Кто такой контрактный администратор? Ключевые навыки и квалификации

24 июня 2021 г.

Для компаний, которые ведут бизнес с несколькими третьими сторонами, контракты являются основой их успеха. Администраторы контрактов помогают предприятиям соблюдать юридические соглашения, что может гарантировать получение ими товаров и услуг, на которые они имеют право в своих соглашениях. Если вы заинтересованы в деловой карьере, которая требует навыков ведения переговоров и организации, вы можете рассмотреть возможность изучения контрактных администраторов. В этой статье мы определяем, кто такие администраторы контрактов, рассматриваем их типичные обязанности и перечисляем ключевые навыки и квалификации, которые администраторы контрактов применяют в своей работе.

Кто такой контрактный администратор?

Администратор контрактов — это специалист по управлению бизнесом, который наблюдает за созданием, обсуждением, подписанием и соблюдением контрактов. Компании нанимают администраторов контрактов, когда их бизнес-модель предполагает работу со значительным количеством поставщиков и других предприятий. Они отслеживают и обновляют соглашения между предприятиями, что помогает организациям предотвращать конфликты и выполнять обязательства. Поскольку крупные предприятия во многих отраслях часто сталкиваются с этими административными проблемами, администраторы контрактов могут работать в самых разных секторах.

Чем занимается контрактный администратор?

Вот несколько обязанностей, с которыми справляются администраторы контрактов:

Подготовка договоров

Каждый контракт включает в себя как стандартные, так и уникальные компоненты. Администраторы контрактов составляют стандартные пункты, которые присутствуют в большинстве соглашений компании. Они также создают индивидуальные условия, учитывающие уникальные бизнес-условия или проекты. Затем они подготавливают контракт, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям каждой компании, и представляют его простым языком, чтобы каждая сторона полностью поняла документ.

Администраторы контрактов также следят за тем, чтобы все соглашения соответствовали соответствующим нормам и отраслевым стандартам. После того как администратор контракта представил документ каждой стороне, он может внести коррективы в зависимости от изменений в бюджете компании или других ограничений, которые могут повлиять на размер или сферу действия соглашения.

Связанный**: [Everything You Need To Know About Cost-Plus Contracts**](career-advice/career-development/cost-plus-contract)

Управление внутренними процессами

Компании часто требуют, чтобы разные сотрудники вносили свой вклад, рассматривали и утверждали контракты. Администраторы контрактов облегчают эти процессы проверки и утверждения, выступая в качестве центрального контактного лица, которое может решить любые проблемы, которые возникают у сотрудников. Если контракт имеет юридическую значимость, администраторы контрактов консультируются с юридическими группами, чтобы управлять рисками и ограничивать ответственность. По мере того, как контракт приближается к своей окончательной версии, администраторы контракта сообщают об обновлениях всем внутренним заинтересованным сторонам.

Выступая в качестве связного

Переговоры по контракту с внешней стороной, такой как другой бизнес или поставщик, требуют, чтобы кто-то действовал в качестве посредника от имени каждой стороны. Администраторы контрактов выступают в качестве представителей своих компаний, сообщая о приоритетах и ​​пожеланиях и прислушиваясь к точке зрения другой стороны. Затем они сообщают о любых нерешенных проблемах руководителям, которые могут согласиться на обновленные условия или сохранить свои должности. В качестве посредников администраторы контрактов задают вопросы о пунктах и ​​отвечают на них, а также узнают о факторах, влияющих на цены или условия, которые сторонняя сторона представляет во время переговоров.

Контроль и соблюдение договоров

Как только все соответствующие стороны подписывают соглашение, администраторы контрактов контролируют проекты, чтобы убедиться, что другие стороны соблюдают все согласованные условия. Если администраторы контрактов выявляют проблему, они связываются с соответствующей стороной для ее решения. Если возникает спор, администраторы контрактов помогают руководству своей компании разобраться в нем, отвечая на вопросы о том, что гарантирует контракт и как урегулировать разногласие. Соблюдение контрактов позволяет предприятиям придерживаться бюджета и предотвращать риски.

Навыки администратора контрактов

Вот некоторые из ключевых навыков, которые администраторы контрактов ежедневно используют в своей работе:

Навыки общения

Навыки общения позволяют администратору контракта работать с другими членами своей организации и представлять их желания и потребности. Такие навыки, как активное слушание и задавание подробных вопросов, могут помочь администраторам контрактов, когда они собирают ключевые данные для добавления в контракты. Навыки письменного и устного общения помогают администраторам контрактов объяснять контракты своим работодателям, что может гарантировать, что компания полностью понимает соглашения перед подписанием.

Навыки ведения переговоров

Навыки ведения переговоров являются ключом к тому, чтобы помочь двум или более сторонам прийти к соглашению, которое соответствует их интересам. Администраторы контрактов могут проявлять настойчивость при установлении взаимопонимания и сотрудничестве с внешними сторонами. Они могут найти решения потенциальных споров, ведя переговоры о наиболее выгодной и наименее рискованной версии контракта. Администраторы контрактов часто определяют важные вопросы до обсуждения контракта, что позволяет им эффективно подготавливать соглашения и сокращать время, которое они тратят на обсуждение контракта с каждой стороной.

Организационные навыки

Администраторы контрактов готовят сложные и развивающиеся документы, и они зависят от сотрудничества и сотрудничества нескольких коллег по каждому контракту. Их организаторские способности помогают им разрабатывать процессы, сводящие к минимуму ошибки и дающие надежные результаты. Они делегируют задачи для достижения максимальной эффективности, принимают решения, влияющие на окончательные условия соглашения, и участвуют в стратегическом планировании, чтобы согласовать контракты с долгосрочными целями своих организаций.

Аналитические навыки

Аналитические навыки гарантируют, что администраторы контрактов полностью понимают значение каждого контракта, за которым они наблюдают. Их внимание к деталям гарантирует, что они изучают каждый пункт и определяют, как он может повлиять на их компании. Их навыки интерпретации и критического мышления помогают им оценить различные типы данных, которые часто включают контракты, такие как технический язык, количественная информация и юридическая терминология. Они также используют аналитические навыки для определения бюджетов, условий и сроков, которые их работодатели могут принять или предложить во время переговоров.

Квалификация администратора контракта

Вот некоторые из квалификаций, которые работодатели учитывают при найме администратора по контракту:

Образование

Большинство работодателей требуют, чтобы кандидаты на должность администратора по контракту имели как минимум степень бакалавра в области, связанной с бизнесом, например, деловое администрирование, организационное управление или управление персоналом. Кандидаты со степенью магистра в области делового администрирования могут иметь больше шансов на получение возможностей, поскольку они предлагают опыт, основанный на дополнительных годах обучения. Однако, поскольку компании из разных отраслей часто ведут переговоры по специализированным предметам, они также могут преследовать кандидатов с соответствующим академическим образованием. Например, некоторым организациям может понадобиться администратор контрактов, изучающий право, чтобы помочь им ориентироваться в юридически чувствительных сделках.

Опыт

Прежде чем стать администраторами контрактов, профессионалы этой карьеры обычно работают на административных должностях начального уровня, изучая методы ведения бизнеса и переговоров, которые поддерживают бизнес-модель их работодателя. Им необходимо узнать, как содержание контрактов влияет на остальные операции бизнеса, прежде чем они будут нести ответственность за окончательную доработку ключевых деталей, которые могут определить успех проекта или компании. Работодатели могут искать кандидатов, имеющих большой опыт работы в определенной отрасли, если контракты компании обычно содержат специальные концепции или юридические вопросы.

Обучение

Помимо академического опыта и опыта работы, администраторы контрактов могут пройти дополнительное обучение посредством сертификации. Национальная ассоциация управления контрактами предоставляет четыре различных полномочия, которыми пользуются многие профессионалы в этой области. Каждый из них требует различного сочетания колледжа, опыта работы и часов непрерывного образования. Если кандидаты имеют право на участие, они платят за подачу заявления и экзамен и сдают личный или онлайн-экзамен под наблюдением. Ассоциация предлагает следующие сертификаты:

• Сертифицированный специалист по управлению контрактами: подходящие кандидаты имеют либо степень бакалавра, либо один год опыта работы в сочетании с более чем 40 часами непрерывного образования.

• Сертифицированный менеджер по коммерческим контрактам и сертифицированный менеджер по федеральным контрактам: кандидаты, имеющие право на получение любого из этих документов, имеют степень бакалавра, более двух лет опыта работы и более 80 часов непрерывного образования.

• Сертифицированный профессиональный менеджер по контрактам: подходящие кандидаты имеют степень бакалавра, более пяти лет опыта работы и более 120 часов непрерывного образования.

Заработная плата и перспективы работы для контрактных администраторов

Средняя зарплата администратора по контракту в США составляет 67 864 долларов в год. Эта зарплата может варьироваться в зависимости от географического положения, отрасли, опыта и образования. Бюро статистики труда США сообщает, что специалисты по административным услугам, такие как администраторы по контрактам, могут ожидать роста занятости в своей области на 6% в период с 2019 по 2029 год. В нем отмечается, что такие эксперты, как администраторы по контрактам, которые занимаются юридическими аспектами управления документами, должны иметь особенно большие перспективы.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или ассоциаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.