Написание обязанностей офисного помощника в вашем резюме (с советами и примерами)

22 февраля 2021 г.

Работа офисным помощником включает в себя выполнение ряда задач административной поддержки для обеспечения эффективной работы офиса. При подготовке своего резюме вы можете вдумчиво подчеркнуть эти обязанности, чтобы представить свой профессиональный опыт и согласовать свои прошлые обязанности с вашими будущими карьерными устремлениями. Прежде чем подать заявку на работу, убедитесь, что ваше резюме максимально эффективно, вдумчиво описав свои обязанности офисного помощника. В этой статье мы объясним обязанности офисного помощника и как обсудить их в резюме, кратко рассмотрев каждую обязанность.

Что входит в обязанности офис-ассистента?

Вы можете продемонстрировать свои способности к офисному администрированию, тщательно выбрав ключевые обязанности офисного помощника и включив их в свое резюме. Обязанности офисного помощника сосредоточены на поддержании эффективности, своевременной связи в офисе. Это включает в себя управление запросами от клиентов, координацию графиков, хранение и отслеживание ключевых документов, подготовку отчетов и общую поддержку текущих проектов. Офисные помощники оказывают непосредственную поддержку большинству своих коллег, работающих в офисе, гарантируя, что у них есть инструменты и расходные материалы, необходимые для выполнения их ролей в команде.

Примеры обязанностей офисного помощника, которые вы могли бы подчеркнуть в резюме, включают:

• Проведение исследований

• Управление записями

• Отвечать на звонки и принимать сообщения

• Управление заработной платой

• Внесение информации в базы данных

• Заказ и отслеживание офисного инвентаря

• Приветствуя посетителей

• Отправка и получение почты

• Сбор квитанций, заказов на покупку и информации о бюджете

• Написание заметок

Как написать резюме офис-менеджера описание обязанностей

Как только вы поймете типы обязанностей и навыков, на которые следует ориентироваться в своем резюме, вы можете начать создание мощных заявлений о своем опыте работы помощником в офисе. Разделы обязанностей вашего офисного помощника должны подчеркивать ваши основные обязанности на каждой соответствующей должности. Чтобы перечислить обязанности офисного помощника таким образом, чтобы заинтересовать работодателей, попробуйте выполнить следующие действия:

1. Записывайте свой распорядок дня

Чтобы создать точное описание своих обязанностей офисного помощника, начните с размышлений обо всех повседневных задачах, которые вы выполняли, работая офисным помощником или связанной с ним ролью. Проведите мозговой штурм всех обязанностей, за которые вы отвечали, создав список задач, которые составляют ваш стандартный распорядок дня. Включите как первоочередные проекты, так и небольшие канцелярские задачи, чтобы предоставить подробный обзор вашей роли в компании. Сделайте это для каждой позиции, которую вы хотите включить, чтобы у вас был хороший банк информации об опыте работы, который вы могли бы преобразовать в сильное резюме.

2. определить влияние каждой задачи

Рядом с каждой из ваших обязанностей напишите, как эта задача повлияла на вас, вашу команду, работодателей, клиентов или заказчиков. Связывание каждой из ваших обязанностей с влиянием, которое она оказала на рабочее место, — отличный способ активно продемонстрировать работодателям, что вы можете быть успешным офисным помощником. Перечислите имеющиеся у вас доказательства того, что вы успешно выполнили свою работу, например, статистику производительности или объем выполненных вами задач. Рассмотрение каждой обязанности с точки зрения того, какую пользу она может принести работодателю, может помочь вам написать более привлекательное заявление о приеме на работу.

3. Просмотрите объявления о вакансиях офисного помощника.

Найдите списки вакансий офисных помощников и посмотрите на обязанности, которые они перечисляют как часть описания работы. Сравните обязанности в этих сообщениях с информацией, которую вы собрали о своем профессиональном опыте в качестве офисного помощника. Это поможет вам начать оттачивать свое резюме, выбрав наиболее важные обязанности для обсуждения в резюме.

Указание обязанностей, которые обычно появляются в объявлениях о вакансиях, может помочь сделать ваше резюме более релевантным для открытых вакансий. Запишите общие ключевые слова, которые появляются в объявлениях о вакансиях офисного помощника, чтобы вы знали, какой язык и фразы использовать при обсуждении своих обязанностей.

4. Целевые административные навыки

Опишите свои обязанности таким образом, чтобы подчеркнуть навыки, которые вы использовали для выполнения задачи, а не просто говорить о самой задаче. Указав административные, канцелярские навыки и навыки обслуживания клиентов в каждой записи своего резюме, вы можете показать, как вы перенесете свой опыт работы на новую должность. Например, говоря о том, как вы отвечали на телефонные звонки в офисе, вы можете рассказать о своем общении, организации и внимании к деталям. Такой обзор своих обязанностей подчеркивает вашу способность не только отвечать на звонки в новом офисе, но и выполнять любые другие задачи, связанные с этими навыками.

5. Распределите обязанности по важности

После того, как вы решили, какие обязанности включить в свое резюме, обобщите их в виде маркированного списка и отсортируйте по степени важности для вашей должности. Работодатели могут потратить совсем немного времени на просмотр резюме, поэтому важно привлечь их внимание в начале резюме, выбрав наиболее привлекательные аспекты вашего административного опыта. Размещение наиболее важных обязанностей в верхней части каждого раздела подчеркивает для работодателей, что ваш опыт соответствует их вакансиям офисного помощника.

6. Подбирайте действенные слова

Выбрав обязанности, которые вы хотите включить в каждую работу, и отсортировав их в схему, начните превращать каждый пункт списка в мощное заявление о ваших обязанностях. Используйте сильные слова действия, которые кратко описывают ваши действия и результаты ваших усилий. Поскольку у вас есть ограниченное количество места в резюме для обсуждения вашего опыта, тщательно выбирайте словарь, который выражает важность вашей роли в одном предложении.

7. Ищите повторяющуюся информацию

Как офисный помощник, у вас, возможно, были аналогичные обязанности на всех ваших прошлых должностях. Вы по-прежнему должны стремиться внести разнообразие и ценность в свое резюме, включив уникальные обязанности в каждый раздел. Прочитайте все должности и связанные с ними обязанности, ища любые задачи, о которых вы уже говорили. Если вам приходится говорить о повторяющихся обязанностях, используйте синонимы и говорите о разных аспектах задачи вместо того, чтобы копировать один и тот же язык в обеих записях.

8. Отредактируйте для ясности

Поскольку офисные помощники играют ключевую роль в обеспечении четкого общения от имени своих коллег, особенно важно, чтобы резюме офисных помощников были четкими и не содержали ошибок. Прочитайте каждую обязанность и отредактируйте грамматику, орфографию и поток. Убедитесь, что каждая должность имеет тот же формат маркированного списка обязанностей, что и ваша прежняя должность. Используйте прошедшее время для предыдущих должностей и настоящее время для вашей текущей роли при описании каждой из ваших ключевых обязанностей.

Пример резюме офис-менеджера

Вот пример резюме офисного помощника с примерным описанием обязанностей в резюме, которое вы можете использовать в качестве руководства:

Николас Морелли nicholas.morelli@email.com
555-555-5555

*Цель
Профессиональный офис-менеджер с отличными организаторскими способностями ищет должность офис-ассистента. Стремление улучшить работу офиса, применяя опыт эффективных стратегий коммуникации и документации.*

*Профессиональный опыт
Офисный помощник
Стартех Решения
июль 2018 г. – настоящее время *

• Управляет входящими сообщениями от клиентов, отвечая на телефонные звонки, отвечая на запросы по электронной почте и своевременно направляя сообщения, чтобы повысить рейтинг удовлетворенности клиентов на 10%.

• Координирует управление документами и соблюдает сроки, распространяя формы по всему офису, используя навыки тайм-менеджмента и ведения записей для обработки правок, сортировки файлов и отслеживания архивов каждой версии документа.

• Планирует встречи, резервирует конференц-залы и запрашивает оборудование для реализации проектов сотрудников, создавая продуктивную рабочую среду для 50 коллег, делящих офисное пространство.

• Обрабатывает финансовые документы, такие как счета-фактуры, заказы на покупку, информацию о заработной плате и дискреционных покупках, чтобы улучшить бухгалтерский учет и соблюдать правила соблюдения с вниманием к деталям и организации.

Помощник в почтовом отделении
Муниципальная служба льгот
декабрь 2016 г. – май 2018 г.

• Готовила исходящую корреспонденцию и тщательно записывала почтовые индексы каждого отдела, чтобы отслеживать спрос на почтовые принадлежности и предвидеть будущие потребности проекта.

• Сортировка входящей почты по получателю и срочности, помогающая сотрудникам расставлять приоритеты в своих сообщениях и придерживаться согласованных рабочих процессов и времени ответа.

• Зафиксированы попытки связаться с клиентами для выявления любых неточных или пустых адресов в списках рассылки, ограничения траты почты и создания подробных отчетов о взаимодействии с клиентами.

• Отслеживание поставок запасов, подтверждение содержимого каждого заказа и распределение запасов, чтобы помочь в управлении запасами, уложиться в сроки и предвидеть или избежать нехватки поставок.