Какая заработная плата выплачивается? Определения и примеры

29 апреля 2021 г.

Понимание заработной платы, подлежащей выплате, помогает вашей бухгалтерской команде отслеживать зарплату и расходы, связанные с заработной платой. Если вы можете рассчитать заработную плату к выплате, то вы можете помочь людям получать зарплату вовремя и в нужном размере. Убедившись, что вы знаете, чем задолженность по заработной плате отличается от соответствующих условий начисления заработной платы, вы сможете избежать ошибок в бухгалтерских книгах и поддержать процесс начисления заработной платы.

В этой статье мы обсудим основы выплаты заработной платы и объясним, как правильно рассчитать задолженность по заработной плате.

Что такое заработная плата?

Задолженность по заработной плате — это тип записи в журналах бухгалтерского учета, которая описывает, сколько компания должна своим сотрудникам. Специалисты по бухгалтерскому учету или менеджеры регистрируют заработную плату, подлежащую выплате, когда они должны выплатить зарплату своим сотрудникам, но еще не распределили деньги. По мере того, как сотрудники получают заработную плату за работу, заработная плата увеличивается в зависимости от того, сколько денег они зарабатывают. Когда они получают зарплату, заработная плата уменьшается на эту сумму.

Специалисты по бухгалтерскому учету обычно регистрируют подлежащие выплате зарплаты своей компании или клиентов на счете обязательств, где они отслеживают долги. Кредитовые записи увеличивают сумму заработной платы, подлежащей выплате компании, а дебетовые записи уменьшают общий остаток заработной платы, подлежащей выплате. Обычно вы регистрируете заработную плату, подлежащую выплате в конце отчетного периода бизнеса, чтобы обеспечить точное отражение финансов компании.

Зачем предпринимателям знать о выплате заработной платы?

Руководители компаний и специалисты по бухгалтерскому учету должны знать размер своей заработной платы, чтобы они могли вовремя платить своим сотрудникам и работать в рамках своего бюджета. Существует несколько причин, по которым предприятие может не выплатить полную сумму заработной платы работника к концу отчетного периода, что приводит к возникновению задолженности по заработной плате. Некоторые распространенные причины, по которым компании фиксируют задолженность по заработной плате, включают:

• Отчетный или учетный период отличается от дат платежного цикла.

• В компании работают в основном наемные работники.

• Руководящие должности в компании приносят большие зарплаты, которые существенно сказываются на бюджете.

• Бывший сотрудник не получил полную зарплату за время работы в компании.

Задолженность по заработной плате по сравнению с расходами на заработную плату

Задолженность по заработной плате и расходы по заработной плате — схожие понятия, но они играют разные роли в бухгалтерском учете. Расходы на заработную плату – это сумма, которую работник получает в виде заработной платы. Задолженность по заработной плате относится только к сумме заработной платы, которую работодатели еще не распределили между работниками. В то время как задолженность по заработной плате меняется в зависимости от финансовых операций между компанией и ее сотрудниками, расходы на заработную плату остаются неизменными независимо от выплат компании сотрудникам. Большинство предприятий обычно регистрируют расходы на заработную плату в счетах расходов для целей составления бюджета, при этом отслеживая заработную плату, подлежащую выплате, в отдельной книге.

Заработная плата по методу начисления

Специалистам по бухгалтерскому учету необходимо регистрировать причитающуюся к оплате заработную плату только в том случае, если их отдел или клиент управляет своими счетами с помощью метода учета по методу начисления. Учет по методу начисления означает, что бизнес регистрирует все доходы и расходы по мере их возникновения, даже если сотрудники не получат деньги до более поздней даты.

Когда бизнес использует метод учета по методу начисления, иногда начисленные расходы не соответствуют фактическим расходам после их оплаты компанией. Это означает, что начисленные расходы на заработную плату и заработная плата, подлежащая выплате, не всегда могут быть одной и той же суммой. Например, если сотрудник неожиданно уходит в отставку, начисленные расходы по заработной плате этой компании могут отличаться от заработной платы, подлежащей выплате. Это связано с тем, что компания могла зарегистрировать их полную заработную плату за период оплаты, когда они зарабатывали лишь часть своей обычной зарплаты до ухода в отставку.

Как отразить задолженность по заработной плате

Вот шаги для документального подтверждения заработной платы, подлежащей выплате, в ваших бухгалтерских книгах:

1. Используйте правильные аккаунты

Важно записывать информацию о зарплате в правильной части бухгалтерской книги вашей компании, чтобы оставаться организованным. Руководители и специалисты по бухгалтерскому учету часто регистрируют как задолженность по заработной плате, так и начисленную заработную плату на балансовом счете по текущим обязательствам. Текущие обязательства могут также включать медицинское страхование сотрудников, подоходный налог штата и федеральные налоги. Столбцы должны включать дату, описание обязательства, дебетование или кредитование денег и общую сумму.

2. Узнать начисленные расходы на зарплату

Чтобы узнать, сколько компания должна своим сотрудникам, сначала нужно определить, сколько денег заработал каждый сотрудник. Рассчитайте начисленные расходы на заработную плату или сумму, которую ваша компания ожидает заплатить своим сотрудникам за заработную плату, исходя из часов, которые они отработали, и их ставки заработной платы. Запишите это число в колонке кредита, чтобы показать, что это непогашенный остаток.

3. Запишите завершенные выплаты заработной платы

Затем определите, сколько компания уже выплатила своим сотрудникам. Если работодатели выплатили часть начисленной заработной платы, запишите это число в графе дебет. Например, если работодатель предварительно выплатил половину ожидаемого дохода работника в размере 5000 долларов США за расчетный период, вы должны написать 2500 долларов США в столбце дебета, чтобы показать, что вы уже выплатили эту сумму.

4. Рассчитать заработную плату к оплате

Рассчитайте и запишите общие суммы для столбцов дебета и кредита. Если итоговые суммы по кредиту и дебету совпадают, то в настоящее время у компании нет задолженности по заработной плате. Если общая сумма в столбце кредита выше, чем общая сумма в столбце дебета, вычтите общую сумму дебета из общей суммы кредита. Разница между двумя итоговыми суммами представляет собой заработную плату, подлежащую выплате, или сумму, которую компания в настоящее время должна по заработной плате. Если дебет зарплаты компании выше, значит, бизнес переплатил своим сотрудникам.

5. Обновите бухгалтерские книги после периода выплаты заработной платы.

После того, как работодатели выплатят своим работникам, обновите бухгалтерские записи, чтобы отразить новый остаток задолженности по заработной плате. Регулярное обновление заработной платы, подлежащей выплате, для отражения зарплатных чеков гарантирует, что компания имеет точный учет прошлых и будущих выплат заработной платы.

6. Не забывайте записывать наличные

Если компания или клиент выплачивает какую-либо часть зарплаты сотруднику наличными, не забудьте включить эту сумму в свои расчеты. Денежные выплаты должны идти в дебетовой колонке, потому что они отражают уменьшение долга компании перед своими работниками. Собирайте квитанции обо всех платежах наличными, чтобы у вас было подтверждение того, что компания заплатила сотруднику.

Примеры записей в журнале

Вот несколько примеров бухгалтерских проводок по заработной плате.

Пример 1

Отчетный период Crestwood Dentistry заканчивается 30 июня, а период начисления заработной платы — 15 июля. По состоянию на 30 июня Crestwood Dentistry задолжала своим сотрудникам $10 000 по зарплате. Информация, записанная 30 июня, будет выглядеть так:

*Дата****Описание**Кредит**Дебет* *6/30Заработная плата*
$10,000 6/30Заработная плата $10,000

Пример 2

Сотрудник «Приятного кафе» неожиданно увольняется 1 февраля. Период расчета заработной платы в «Плезант Кафе» наступает ежемесячно 15 числа, поэтому сотрудник еще не получил оплату за 10 рабочих дней с 16 января по 31 января. Сотрудники обычно получают 4000 долларов в качестве заработной платы в течение каждого ежемесячного периода выплаты заработной платы, поэтому компания должна уволившемуся сотруднику половину этой суммы. Информация, записанная 1 февраля, будет выглядеть так:

*Дата****Описание**Кредит**Дебет* *2/1Заработная плата*
$2,0002/1Заработная плата** $2,000

Пример 3

Redtech Solutions задолжала общую сумму в размере 50 000 долларов США в счет расходов на заработную плату за октябрь. Redtech Solutions выплачивает 20 000 долларов США из этой общей суммы расходов на заработную плату 31 октября, а это означает, что оставшаяся общая сумма заработной платы, подлежащая выплате, составляет 30 000 долларов США. Информация, записанная 31 октября, будет выглядеть так:

*Дата****Описание**Кредит**Дебет* *10/31Расходы на зарплату*
50 000 долларов10/31 наличными** 20 000 долларов

10/31Зарплата к оплате$30,000