Как выполнять планы в управлении проектами (с советами)

Основной обязанностью многих менеджеров проектов является выполнение планов, обеспечивающих достижение их организациями конкретных целей. Выполнение планов управления проектами требует нескольких технических навыков и навыков, а также глубокого понимания спецификаций клиента. Понимание выполнения планов и компетенций, необходимых для достижения успеха в задаче, может помочь руководителям проектов приносить пользу своим компаниям, повышать эффективность и производительность. В этой статье мы обсудим важность планов в управлении проектами и шаги по выполнению плана в качестве менеджера проекта.

Что такое план выполнения?

План выполнения — это последовательность шагов, необходимых для завершения проекта. Как руководителю проекта, план выполнения может помочь вам и вашей команде отслеживать результаты вашего проекта, достигать важных вех, соблюдать сроки и обеспечивать соответствие проекта требованиям клиента и руководства. Руководители проектов могут использовать планы выполнения для управления работой бригад, получения информации от клиентов и повышения эффективности.

Почему планы важны в управлении проектами?

Ниже приведены некоторые причины, по которым планы имеют жизненно важное значение в управлении проектами:

Помогает улучшить концентрацию

В большинстве проектов есть определенный набор шагов, которым должны следовать менеджеры проектов для достижения результатов. Наличие подробного плана выполнения помогает руководителям проектов и другим заинтересованным сторонам сосредоточиться на наиболее важных аспектах проекта.

Например, в плане действий могут быть указаны даты и шаги, необходимые для достижения вехи, чтобы оставаться в рамках бюджета. Он также может выделить потенциальные задержки и порекомендовать шаги по их устранению. Когда план действий направляет реализацию проекта, команда может не отвлекаться и направить свои коллективные усилия на достижение целей проекта.

Улучшает управление временем

План действий может быть эффективным инструментом управления временем для руководителей проектов. Поскольку в документе с планом выполнения описываются конкретные шаги, которые необходимо выполнить командам для выполнения задачи, каждый член понимает свои обязанности и ожидания менеджера. Четкий план выполнения может предотвратить путаницу или задержки, позволяя вам выполнить проект в срок.

Снижает стоимость

Имея комплексный план выполнения, вы можете провести предварительную квалификацию подрядчиков, поставщиков и продавцов, чтобы получать надежные расценки на протяжении всего проекта. Поскольку планы действий также помогают уменьшить задержки и предвидеть потенциальные риски для реализации проекта, у менеджеров больше шансов достичь целей в сроки проекта, что снижает вероятность выхода за рамки бюджета.

Информирует принятие решений

Руководители проектов часто принимают решения, которые могут повлиять на качество и сроки процессов. План выполнения предлагает менеджерам широкий спектр данных непосредственно из чертежей проекта. Это может обеспечить большую ясность и помочь менеджерам принимать решения на основе данных для повышения эффективности, качества и производительности.

Как выполнить план в управлении проектами

Рассмотрим следующие шаги для выполнения плана в управлении проектами:

1. Создайте документ плана действий

Первым шагом при выполнении плана управления проектом является создание стратегического документа, в котором излагаются методы и схемы, которые вы можете использовать для достижения своих целей. Эффективный план действий должен охватывать несколько областей, в том числе:

• Конкретные цели проекта

• Конкретные шаги, необходимые для достижения результатов

• Метод, который вы будете использовать для отслеживания прогресса и соблюдения описанных выше шагов.

• Как общаться с членами команды

• Сроки проекта, вехи и дедлайны

• Члены команды

При создании плана действий обязательно сделайте документ доступным для всех заинтересованных сторон. Например, напишите технические подробности на языке, понятном людям, не разбирающимся в отрасли. Если сделать план простым для понимания, его также будет легче реализовать, и больше людей смогут внести свой вклад в документ.

2. Выберите команду исполнения

После создания плана действий важно выбрать команду для выполнения. Обязательно обозначьте обязанности каждого члена команды, чтобы они четко понимали ваши ожидания. Вы можете выбрать людей для реализации проекта, отчетов о ходе работ, планирования и распределения работ, инвентаризации и оценки эффективности. Четко определенные цели для каждого члена команды могут помочь предотвратить дублирование работы, сократить потери и повысить эффективность и производительность.

3. Ставьте цели

После выбора команды и определения их обязанностей может быть полезно установить конкретные цели для каждого человека. Постановка целей часто обеспечивает структуру плана, который вы хотите выполнить, и связывает каждый шаг вашей стратегии с реальными целями. Когда каждый член команды работает над достижением цели, легче отслеживать прогресс и соблюдение плана действий. Если члены вашей команды могут легко достичь своих целей, есть шанс, что ваши цели реалистичны, и вы выбрали правильных людей для каждой задачи.

4. Включите механизм обратной связи

Хороший способ определить эффективность вашего плана действий — иметь механизмы обратной связи на каждом этапе процесса. Получение обратной связи может показать вам недостатки в вашем плане и помочь вам придумать контрмеры, чтобы предотвратить проблемы с бюджетом и сроками. Например, мониторинг качества и количества сырья, которое поставляют поставщики, может помочь вам определить надежных поставщиков, которые могут предоставить необходимые вам ресурсы на протяжении всей реализации проекта без повышения цен. Обратная связь также может помочь вам отслеживать производительность и эффективность бригад.

5. Обеспечить адекватные ресурсы

Важно убедиться, что вы предоставляете своей команде достаточные ресурсы для выполнения поставленных задач. Команды часто нуждаются в денежных и технических ресурсах и эффективном руководстве, чтобы оправдать ваши ожидания и успешно выполнить требования проекта. Чтобы убедиться, что ваша команда имеет доступ к необходимым ресурсам, вы можете проводить периодические проверки для оценки потребностей команд, предотвращения задержек и достижения оптимальной производительности.

6. Оцените производительность

Еще одним важным шагом для выполнения планов в управлении проектами является оценка эффективности. Руководителям проектов может быть полезно проверить, насколько хорошо каждый член команды выполняет свои обязанности. Анализ производительности может помочь вам определить проблемы, с которыми сталкивается каждый человек, и предпринять шаги для повышения их эффективности. С помощью данных, собранных во время оценки производительности, вы можете лучше распределять задачи для повышения эффективности, сокращения задержек и обеспечения выполнения проектов в соответствии с графиком и в рамках бюджета.

Советы по выполнению плана в управлении проектами

Вот несколько дополнительных советов, которые следует помнить при выполнении плана управления проектом:

• Доверьтесь способностям вашей команды для достижения своих целей

• Используйте инструменты управления проектами, чтобы упростить отслеживание прогресса и оценку эффективности

• Общайтесь эффективно, чтобы каждый человек точно знал, что делать и как это делать

• Поощряйте превосходство и мотивируйте свою команду на достижение более высоких результатов

• Документировать проблемы, возникающие во время выполнения планов, для руководства будущей реализацией проекта.

• Спросите у своей команды совета, как улучшить выполнение проекта.

• Регулярно отслеживайте прогресс, чтобы быстро выявлять проблемы и вносить исправления