Коммуникация с руководством: почему это важно и как улучшить

Когда вы занимаете руководящую должность, общение является важнейшим навыком, который помогает вам максимально эффективно использовать членов вашей команды. Эффективное лидерство включает в себя широкий спектр методов, призванных помочь вашим сотрудникам работать наилучшим образом. Обучение эффективному общению может повысить производительность, профессионализм и моральный дух. В этой статье мы обсудим, почему общение важно для лидера, преимущества, которые оно дает, стратегии его достижения и примеры эффективного общения лидера.

Почему коммуникация важна для лидеров?

Коммуникация является одним из наиболее важных навыков для лидера, поскольку позволяет ему передавать информацию и задания сотрудникам. Четкое общение с вашей командой может улучшить следующие области вашего рабочего места:

• Структура: Как лидер команды или проекта вы отвечаете за то, чтобы задать тон рабочей силы. Четкое изложение ваших ожиданий поможет сотрудникам понять, чего вы от них ожидаете, и вести себя в соответствии с вашими предпочтениями.

• Эмоциональная безопасность: четкое общение создает атмосферу, в которой сотрудники понимают и чувствуют, что их понимают. Это может помочь членам вашей команды доверять друг другу и чувствовать себя комфортно, предлагая свои идеи.

• Единство проекта: при контроле за персоналом, состоящим из нескольких сотрудников или команд, работающих над отдельными, но связанными проектами, четкая коммуникация позволяет каждому подразделению работать над достижением одной и той же общей цели для упрощения интеграции.

Преимущества эффективной коммуникации с руководством

Использование четкого общения в профессиональной среде может принести много преимуществ вам и вашим сотрудникам, в том числе:

• Поддержание морального духа персонала. Поддержание позитивного настроения сотрудников может иметь много преимуществ для всей компании, от повышения их эффективности до увеличения удержания персонала. Четкое общение в качестве лидера информирует ваших сотрудников о том, чего вы от них ожидаете, что может сделать их работу более приятной и поднять моральный дух.

• Повышение производительности: одна из основных задач лидера — научиться мотивировать своих сотрудников и повышать уровень их производительности. Способность ясно общаться важна при применении ваших методов лидерства, чтобы сотрудники понимали, что вы им поручаете, и правильно воспринимали мотивационные беседы.

• Повышение эффективности. Максимально эффективное использование рабочего времени ваших сотрудников может значительно повысить производительность вашей команды. Четкое информирование об ожиданиях заставляет сотрудников работать над достижением единой цели и снижает расточительную работу, увеличивая объем работы, которую может выполнить ваш персонал.

• Выстраивание коммуникаций внутри команд: демонстрируя сильную коммуникацию на руководящей должности, вы также показываете персоналу, как общаться друг с другом. Увеличение внутренней коммуникации внутри команды делает персонал более способным к успешному сотрудничеству.

• Обеспечение внутренней прозрачности. Надежная коммуникация — это способ обеспечить прозрачность для ваших сотрудников путем четкой передачи информации, возможностей и другой важной внутренней информации. Это позволяет персоналу принимать более обоснованные решения и повышает вероятность того, что они выберут варианты, выгодные для проекта или целей компании.

Стратегии эффективного общения с руководством

Внедрение эффективных методов коммуникации с руководством может помочь вам повысить эффективность вашей работы как руководителя и производительность вашего персонала. Некоторые из наиболее распространенных коммуникативных стратегий руководства включают в себя:

Подлинность

Быть искренним с вашим персоналом может быть очень эффективным для улучшения коммуникации внутри вашей компании или отдела. Ведя себя как свое истинное «я», вы можете установить личные связи, основанные на вашей личности, что может привести к более сильным связям. Сотрудники часто более способны свободно выражать свои мысли, когда у них есть эта связь.

Продолжение общения

Профессиональное общение осуществляется в различных формах, от неформальных бесед до формальных способов, таких как электронная почта сотрудников, записки и встречи. Эффективной стратегией для лидера может быть поддержание последовательной коммуникации. Обращаясь к сотрудникам с неофициальными электронными письмами или останавливаясь на их рабочих местах в перерывах между официальными сообщениями, вы даете им возможность задать вопросы, а вам дать рекомендации или оценить их прогресс.

Беспристрастное отношение

При управлении персоналом важно, чтобы все члены команды чувствовали справедливое отношение со стороны своих начальников. Четкое информирование об ожиданиях, наградах и последствиях за производительность является полезным инструментом для создания беспристрастной рабочей силы. Поскольку каждый сотрудник понимает, чего вы от него ожидаете, он знает, что с ним обращаются справедливо, основываясь на его способности достичь ваших целей, а не на личных отношениях.

Видимость

Присутствие на рабочем месте — хороший способ стимулировать дальнейшее общение. Проводя время вне своего офиса и в местах, населенных вашими сотрудниками, даже если вы специально не ищете разговор с определенным сотрудником или командой, это дает больше возможностей для общения сотрудников с вами.

Обратная связь

Открытость к предложениям или критике ваших сотрудников может увеличить ваши шансы найти лучшие решения. Открытое общение с сотрудниками может повысить их комфортность при внесении предложений и помощи в повышении эффективности компании.

Примеры

При делегировании задач или обновлении планов использование примеров может быть эффективным методом повышения вовлеченности сотрудников в альтернативные планы. Демонстрируя пример того, что вы ожидаете, и ссылаясь, например, на предыдущую успешную реализацию, вы показываете ценность задания. Примеры также являются отличным способом противодействия путанице при представлении сложной идеи, поскольку сотрудники могут изучить, как ваш пример соотносится с планом, и использовать его для ответов на свои вопросы.

Представление

Как и большинство методов на рабочем месте, коммуникация — это навык, который менеджер может продемонстрировать персоналу, практикуя эффективное и открытое общение. Когда сотрудники видят, как вы ведете себя на руководящей должности, они понимают, что именно такое поведение они могут моделировать, чтобы улучшить свою работу и интегрироваться в команду.

Адаптивная коммуникация

Все члены вашего персонала — уникальные люди, у которых могут быть очень разные предпочтения в отношении того, как они общаются, и другие люди общаются с ними. По мере того, как вы проводите больше времени со своими сотрудниками, изучение того, как лучше всего общаться с каждым из них, может повысить общую эффективность вашего общения. Когда вы знаете, например, что сотрудник лучше реагирует на краткие планы или подробные объяснения, вы можете изменить свой подход, чтобы предоставить им информацию в формате, который лучше всего соответствует их потребностям.

Приоритизация

Как руководитель вы имеете доступ к большему количеству информации о проекте, чем отдельные члены вашей команды. Расстановка приоритетов позволяет определить наиболее важную информацию, которую необходимо донести до сотрудников. Это гарантирует, что сотрудники получают информацию, необходимую им для работы, и не предоставляют информацию, которая может привести к путанице. Затем вы можете сообщать дополнительную информацию по мере необходимости по мере развития проекта.

Сочувствие

Для лидера способность сопереживать своим сотрудникам может быть ценным навыком, который сделает ваше общение более эффективным. Эмпатия хорошо работает в сочетании с личным знанием своих сотрудников, но вы также можете применить ее к незнакомцу или новому сотруднику. Эмпатия позволяет вам более точно оценить, что чувствует человек, с которым вы общаетесь, чтобы вы могли настроить свое общение так, чтобы быть чувствительным к его чувствам.

Надежность

Предоставление надежного ресурса для ваших сотрудников является эффективной стратегией улучшения связи с вашей командой. Когда ваши сотрудники могут надежно предсказать, как вы будете реагировать в той или иной обстановке, это позволяет им более уверенно обращаться к вам и общаться с вами, потому что у них есть разумные ожидания результата. Устранение нерешительности в вашем офисе может улучшить производительность сотрудников и повысить уровень производства.

Примеры эффективного общения с руководством

Эти примеры показывают, как лидер может использовать эффективную коммуникацию со своими сотрудниками для повышения производительности:

Коммуникация при запуске проекта

Компания-разработчик программного обеспечения заключает контракт на разработку программы управления клиентами для местной школы боевых искусств. Менеджер проекта встречается с представителем школы, чтобы обсудить их ожидания в отношении функций и сроков поставки. Для того, чтобы донести планы до персонала, руководитель проекта организует совещание сотрудников со всеми отделами, работающими над проектом. Во время встречи руководитель проекта сначала подводит итоги проекта, дополняя его диаграммами, чтобы проиллюстрировать планы.

Затем менеджер дает разбивку обязанностей каждой команды. После встречи менеджер беседует с каждой командой, чтобы рассказать об их обязанностях, предоставить дополнительную документацию и ответить на вопросы. Сообщая как общие цели проекта, так и отдельные роли каждой команды и ее членов, менеджер гарантирует, что сотрудники получат информацию, необходимую им для своевременной доставки своих элементов и в форме, которая работает при окончательной интеграции.

Коммуникация в ответ на борьбу персонала

После одной недели работы над проектом команда отстала от графика и больше не успевает выполнить задание к сроку. Менеджер построил удобный для общения офис, поэтому сотрудники чувствуют себя комфортно, отмечая, что они отстают во время ежедневной проверки менеджером.

Менеджер встречается с руководителями других команд, работающих над проектом, и обнаруживает, что одна группа работает с опережением графика. Руководитель группы оценивает их прогресс и решает, что они могут позволить одному программисту помогать другой команде в течение двух дней, при этом оправдывая все ожидания. Менеджер переводит кодера, а дополнительное рабочее время позволяет первой команде наверстать потерянную работу.

Коммуникация в конце инициативы

После доставки конечного продукта клиенту руководитель проекта созывает собрание сотрудников для всей команды, работавшей над проектом. Во время встречи сотрудники обсуждают, что было хорошо в проекте, а что привело к задержкам. Члены команды определяют, что они недооценили сложность модуля, что привело к трудностям.

При выполнении будущих заданий они соглашаются выделять дополнительное время на аналогичные модули. Сотрудники также проводят краткие презентации по областям, в которых они столкнулись с трудностями, и объясняют, как они решили проблему, чтобы, если другие члены команды столкнутся с аналогичными проблемами в будущих проектах, они знали, как их решить.