Как запросить встречу с вашим боссом

29 апреля 2021 г.

Просьба о встрече с вашим боссом — это вежливая и эффективная практика планирования. Менеджеры часто очень заняты, поэтому отправка им эффективных электронных писем с приглашением на встречу может помочь вам запланировать встречу. Если вы хотите предложить новую идею, обсудить проект или сделать объявление своему руководителю, вам может быть полезно научиться составлять электронное письмо с приглашением на встречу. В этой статье мы обсудим, как важно знать, как запросить встречу с начальником, а также шаги по составлению собственного запроса на встречу.

Зачем вам может понадобиться знать, как запросить встречу с вашим боссом?

Возможно, вам придется запросить встречу с вашим начальником, чтобы высказать жалобу, предложить идею или получить его отзыв по проблеме. Поскольку у этих специалистов часто загруженный график, составление убедительного приглашения на встречу может увеличить шансы на то, что ваше приглашение будет принято.

Как запросить встречу с вашим руководителем

Выполните следующие действия, чтобы запросить встречу с вашим руководителем:

1. Проверьте их наличие

Перед отправкой электронного письма проверьте доступность человека по телефону. Это может ускорить процесс, уменьшив количество обратных и обратных сообщений, чтобы попытаться найти подходящую дату и время. Выбор подходящего времени также увеличивает шансы на то, что ваша встреча будет принята. Попробуйте позвонить их администратору или ассистенту, чтобы попросить несколько свиданий, когда они свободны, и предложить встретиться в один из таких дней. Перед отправкой запроса убедитесь, что у вас нет других обязательств в эти дни.

2. Выберите место

Выберите удобное место. Удобное пространство может облегчить общение. Подумайте о том, чтобы предложить бизнес-ланч в соответствии с графиком вашего менеджера. Это также предлагает стимул для встречи с вами.

3. Подготовьте свои заметки

Запишите все, что вы хотите сказать своему руководителю, и структурируйте свои идеи. Подумайте о том, чтобы прочитать их вслух, чтобы подготовиться. Это поможет вам получить представление о том, сколько времени вам нужно, чтобы поговорить с вашим руководителем, что полезно знать при настройке времени начала и окончания вашей встречи. Подготовка ваших заметок также поможет вам понять, нужно ли вам присутствие третьего лица в вашем обсуждении, будь то эксперт, подкрепляющий аргументы вашей новой идеи, или сотрудник отдела кадров, чтобы поддержать вас с претензией.

4. Напишите тему письма

Выберите четкую и прямую тему, которая подчеркивает причину, по которой вы хотите встретиться со своим боссом. Если возможно, укажите конкретную дату встречи. Это может мотивировать вашего начальника быстрее открыть письмо и ответить на него. Вот несколько примеров:

• Просьба о встрече в среду, 5 мая.

• Запрос на встречу — улучшение маркетинга

• Планирование встречи

5. Выберите правильный словарный запас

Одни слова могут подразумевать негативное восприятие, а другие выражать уважение. Выбор правильных слов может помочь вам доставить правильное приглашение. Вот некоторые термины, которые вы можете использовать:

• Могу ли я предложить: эта фраза выражает ваше предложение и дает понять вашему менеджеру, что вы ничего не требуете.

• Обсудить: Обсудить — лучший выбор, чем объяснить, так как это подразумевает, что менеджер обладает значительными знаниями.

• Ваши мысли? В заключение, спросив вашего менеджера, что он думает, вы продемонстрируете уважение к его мнению и авторитету.

6. Правильно отформатируйте электронную почту

Вот основные элементы, которые следует включить в электронное письмо с приглашением на встречу:

• Приветствие: используйте официальное приветствие, например «Уважаемый + имя получателя». Проверьте название должности и имя человека, чтобы убедиться, что вы написали его правильно.

• Введение: Начните свое электронное письмо с представления себя, если они еще не знакомы с вами лично. В зависимости от ваших отношений с менеджером вам может не понадобиться включать это.

• Причина: Сообщите причину встречи. Пока нет необходимости вдаваться в подробности, достаточно дать общее представление о том, чего они могут ожидать от встречи. Постарайтесь привести причины, которые выгодны вам обоим, чтобы убедить своего руководителя в необходимости встречи.

• Время: предложите дату и время в зависимости от их доступности, как указано на первом шаге. Лучше всего предложить временные рамки и спросить своего менеджера, подходит ли им это или они предпочитают другое время.

• Место: предложите место встречи и добавьте маршрут или карту, если ваш начальник не знаком с этим районом. Подумайте о том, чтобы предложить встретиться в другом месте по их выбору, чтобы показать свою гибкость.

• Подтверждение: попросите вашего руководителя подтвердить получение вашего запроса и утвердить или отклонить встречу. Это может внести ясность и обеспечить взаимное понимание ситуации.

• Благодарность: подумайте о том, чтобы написать фразу, чтобы сообщить своему начальнику, что вы цените его время или внимание и надеетесь скоро с ним встретиться.

7. Подготовьте или включите документацию

Вот некоторые документы, которые вы можете включить в электронное письмо с приглашением на встречу или подготовить перед встречей:

• Презентация идеи: Кратко изложите свое предложение и аргументы в пользу успеха. Подумайте о том, чтобы прикрепить свое слайд-шоу или презентацию к своему электронному письму, чтобы они могли просмотреть его перед встречей.

• Жалоба: если вы уже обсуждали проблему с другими коллегами, рассмотрите возможность включения задокументированных переписок по этому вопросу, чтобы показать шаги, которые вы уже предприняли для решения проблемы. Это поможет вашему руководителю войти в ситуацию хорошо информированным.

• Отставка: Если вы просите о встрече, чтобы сообщить о своей отставке, подготовьте заявление об отставке с указанием даты, когда вы собираетесь уйти. Подумайте о том, чтобы указать причину увольнения в своем письме.

• Объявление. Если цель встречи — объявить личное решение или сообщить информацию, подумайте о том, чтобы подготовить причины и детали объявления. Например, дату вашего отпуска по беременности и родам или город, в который переезжает ваша семья. Кроме того, постарайтесь подготовить план или предложение о том, как вы можете выполнять свои текущие задания.

8. Последующие действия

Если вы не получили ответа на свой запрос, рассмотрите возможность отправки дополнительного электронного письма. Есть несколько причин, по которым вы можете не получить ответ сначала, в том числе:

• Время или место были неудобны

• Они забыли или были слишком заняты, чтобы ответить

• Они не получили ваше сообщение

Отправить последующее электронное письмо по адресу:

• Спросите их, получили ли они ваше приглашение на встречу

• Предложите им выбрать дату, место и время

• Восстановить важность этой встречи

9. Ответьте на их электронную почту

Если ваш руководитель соглашается на встречу, поблагодарите его за согласие и примите необходимые меры. Вы можете подтвердить время и место встречи.

Примеры приглашений на встречу

Просмотр примеров приглашений на встречи может помочь вам составить свой собственный. Вот примеры запросов:

Встреча для обсуждения вопросов

Дорогой Джон Атсон,

Меня зовут Пол Джеффри. Я руководитель отдела исследований и разработок. Я пишу, чтобы попросить вас о встрече для решения нескольких проблем, с которыми мы столкнулись в проекте Segma X. Буду признателен, если мы сможем встретиться во вторник, 5 мая, в удобное для обеих сторон время. Пожалуйста, дайте мне знать, какое время вам больше всего подходит.

Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время.

С уважением,

Пол Брайт

Встреча для обсуждения карьерного роста

Дорогая Лиза Пени,

Я хотел бы обсудить с вами возможность взять на себя дополнительные роли в компании. Могу я предложить пообедать во вторник, 5 мая, в полдень в ресторане “Гранд” в центре города?

Если дата или время вас не устраивают, сообщите мне доступные даты и время, и я внесу соответствующие коррективы.

Спасибо вам большое за ваше внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Сьюзан Спелл

Встреча для презентации новой идеи

Дорогой Лэнс Кольт,

Меня зовут Марк Томас. Обращаюсь к вам от имени отдела маркетинга. Моя команда и я хотели бы встретиться с вами, чтобы обсудить новую и блестящую идею, которая у нас есть. Это может привести к значительным улучшениям в нашей компании.

В любое время между 8 и 11 утра 5, 6 или 9 мая было бы здорово, но я готов приспособиться к другой удобной дате и времени по вашему выбору.

Спасибо за ваше время и внимание. Я с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением.

Марк Томас