Лучший способ попросить отгул по электронной почте

5 января 2021 г.

В конкурентной рабочей культуре современного бизнеса многие сотрудники чувствуют себя запуганными, когда просят отгул или отпуск. Отпуск важен для вашего здоровья и благополучия и дает вам новое чувство мотивации и энергии, чтобы выполнять свою работу в полной мере.

Если вы научитесь правильно просить отпуск и правильно планировать, вы сможете избежать любого негативного воздействия и получить желаемые результаты.

Как запросить отгул по электронной почте

1. Знайте правила вашей компании

2. Знайте, к кому обращаться

3. Сохраняйте копию сообщения

4. Быть конкретной

Знайте правила вашей компании

Если вы хотите отправить электронное письмо с запросом на отгул, убедитесь, что электронная почта подходит для вашего рабочего места и соответствует руководящим принципам компании в отношении запроса выходных дней. Вы также должны быть уверены в подходящих временных рамках для запроса отгула и узнать, что должно быть включено в ваше электронное письмо.

Например, некоторые компании требуют предварительного уведомления за месяцы или недели, а некоторые компании просят указать тип отпуска, который вы запрашиваете. К распространенным типам отгулов относятся:

• Отпуск

• Болезнь

• Больничный

• Семейный отпуск

• Утрата

• Обязанность присяжных

• Военный

• Отпуск по беременности или родам

• Личное время

• Краткосрочный или долгосрочный отпуск

Хотя вам, возможно, не нужно вдаваться в подробности об обстоятельствах вашего отпуска, процедуры запроса различных типов отпуска могут различаться в зависимости от политики работодателя.

Знайте, к кому обращаться

Также важно отправить электронное письмо соответствующему человеку. Вы не хотите, чтобы ваша электронная почта потерялась в киберпространстве или была направлена ​​не по адресу, поэтому узнайте, следует ли ее отправить вашему менеджеру, отделу кадров или руководителю отдела. Если у вашего руководителя есть помощник, скопируйте его в электронное письмо, чтобы вести тщательный учет.

Сохраняйте копию сообщения

Это хорошая привычка отправлять себе копию запроса по электронной почте и сохранять папку на рабочем столе или в электронной почте, чтобы у вас была резервная копия. Вы можете использовать функцию получения вашего электронного письма, чтобы получить уведомление о том, что ваше электронное письмо было открыто получателем, чтобы, по крайней мере, вы знали, что оно было доставлено.

Быть конкретной

В теле письма обязательно укажите конкретный выходной день, который вы запрашиваете. Полезно указать день недели, точную дату и, если это неполный день, если вам это нужно. Если вы планируете использовать отгулы для неэкстренных визитов к врачу, и ваша компания разрешает это, включите примечание в свое электронное письмо. Включите запрос на отгул в строку темы.

Если ваше свободное время связано с чем-то срочным, вы можете указать немного больше деталей в своем запросе. Вы можете сказать что-то вроде:

• У моей дочери танцевальный концерт.

• Мой двоюродный брат уезжает в город на выходные.

• У меня назначен подрядчик по ремонту дома.

Вы также можете запросить личный день без предоставления дополнительной информации, хотя вы все же можете отметить, что это срочный запрос.

Чтобы повысить свои шансы на получение одобрения, вы можете показать доказательства планирования, чтобы проиллюстрировать, как ваше отсутствие не нарушит рабочий процесс в офисе. Если уместно, включите строку о том, как вы собираетесь освещать свою работу.

Например, вы можете сказать что-то вроде:

• Я попросил Джейн и Джека прикрыть моих клиентов.

• Джен предложила прикрыть мой телефон на день.

• Я на несколько дней вперед по проекту Смита, так что у меня будет достаточно времени, чтобы закончить его, когда я вернусь.

Образец электронного заявления на отгул

Образец письма об отпуске

Тема сообщения: Имя и фамилия – запрос на 1-14 июня

Дорогой Том,

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить отпуск с 1 июня по 14 июня для запланированного отпуска с моей семьей. Пойдет ли это на пользу команде? В это время я буду доступен по телефону и электронной почте.

Мой текущий проект будет завершен к 26 мая, а последующие документы я смогу оформить к 29 мая, так что до отпуска еще много времени.

Пожалуйста, дайте мне знать, если это хорошее время для вас, и если вам нужна дополнительная информация от меня.

Спасибо.

Лучший,

Имя и фамилия

Образец электронного письма о выходных днях

Тема сообщения: Имя и фамилия – Регистрация в отношении: 1-14 июня

Дорогой Том,

Я пишу, чтобы напомнить вам о нашей предыдущей переписке по электронной почте от 10 апреля с просьбой об отпуске с 1 по 14 июня.

Я завершил наш проект досрочно, поэтому к 25 мая у вас будут дополнительные документы.

Я также хотел напомнить вам, что во время поездки со мной можно будет связаться по телефону и электронной почте, если вам или кому-либо из членов команды потребуется связаться со мной.

Спасибо.

Лучший,

Имя и фамилия

Просьба об отгуле может быть стрессовой и подавляющей, но немного предусмотрительности и такта помогут вам получить отпуск, в котором вы нуждаетесь, и убедитесь, что ваш начальник и коллеги готовы продуктивно работать в ваше отсутствие. Учитывая всех остальных, ваш начальник и коллеги, скорее всего, будут скучать по вам и с нетерпением ждать вашего возвращения.