Офис-администратор и офис-менеджер: в чем разница?
Каждому офису нужна сильная команда специалистов по административной поддержке для эффективной работы офиса. Если вам нравится работать в быстро меняющейся среде, где вы несете прямую ответственность за то, чтобы все работало гладко и хорошо организовано, вы можете найти карьеру офисного администратора или офис-менеджера очень полезной. Хотя некоторые люди используют термины «офис-администратор» и «офис-менеджер» как синонимы, между этими двумя ролями есть несколько ключевых различий.
Знание этих различий может помочь вам определить, какой из этих путей административной карьеры подходит именно вам. В этой статье мы обсуждаем различия между офисным администратором и офис-менеджером на основе типичных должностных обязанностей, необходимых навыков, уровня образования, опыта и средней заработной платы для каждой должности.
Чем занимается офисный администратор?
Администратор офиса — это специалист по административной поддержке, который использует процессы, ориентированные на технический аспект эффективного и стратегического управления офисом. Общие обязанности и ответственность для роли офисного администратора могут меняться изо дня в день, но обычно включают в себя:
Организация файлов, счетов, заказов на покупку и квитанций
Обеспечение точности и систематизации всех календарей
Планирование и организация встреч и мероприятий
Организация командировок для руководителей
Приветствие клиентов и посетителей по прибытии в офис
Отвечать на телефонные звонки и отвечать на голосовые сообщения и электронные письма
Поддержание офиса в чистоте и порядке
Эксплуатация и техническое обслуживание офисного оборудования, такого как компьютеры и копировальные аппараты
Проверка и поддержание запасов канцелярских товаров, заказ новых расходных материалов по мере необходимости
Изучение и оценка потенциала приобретения новой офисной техники
Написание отчетов и подготовка презентаций
Подробнее: Узнайте о том, как быть администратором Office
Чем занимается офис-менеджер?
Офис-менеджер является членом руководящей группы, который наблюдает за административным вспомогательным персоналом офиса. Офис-менеджеры используют процессы, направленные на поддержание позитивной рабочей среды, чтобы офис работал эффективно и продуктивно. Общие обязанности и ответственность офис-менеджера могут различаться в зависимости от компании, в которой он работает, но обычно включают в себя:
Управление офисными процессами, такими как планирование и начисление заработной платы, для обеспечения эффективной работы офиса.
Гарантия того, что офисные сотрудники и персонал счастливы и продуктивны
Найм новых сотрудников и контроль существующих сотрудников
Ведущие программы ориентации и обучения сотрудников
Работа с административным персоналом офиса для разработки целей и приоритетов
Выслушивание и решение вопросов от административного персонала офиса
Составление и управление бюджетом офиса и бухгалтерской деятельностью
Написание отчетов и проведение презентаций по эффективности офиса для высшего руководства
Экскурсия по офису для клиентов или гостей
Назначение встреч с поставщиками офиса
Офис-администратор против офис-менеджера
В следующих разделах обсуждаются различия между офисным администратором и офисным менеджером на основе:
Обязанности
Навыки и умения
Образование
Опыт
Зарплата
Обязанности
Основное различие между обязанностями офисного администратора и офис-менеджера заключается в их уровне старшинства и полномочий. Администраторы офиса обычно несут ответственность за повседневную деятельность, которая обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса. Офис-менеджеры, как правило, несут ответственность за создание и управление политиками и процедурами офиса, а также за надзор за административным персоналом офиса, чтобы обеспечить их обучение, инструменты, ресурсы и поддержку, необходимые им для того, чтобы быть счастливыми и продуктивными.
Навыки и умения
Навыки, необходимые для достижения успеха в качестве офисного администратора или офис-менеджера, имеют несколько сходств и различий.
Основные сильные стороны, необходимые для успеха в роли офисного администратора, включают:
Навыки тайм-менеджмента
Навыки исследования и анализа
Компьютерные и технологические навыки
Большое внимание к деталям
Основные сильные стороны, необходимые для успеха в роли офис-менеджера, включают в себя:
Аналитические навыки
Лидерские качества
Бюджетирование
Навыки принятия решений
Решение конфликта
Эмоциональный интеллект
Как офисным администраторам, так и офисным менеджерам также необходимы следующие сильные стороны, чтобы быть успешными в своих ролях:
Организация
Гибкость
Навыки общения
Способность к многозадачности
Отраслевые знания и опыт
Образование
Чтобы стать офисным администратором или офис-менеджером, вам нужно как минимум диплом средней школы. Многие офисные администраторы начинают свою карьеру до получения высшего образования, но на должности офис-менеджеров большинство работодателей предпочитают кандидатов, имеющих как минимум степень младшего специалиста. Степень бакалавра в таких областях, как менеджмент, бизнес-администрирование или информационные технологии, может дать кандидатам преимущество при подаче заявления на любую из этих должностей.
Опыт
Опыт, необходимый для того, чтобы стать офисным администратором или офис-менеджером, зависит от работодателя. Как правило, работодатели отдают предпочтение кандидатам с административным опытом не менее одного-двух лет на должность офис-администратора и не менее двух-четырех лет на должность офис-менеджера. Сильный опыт руководства или управления также полезен для кандидатов, которые хотят стать офис-менеджером. Некоторые работодатели также отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в отрасли, в которой работает компания.
При приеме на работу офисные администраторы обычно проходят обучение на рабочем месте, чтобы изучить системы, процессы и процедуры, которые использует офис. Это обучение обычно длится от нескольких недель до одного месяца. Офисным администраторам, работающим в медицинских или технических областях, может потребоваться более обширная подготовка в их конкретной области. Большинство офисных менеджеров не проходят обучение на рабочем месте, когда начинают свою работу, потому что они уже имеют обширный административный и руководящий опыт, который подготовил их к своей роли. По мере того, как они набираются опыта в своей роли, офисные администраторы могут повышаться до должности офис-менеджера.
Зарплата
Зарплата офисного администратора и офис-менеджера может варьироваться в зависимости от их географического положения, размера компании, в которой они работают, их уровня образования и количества соответствующего опыта. Как правило, офис-менеджеры получают более высокую базовую зарплату, чем офисные администраторы. Офис-менеджеры также могут получать дополнительную компенсацию, например премии. Вот средние зарплаты для этих должностей:
Средняя базовая зарплата офисного администратора в США: 34 021 доллар в год
Средняя базовая зарплата офис-менеджера в США: 49 657 долларов в годплюс средний денежный бонус в размере 3000 долларов США в год.
Вакансии, похожие на офисных администраторов и офис-менеджеров
Если вам нравится помогать офису или организации работать бесперебойно, есть много вакансий, которые стоит рассмотреть. Вот 10 профессий, похожих на офисного администратора и офис-менеджера: