Как запросить информацию, если кто-то не хочет делиться
10 августа 2021 г.
Запрашивание и получение информации от коллег в надлежащие сроки может помочь вам сохранить свою работу и соблюдение сроков. Умение запрашивать информацию, когда кто-то не хочет делиться, обычно включает в себя использование эффективных межличностных и профессиональных навыков.
Отправка вежливого, краткого и хорошо написанного сообщения может продемонстрировать важность вопроса и напомнить получателю о необходимости просмотреть и ответить на ваш запрос. В этой статье мы обсудим, как запросить информацию, когда кто-то не хочет делиться, объяснив, почему это важно, предоставив шаги для этого и предоставив советы и примеры для запроса информации.
Почему важно запрашивать информацию, когда кто-то не хочет ею делиться?
Может быть много причин, по которым человек не хочет делиться своей информацией, например, из-за плотного графика. Однако, если это произойдет, вы можете профессионально представиться и предоставить подробную информацию о типе информации, которую вы запрашиваете. Это может заставить их чувствовать себя более комфортно, отвечая и предоставляя эту информацию вам.
Как запросить информацию, если кто-то не хочет делиться
Вот шесть шагов для запроса информации, когда кто-то не хочет делиться:
1. Поразмышляйте над ситуацией
Важным первым шагом является осмысление ситуации. Просмотрите информацию, которая вам нужна, от кого она вам нужна и как скоро она потребуется. Вы также можете подумать о том, почему они не хотят делиться с вами своей информацией, и рассмотреть ваши прошлые взаимодействия. Может быть много причин, по которым они не ответили, поэтому постарайтесь быть терпеливыми и чуткими при запросе информации.
2. Определите свою цель
Прежде чем писать письмо, определите цель вашего сообщения. Спросите себя, чего вы хотите добиться от своей просьбы. Это может помочь вам написать четкое электронное письмо, которое легко понять. Вы можете запросить множество ресурсов, таких как финансовая информация, совет, информация о проекте или волонтерах. Подумайте о том, чтобы записать свои цели, прежде чем составлять электронное письмо, чтобы понять, что вам нужно и как попросить об этом.
3. Создайте шаблон электронной почты
После того, как вы определили свои цели, создайте шаблон электронной почты. Наличие шаблона электронной почты может помочь вам быстро написать краткое сообщение. Это особенно полезно, если вы обнаружите, что вам приходится часто отправлять информационные запросы.
Создайте простой и вежливый шаблон и постарайтесь сделать его достаточно общим, чтобы его можно было использовать для большинства информационных запросов. Возможно, вам придется немного редактировать свой шаблон каждый раз, когда вы его используете, чтобы он соответствовал тому, что вы хотите сказать.
4. Будьте вежливы и добры
При написании письма старайтесь быть вежливым и добрым. Вежливость может показать дружелюбие, что может помочь получателю ответить вам. Вы можете быть вежливым и добрым, говоря «пожалуйста» и «спасибо». Вы также можете попытаться изменить свой тон, чтобы он звучал позитивно. Для этого попробуйте похвалить их работу или сказать, что вы цените их время и усилия.
5. Поблагодарите их, когда они ответят
Как только вы получите их ответ, обязательно поблагодарите их. Это подтверждает, что вы цените их за ответы. Если они знают, насколько вы цените их готовность ответить, они с большей вероятностью ответят быстрее, когда в следующий раз вы спросите у них информацию.
Постарайтесь быстро ответить письмом с благодарностью после того, как они ответят вам. Сказать «спасибо» может также помочь им запомнить вас, что может увеличить шансы, что они ответят в следующий раз.
6. Попробуйте позвонить им
Если вы чувствуете, что отправляете кому-то слишком много писем по электронной почте, вы всегда можете попробовать использовать другие методы при запросе информации. Например, если у вас есть их номер телефона, вы можете попробовать позвонить им. Позвонив кому-нибудь, можно помочь ему узнать ваш голос, что может помочь ему вспомнить, кто вы. Когда вы звоните им, не забудьте указать, кто вы, в какой компании вы работаете и почему вы звоните. Старайтесь быть ясным и кратким, чтобы они поняли, какая информация вам нужна.
Советы по запросу информации
Вот несколько советов, как запросить информацию, когда кто-то не хочет делиться:
Подумайте о том, чтобы спросить кого-нибудь еще
Если человек, с которым вы пытаетесь связаться, не ответил, подумайте о том, чтобы спросить кого-нибудь еще. Попробуйте спросить своих коллег или коллег, знают ли они, что вам нужно, или знают, кто может помочь. Вы также можете попросить своего руководителя помочь вам получить информацию или связаться с теми, у кого она есть. Они могут знать кого-то в компании или кого-то из другой компании, кто может вам помочь.
Используйте интригующую тему
Попробуйте использовать интригующую строку темы при написании письма. Наличие интересной темы может увеличить шансы на то, что получатель ответит. Интригующая строка темы может вызвать у получателя ощущение срочности, что может заставить его прочитать ваше письмо целиком.
Для этого можно сказать, что электронная почта чувствительна ко времени. Например, попробуйте сказать: «Срочность: маркетинговый план». Еще одна интересная строка темы может заключаться в предварительном просмотре содержания вашего сообщения, например «Следующие шаги по маркетинговому плану».
Сделайте это коротко и просто
Короткое и простое сообщение может помочь получателю прочитать все письмо и избежать путаницы. Создание четкого сообщения, которое быстрее доходит до сути письма, также важно для понимания. Кроме того, попробуйте запросить информацию в первом или двух предложениях.
Докажите свою надежность
Если вы докажете, что заслуживаете доверия получателя, то он с большей вероятностью ответит на ваше сообщение. Начните электронное письмо, представив себя, компанию, в которой вы работаете, и свою должность. Причиной того, что они могут не ответить, может быть то, что они не знают, кто вы, поэтому включение этой информации может помочь вам получить более быстрый ответ. Даже если они не могут узнать ваше имя, они могут узнать вашу компанию, что также укрепляет доверие к вам.
Вычитка перед отправкой
Подумайте о том, чтобы отредактировать свою электронную почту перед отправкой сообщения. Это может помочь вам найти ошибки, такие как грамматические, пунктуационные или орфографические ошибки, которые помогут вашему электронному письму выглядеть более профессионально. Это также может помочь вам убедиться, что ваше сообщение ясно. Кроме того, попробуйте прочитать его вслух, чтобы убедиться, что его легко понять.
Примеры писем
Вы можете использовать эти примеры писем в качестве справочного материала, когда будете писать свои собственные:
Пример электронной почты
Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить кому-то, чтобы запросить информацию:
Дорогая Марисса,
Здравствуйте, это Ишаан Патель. Я руководитель проекта в One United Insurance Co., и неделю назад я отправил вам электронное письмо с просьбой предоставить информацию о маркетинговом плане вашей команды. Мой коллега сказал мне, что вы тот человек, к которому можно обратиться, чтобы получить эту информацию. Было бы полезно, если бы вы предоставили мне эти материалы. Также было бы полезно показать моей команде ваш процесс, чтобы они могли извлечь уроки из вашего успеха.
Спасибо за ваше время и усилия.
С наилучшими пожеланиями,
Ишаан Патель
Спасибо за ответ
Вот пример благодарственного ответа, который вы могли бы использовать, когда кто-то отвечает вам:
Дорогая Марисса,
Спасибо за своевременный ответ. Ваши заметки значительно помогли моей команде и мне. Если я когда-нибудь смогу быть чем-то полезен, пожалуйста, дайте мне знать.
Еще раз спасибо. Я очень ценю вашу готовность помочь.
Теплые пожелания,
Ишаан Патель