Кто такие менеджеры административных служб? Определение и навыки
22 апреля 2021 г.
Менеджеры административных служб выполняют важную функцию в повседневной операционной деятельности компании. Более подробная информация об этой должности может помочь вам решить, соответствует ли эта карьера вашим профессиональным навыкам и целям. В этой статье мы обсудим, кто такие менеджеры административных служб, чем они занимаются и как им стать.
Кто такие менеджеры административных служб?
Менеджеры административных служб — это профессионалы, которые контролируют различные внутренние административные и вспомогательные службы предприятия или организации. Их работа состоит в том, чтобы планировать и координировать обычные функции административных служб, выявлять проблемы, помогать формулировать решения и внедрять новые подходы для рационализации этих служб и повышения их эффективности. В некоторых отраслях своим менеджерам по административным службам присваивается звание управляющего бизнес-офисом или управляющего объектами.
Чем занимается менеджер по административным вопросам?
Менеджер административных служб отвечает за то, чтобы бизнес работал гладко и эффективно. Они поддерживают рабочую среду бизнеса, наблюдая за тем, что требует планирования, обслуживания и координации. Они также берут на себя большую часть бумажной работы, политики и надзора за офисом. Некоторые менеджеры административных служб также помогают обеспечить минимальные потери в бизнесе. Это может включать мониторинг энергопотребления, производственных отходов или затрат времени на персонал. Некоторые обязанности могут включать:
Распределение расходных материалов: когда организации требуются расходные материалы для продолжения производства, обычно ответственность за их распределение и распределение по каждой части бизнеса лежит на менеджере по административным службам.
Координация рассылки почты. Предприятия могут получать много почты в день, и менеджер по административным службам должен следить за тем, чтобы все письма попадали в нужное место.
Надзор за расчетом заработной платы: часто менеджер административных служб контролирует точность табелей учета рабочего времени и выплат заработной платы.
Ведение документации: бизнес часто создает значительное количество документов, и менеджер административных служб часто несет ответственность за упорядочение и надлежащее хранение этих деловых записей.
Планирование бюджета. Менеджер административных служб может нести ответственность за планирование бюджета в масштабах всей компании или за планирование бюджета отдельного отдела, в зависимости от размера бизнеса и объема должностных обязанностей.
Техническое обслуживание помещений: менеджер административных служб может контролировать техническое обслуживание физических помещений.
Наем и адаптация: иногда менеджер административных служб отвечает за наем или увольнение персонала на административные должности.
Соблюдение правил. Основная обязанность менеджера по административным службам — обеспечить соблюдение всех государственных постановлений на муниципальном, государственном и федеральном уровнях.
Навыки для менеджеров административных служб
Эта работа требует определенных жестких и мягких навыков, включая:
Коммуникация. Способность четко общаться является важным навыком для менеджеров административных служб, поскольку они обычно работают с большими группами людей и решают сложные проблемы.
Надежность: менеджер по административным услугам обеспечивает эффективную повседневную работу бизнеса. График работы менеджеров административных служб должен быть надежным, так как сотрудники ежедневно зависят от их помощи в решении проблем на рабочем месте.
Программное обеспечение: большинству менеджеров административных служб требуется опыт работы с программным обеспечением, таким как Microsoft Office Suite и Google Docs Editor Suite, поскольку работа с документами и ведение записей связаны с офисными компьютерами.
Менеджмент: Способность эффективно управлять персоналом и отдельными службами может быть важным навыком для менеджера административных служб.
Логистика. Логистика ведения бизнеса может быть сложной, но менеджер по административным услугам с широким пониманием бизнес-логистики может понять, как повысить эффективность.
Анализ: Для менеджера административных служб важно уметь анализировать процедуры и повышать эффективность.
Внимание к деталям: это качество важно для многих задач административных служб, от начисления заработной платы и ведения учета до соблюдения нормативных требований.
Условия работы менеджера по административным услугам
Менеджеры административных служб могут работать 40 и более часов в неделю, как правило, в офисе. Более крупные корпорации часто более склонны нанимать менеджеров административных служб как часть более крупной сети административного персонала. Однако некоторые малые предприятия также нанимают менеджеров по административным услугам для повышения эффективности, безопасности и многого другого.
Как правило, менеджер по административным службам работает в офисе, но ему также может потребоваться посетить другие области бизнеса или удаленные объекты для анализа административных или производственных потребностей. Некоторые менеджеры административных служб работают на нескольких рабочих площадках, посещая каждую из них по мере необходимости.
Зарплата и перспектива работы
Средняя заработная плата менеджера по административным услугам составляет около 57 220 долларов в год. Данные Бюро статистики труда проецируют эту позицию на расти на 6% в течение следующего десятилетия. Этот прогноз работы быстрее среднего, который в настоящее время составляет 4% роста в течение следующего десятилетия. В 2019 году BLS сообщила, что в США было не менее 325 900 вакансий менеджеров административных служб в сотнях отраслей.
Требования к образованию и обучению
Для того, чтобы стать менеджером административных услуг, нет особых требований, но есть несколько типичных путей образования и опыта, в том числе:
Образование
Менеджер административных услуг обычно имеет степень бакалавра в области делового администрирования, управления объектами, управления информацией или аналогичных областей обучения. Однако некоторые работодатели нанимают кандидатов с дипломом о среднем образовании и большим опытом работы.
Повышение квалификации
Должность менеджера административных служб влечет за собой большую ответственность, и работодатели предпочитают опытных кандидатов на эту роль. Вы можете получить этот опыт через:
Управленческий опыт: менеджеры административных служб обычно имеют большой управленческий опыт и полностью понимают потребности бизнеса в лидерстве. Обычно вы получаете такой опыт, работая на руководящих должностях, что может означать руководящую роль в проекте или на различных руководящих должностях в офисе.
Административный опыт. Руководителям административных служб также необходимо получить опыт выполнения административных задач. Многие менеджеры административных служб начинают работу в качестве помощников по административным вопросам, изучая основные административные обязанности, прежде чем перейти на административные должности более высокого уровня.
Сертификаты: Профессиональная сертификация может дать вам преимущество при подаче заявки на должность. Несколько профессиональных ассоциаций предлагают программы сертификации, такие как IМеждународная ассоциация Facility Management Association (IFMA)который предлагает сертификаты в области управления объектами, Институт сертифицированных менеджеров по записи (ICRM)который удостоверяет учетно-информационных менеджеров и АРМА Интернэшнл, которая предлагает сертификацию в области управления информацией. Эти сертификаты могут служить индикатором для потенциального работодателя, что вы обладаете навыками для выполнения работы.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.