаблон счета-фактуры, который соответствует вашим потребностям, из множества шаблонов счетов-фактур для базовых продуктов и шаблонов счетов-фактур для конкретных услуг.
Добавьте информацию о компании, такую как имя, логотип, адрес электронной почты, номер телефона и адрес.
Заполните поля клиента, такие как имя и идентификатор клиента, номер телефона и другую информацию о клиенте.
Присвойте текущему счету-фактуре уникальный номер счета-фактуры.
Опишите задействованные услуги и продукты и их стоимость.
Подсчитайте общее количество. Укажите принятые способы оплаты и срок оплаты.
Отредактируйте свой счет, сохраните и отправьте его.
Генератор счетов
Вы также можете воспользоваться онлайн-генератором счетов. Это может быть бесплатный генератор счетов или вы можете платить за премиум-функции. Различные платформы предоставляют разные шаблоны выставления счетов и преимущества, поэтому вы можете просмотреть эти функции, прежде чем принимать решение о своем программном обеспечении. Выполните следующие действия, чтобы создать онлайн-счет с помощью генератора счетов:
Выберите шаблон счета для вашего клиента.
Добавьте информацию о своем бизнесе.
Введите информацию о вашем клиенте.
Предоставьте информацию, относящуюся к счету, например описание продукта или услуги с подробной стоимостью и датами.
Подсчитайте общее количество. Укажите принимаемые способы оплаты и срок оплаты.
Добавьте цифровую подпись.
При желании установите повторяющиеся счета.
Поделитесь счетом по электронной почте.
Что включить в онлайн-счет
Знание основных элементов онлайн-счета может прояснить процесс выставления счета и помочь вам получать своевременные платежи. Это также может помочь вам систематизировать информацию о ваших счетах-фактурах. Вот что нужно включить в онлайн-счет:
Счет-фактура. В счетах-фактурах должно быть слово «Счет-фактура», часто выделенное жирным шрифтом, другим цветом или более крупным шрифтом. Это помогает клиенту понять, что документ представляет собой запрос на оплату, а не цитату, квитанцию или кредит-ноту.
Номер счета-фактуры. Каждый счет-фактура идентифицируется уникальным номером, часто расположенным в разделе информации о клиенте после номера или идентификатора счета клиента. Каждый счет-фактура имеет уникальный номер для цифрового отслеживания и ссылки.
Адрес и название компании: для подрядчиков и компаний вы можете указать название и адрес компании. Фрилансеры могут указать свои имена, адрес или номер телефона, которые клиенты могут использовать для связи с ними в случае возникновения споров.
Имя и адрес клиента. Чтобы ваш клиент знал, что счет принадлежит ему, вы можете указать название компании и его адрес.
Описание услуг или товаров. Предоставьте подробное описание услуг, за которые вы выставляете счет, с каждой услугой или продуктом в отдельной строке для четкой идентификации.
Дата поставки: также известная как дата поставки, дата поставки — это когда вы доставили товар или предоставили услугу. В большинстве случаев дата поставки отличается от даты выставления счета, но обычно не превышает 30 дней.
Дата выставления счета: это дата выставления счета, а не даты поставки товаров или услуг.
Общая сумма за товары или услуги: в большинстве счетов-фактур отдельные суммы для каждой услуги или товара. Они также рассчитывают окончательную общую сумму к оплате.
Условия оплаты: Определите условия оплаты, согласованные с клиентом, например, оплата в течение 30 дней.
Принятые способы оплаты. Перечислите способы оплаты, которые ваши клиенты могут использовать для оплаты, например онлайн-платеж или адрес электронной почты.
Пример онлайн-счета
Создавая собственные онлайн-счета, рассмотрите следующий пример:
Счет
Приключения на болотах
245 Сьерра Др.
Вэлли-роуд, Калифорния
555-444-3333
Mooradventures@email.com
Mooradventures.com
*Плательщик:
Маунтин Вью Отель
678 Сьерра Доктор
Брукфилд, Калифорния
Mountainview@email.com
444-333-2222
Аккаунт №12087*
*Счет: 009
Дата: 24 марта 2020 г.
Срок сдачи: 24 апреля 2020 г.
Условия: Нетто 30*
* Дата: 22 марта 2020 г.
Деятельность: Транспорт в парк
Количество: 60 человек
Стоимость: 40 долларов США с человека.
Итого: 2400 долларов США.
Скидка 10%: -$240
Налог 8,00%: $192*
Итого: 2352 доллара США