Компоненты эффективного общения на рабочем месте

4 февраля 2021 г.

Общение на рабочем месте влияет на все сферы бизнеса, от межличностных отношений до производительности и корпоративной культуры. Эффективная коммуникация гарантирует, что сообщения передаются четко и эффективно, что повышает вероятность положительного результата. Эффективное общение на рабочем месте требует практики и развития, особенно в больших офисах с разными личностями и стилями общения. В этой статье мы обсудим различные компоненты общения и то, как вы можете практиковать эффективное общение на своем рабочем месте.

Что такое общение на рабочем месте?

Коммуникация на рабочем месте — это процесс обмена информацией в рабочей среде. Эффективное общение на рабочем месте, как вербальное, так и невербальное, необходимо для достижения целей организации. Открытое общение на рабочем месте повышает производительность, увеличивает скорость и вероятность достижения целей и, как правило, обеспечивает отличную корпоративную культуру.

Компоненты общения

На процесс коммуникации влияют несколько переменных, как внутренних, так и внешних. Они включают в себя:

• Контекст

• Отправитель

• Идеи

• Кодирование

• Середина

• Приемник/декодер

• Обратная связь

Контекст

Контекст относится к обстоятельствам, которые формируют обстановку для утверждения или идеи. Например, контекст может включать культуру человека, организацию и даже страну, в которой происходит общение. Контекст также включает в себя внешние стимулы, такие как ваше мнение, отношение, эмоции, симпатии и антипатии, опыт, образование и даже уровень вашей уверенности. Вместе эти многочисленные внешние раздражители влияют на то, как люди передают информацию и идеи.

Отправитель

Также известный как кодировщик, это человек, который делится сообщением. Они используют слова, изображения, графики и символы, чтобы передать сообщение так, чтобы оно было лучше всего воспринято человеком, с которым они общаются.

На рабочем месте вы являетесь отправителем, когда проводите презентацию в комнате, полной людей, разговариваете с коллегой, общаетесь в чате с клиентом или отправляете электронное письмо своему менеджеру.

Идеи

Также называемая сообщением, это информация, которая передается во время обмена между отправителем и получателем. Чтобы решить, что сообщать, отправитель должен определить основные моменты, которые он хочет донести. Центральная часть сообщения или идеи должна быть ясной, и отправитель должен помнить, как другой человек воспримет это сообщение. Это особенно важно при письменном общении, когда сообщения могут быть неправильно истолкованы без дополнительной информации, такой как язык тела, выражение лица и тон голоса.

Кодирование

Кодирование относится к использованию слов, изображений или действий при обмене сообщениями. Кодировкой может быть текст, который вы используете, когда пишете идею, которая у вас есть в электронном письме. Это могут быть любые символы, которые вы используете, такие как восклицательные знаки, вопросительные знаки или даже символы эмодзи, чтобы подчеркнуть свою точку зрения. Это также может быть фотография, которую вы отправляете, чтобы проиллюстрировать точку зрения или объяснить идею.

На рабочем месте кодирование может относиться к слайдам PowerPoint, которые вы используете при презентации, включая любые фотографии или графику, встроенные в слайды. Это может быть мем, который вы используете, когда отправляете электронное письмо коллеге, или просто вопросительный знак в конце предложения во время живого чата, чтобы указать, что вы ищете ответ.

Середина

Среда — это то, как передается сообщение. Вы могли бы использовать печать, электронную или звуковую. Выбор носителя часто зависит от отношений между отправителем и получателем и обычно влияет на то, насколько хорошо сообщение получено и понято. Когда вы делитесь срочным или личным сообщением, лучше всего сделать это в устной форме. С другой стороны, если идея носит технический характер или ее необходимо задокументировать, часто лучше использовать письменный носитель, будь то печатный или электронный, чтобы у вас была копия.

Приемник/декодер

Это относится к человеку, который получает сообщение. На них также влияет контекст, внутренние и внешние раздражители их окружения и фона. Этот человек должен интерпретировать сообщение, что означает, что оно будет направлено через его собственную личность, восприятие, мнения и отношения.

Обратная связь

Это относится к ответу, который получатель дает отправителю. Обычно это письменное или устное сообщение, хотя молчание также является обратной связью. Это один из самых важных компонентов коммуникации, так как он уточняет, было ли сообщение получено точно, и замыкает цикл коммуникации.

Связанный: Навыки межличностного общения: определения и примеры

Описание изображения

Типы связи

1. Вербальный

• Используйте сильный, уверенный голос.

• Используйте активное слушание.

• Избегайте слов-заполнителей.

• Избегайте отраслевого жаргона, когда это уместно.

1. Невербальный

• Обратите внимание на то, как ваши эмоции ощущаются физически.

• Будьте преднамеренными в своих невербальных коммуникациях.

• Имитируйте невербальные коммуникации, которые вы считаете эффективными.

1. визуальный

• Спросите других, прежде чем включать визуальные эффекты.

• Учитывайте свою аудиторию.

• Используйте визуальные эффекты только в том случае, если они добавляют ценность.

• Сделайте их ясными и легкими для понимания.

1. Написано

• Стремитесь к простоте.

• Не полагайтесь на тон.

• Найдите время, чтобы просмотреть ваши письменные сообщения.

• Сохраните папку с письменными материалами, которые вы считаете эффективными или приятными.

Как эффективно общаться на работе

Вот несколько советов, которые помогут вам улучшить общение на работе.

• Практикуйте активное слушание.

• Отслеживайте невербальные сигналы.

• Учитывайте предпочтения в общении.

• Используйте конструктивную критику.

• Продолжай практиковаться.

Практикуйте активное слушание

Потренируйтесь уделять человеку, с которым вы разговариваете, все свое внимание. Если уместно, задайте уточняющие вопросы, используйте перефразирование или резюмируйте их мысли, прежде чем отвечать, чтобы убедиться, что вы полностью понимаете, что они сообщают. Это также убедит их, что вы слушали и цените их идеи.

Отслеживайте невербальные сигналы

Язык тела человека, зрительный контакт и жесты обычно могут указывать на то, что он думает и чувствует. Наблюдайте за человеком, с которым вы разговариваете, пока он говорит, и следите за невербальными действиями, которые могут передавать сообщение, отличное от того, что говорится.

Учитывайте предпочтения в общении

Все общаются по-разному. Некоторые предпочитают общаться лицом к лицу, в то время как другим нравится обмениваться электронными письмами, чтобы они могли читать и отвечать, когда это соответствует их графику. Если возможно, сообщите о своих предпочтениях и выберите методы, соответствующие предпочтениям вашего отправителя.

Используйте конструктивную критику

Всегда поддерживайте конструктивную критику и, когда коллега или сотрудник, которого вы контролируете, эффективно общается, используйте положительное подкрепление. Когда вы даете конструктивную критику, говорите прямо, по делу и без эмоций.

Например, если вы заметили, что коллега часто отправляет длинные электронные письма, которые сложно интерпретировать, предложите ему конструктивный совет, как более эффективно передать сообщение. Запланируйте личную встречу, чтобы поговорить лично, если это необходимо.

Продолжай практиковаться

Коммуникация — это навык, который можно улучшить, и необходимо практиковать эффективную коммуникацию. Наблюдайте за тем, как люди реагируют на ваше сообщение, и просите доверенных членов команды давать честные отзывы, чтобы определить области, в которых вы можете улучшить.

Подумайте о том, чтобы спросить коллегу, было ли письмо, которое вы отправили, ясным или они могли бы улучшить его. Если вы недавно выступали с презентацией, попросите коллегу или даже вашего руководителя дать конструктивный отзыв, чтобы вы могли продолжать совершенствовать свои навыки.