Офис-администратор и офис-менеджер: в чем разница?

Каждому офису нужна сильная команда специалистов по административной поддержке для эффективной работы офиса. Если вам нравится работать в быстро меняющейся среде, где вы несете прямую ответственность за то, чтобы все работало гладко и хорошо организовано, вы можете найти карьеру офисного администратора или офис-менеджера очень полезной. Хотя некоторые люди используют термины «офис-администратор» и «офис-менеджер» как синонимы, между этими двумя ролями есть несколько ключевых различий.

Знание этих различий может помочь вам определить, какой из этих путей административной карьеры подходит именно вам. В этой статье мы обсуждаем различия между офисным администратором и офис-менеджером на основе типичных должностных обязанностей, необходимых навыков, уровня образования, опыта и средней заработной платы для каждой должности.

Чем занимается офисный администратор?

Администратор офиса — это специалист по административной поддержке, который использует процессы, ориентированные на технический аспект эффективного и стратегического управления офисом. Общие обязанности и ответственность для роли офисного администратора могут меняться изо дня в день, но обычно включают в себя:

• Организация файлов, счетов, заказов на покупку и квитанций

• Обеспечение точности и систематизации всех календарей

• Планирование и организация встреч и мероприятий

• Организация командировок для руководителей

• Приветствие клиентов и посетителей по прибытии в офис

• Отвечать на телефонные звонки и отвечать на голосовые сообщения и электронные письма

• Поддержание офиса в чистоте и порядке

• Эксплуатация и техническое обслуживание офисного оборудования, такого как компьютеры и копировальные аппараты

• Проверка и поддержание запасов канцелярских товаров, заказ новых расходных материалов по мере необходимости

• Изучение и оценка потенциала приобретения новой офисной техники

• Написание отчетов и подготовка презентаций

Подробнее: Узнайте о том, как быть администратором Office

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджер является членом руководящей группы, который наблюдает за административным вспомогательным персоналом офиса. Офис-менеджеры используют процессы, направленные на поддержание позитивной рабочей среды, чтобы офис работал эффективно и продуктивно. Общие обязанности и ответственность офис-менеджера могут различаться в зависимости от компании, в которой он работает, но обычно включают в себя:

• Управление офисными процессами, такими как планирование и начисление заработной платы, для обеспечения эффективной работы офиса.

• Гарантия того, что офисные сотрудники и персонал счастливы и продуктивны

• Найм новых сотрудников и контроль существующих сотрудников

• Ведущие программы ориентации и обучения сотрудников

• Работа с административным персоналом офиса для разработки целей и приоритетов

• Выслушивание и решение вопросов от административного персонала офиса

• Составление и управление бюджетом офиса и бухгалтерской деятельностью

• Написание отчетов и проведение презентаций по эффективности офиса для высшего руководства

• Экскурсия по офису для клиентов или гостей

• Назначение встреч с поставщиками офиса

Офис-администратор против офис-менеджера

В следующих разделах обсуждаются различия между офисным администратором и офисным менеджером на основе:

• Обязанности

• Навыки и умения

• Образование

• Опыт

• Зарплата

Обязанности

Основное различие между обязанностями офисного администратора и офис-менеджера заключается в их уровне старшинства и полномочий. Администраторы офиса обычно несут ответственность за повседневную деятельность, которая обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса. Офис-менеджеры, как правило, несут ответственность за создание и управление политиками и процедурами офиса, а также за надзор за административным персоналом офиса, чтобы обеспечить их обучение, инструменты, ресурсы и поддержку, необходимые им для того, чтобы быть счастливыми и продуктивными.

Навыки и умения

Навыки, необходимые для достижения успеха в качестве офисного администратора или офис-менеджера, имеют несколько сходств и различий.

Основные сильные стороны, необходимые для успеха в роли офисного администратора, включают:

• Навыки тайм-менеджмента

• Навыки исследования и анализа

• Компьютерные и технологические навыки

• Большое внимание к деталям

Основные сильные стороны, необходимые для успеха в роли офис-менеджера, включают в себя:

• Аналитические навыки

• Лидерские качества

• Бюджетирование

• Навыки принятия решений

• Решение конфликта

• Эмоциональный интеллект

Как офисным администраторам, так и офисным менеджерам также необходимы следующие сильные стороны, чтобы быть успешными в своих ролях:

• Организация

• Гибкость

• Навыки общения

• Способность к многозадачности

• Отраслевые знания и опыт

Образование

Чтобы стать офисным администратором или офис-менеджером, вам нужно как минимум диплом средней школы. Многие офисные администраторы начинают свою карьеру до получения высшего образования, но на должности офис-менеджеров большинство работодателей предпочитают кандидатов, имеющих как минимум степень младшего специалиста. Степень бакалавра в таких областях, как менеджмент, бизнес-администрирование или информационные технологии, может дать кандидатам преимущество при подаче заявления на любую из этих должностей.

Опыт

Опыт, необходимый для того, чтобы стать офисным администратором или офис-менеджером, зависит от работодателя. Как правило, работодатели отдают предпочтение кандидатам с административным опытом не менее одного-двух лет на должность офис-администратора и не менее двух-четырех лет на должность офис-менеджера. Сильный опыт руководства или управления также полезен для кандидатов, которые хотят стать офис-менеджером. Некоторые работодатели также отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в отрасли, в которой работает компания.

При приеме на работу офисные администраторы обычно проходят обучение на рабочем месте, чтобы изучить системы, процессы и процедуры, которые использует офис. Это обучение обычно длится от нескольких недель до одного месяца. Офисным администраторам, работающим в медицинских или технических областях, может потребоваться более обширная подготовка в их конкретной области. Большинство офисных менеджеров не проходят обучение на рабочем месте, когда начинают свою работу, потому что они уже имеют обширный административный и руководящий опыт, который подготовил их к своей роли. По мере того, как они набираются опыта в своей роли, офисные администраторы могут повышаться до должности офис-менеджера.

Зарплата

Зарплата офисного администратора и офис-менеджера может варьироваться в зависимости от их географического положения, размера компании, в которой они работают, их уровня образования и количества соответствующего опыта. Как правило, офис-менеджеры получают более высокую базовую зарплату, чем офисные администраторы. Офис-менеджеры также могут получать дополнительную компенсацию, например премии. Вот средние зарплаты для этих должностей:

• Средняя базовая зарплата офисного администратора в США: 34 021 доллар в год

• Средняя базовая зарплата офис-менеджера в США: 49 657 долларов в годплюс средний денежный бонус в размере 3000 долларов США в год.

Вакансии, похожие на офисных администраторов и офис-менеджеров

Если вам нравится помогать офису или организации работать бесперебойно, есть много вакансий, которые стоит рассмотреть. Вот 10 профессий, похожих на офисного администратора и офис-менеджера:

1. Административный координатор

2. Администратор фронт-офиса

3. Административный менеджер

4. Администратор исполнительных служб

5. Главный управляющий

6. Координатор специальных программ

7. Менеджер административной поддержки

8. Офисный помощник

9. Операционный менеджер

10. Офисный клерк