Как внедрить новую политику компании за 10 шагов

8 апреля 2022 г.

Поиск эффективных способов внедрения новых руководящих принципов компании может повысить уровень принятия политики и улучшить правила на рабочем месте. Процедуры компании могут помочь решить проблемы безопасности, страховые претензии и поведение сотрудников. Если ваша компания попросит вас представить новую корпоративную программу, вам будет полезно ознакомиться с основным процессом внедрения. В этой статье мы рассмотрим, какие шаги вы можете предпринять, чтобы успешно внедрить новую политику компании, а также некоторые предложения, которые помогут улучшить реализацию вашего плана.

Какие существуют виды политики компании?

Существует четыре основных типа политики компании:

кадровая политика

Политика управления персоналом — это правила и рекомендации для людей, работающих в компании. Эти политики обычно затрагивают всю компанию и касаются широких тем, которые применимы ко всем. Например, порядок оформления заявления на отпуск является кадровой политикой. Политика управления персоналом включает льготы для сотрудников в масштабах всей компании, общие кодексы поведения в компании и процессы найма новых людей.

Операционная политика

Операционная политика специфична для проекта, команды или процедуры. Они относятся к конкретным ситуациям или задачам, которые могут понять или выполнить только избранные люди в компании. Некоторые операционные политики могут различаться между отделами в зависимости от того, с какими задачами, клиентами или типами оборудования работают отделы. Операционная политика включает в себя процедуры электронной почты, рекомендации по взаимодействию с клиентами и правила, связанные с квотами продаж.

Политики безопасности

Политики безопасности — это политики, которые помогают защитить людей и имущество организации. Обычно существуют как общие процедуры безопасности для всей компании, так и более конкретные правила для отделов в зависимости от типов среды или оборудования, с которым они работают. Политики безопасности могут включать в себя списки предметов, запрещенных в здании, протоколы безопасности и ограничения доступа.

ИТ-политики

ИТ-политики применяются к тому, как организация обрабатывает и хранит свою цифровую информацию. Эти политики могут применяться ко всей компании или к отдельным отделам и обычно связаны с технологиями, которые использует сотрудник. Например, если отдел продаж вашей компании использует программу отслеживания клиентов, которой нет ни в одном другом отделе, любые рекомендации по этой программе предназначены в первую очередь для людей, работающих в сфере продаж. Типы ИТ-политик включают процедуры обработки данных, политики конфиденциальности, правила о том, кто может получить доступ к информации, и правила загрузки.

Зачем внедрять новую политику?

Ваша компания может попросить вас внедрить новую политику, когда они вводят в организацию новое оборудование, отделы или задачи. Вы также можете создать новый план, который представляет собой обновление или модификацию существующей процедуры, когда новые технологии или другие политики создают новые проблемы. Еще одна причина для внедрения новой политики — это наличие в вашей компании особых ситуаций, которые в настоящее время не решаются вашими существующими методами.

Как внедрить новую политику компании

Вот несколько советов, как эффективно внедрить новую политику компании:

1. Удовлетворить потребность в политике

При внедрении новой политики может быть полезно напомнить людям, зачем она нужна вашей компании. Попытайтесь признать причину, по которой вы создаете или обновляете правила, и то, что вы пишете новую политику для разрешения ситуации. Информирование о политике до того, как она будет написана или реализована, может помочь сотрудникам приспособиться к изменениям.

2. Проведите исследование

Изучение реализации аналогичных рекомендаций в вашей компании и в других организациях может помочь вам лучше понять свой собственный процесс внедрения. Если вы обновляете существующую политику, просмотрите предыдущие методы реализации и определите, есть ли способы улучшить то, как вы внедряете план. Постарайтесь заранее определить любые возможные проблемы, связанные с внедрением новой процедуры.

3. Запустите тестовую реализацию

Прежде чем внедрять политику во всем отделе или компании, попробуйте протестировать ее, чтобы определить, как она работает на вашем рабочем месте. Вы можете использовать один отдел или команду для проверки своей политики или реализовать пробный период, когда все используют полицию в течение короткого периода времени. Тестирование вашей политики позволяет вам наблюдать, как она влияет на вашу команду, и дает вам возможность решить любые непредвиденные проблемы.

4. Получите поддержку руководства

После того, как вы успешно протестируете свою политику, поговорите с администраторами о ее постоянном внедрении. Общение с руководством может помочь вам в дальнейшем изменить политику, учесть варианты, которые могут понадобиться различным отделам, и создать достижимый график реализации. Они также могут предоставить вам такие ресурсы, как финансирование, группу внедрения или дополнительные исследовательские материалы.

5. Выполните юридические проверки

Прежде чем вы сможете полностью внедрить новую политику, вам может потребоваться убедиться, что она соответствует правовым нормам. Попросите юридический отдел вашей компании пересмотреть вашу политику на предмет изменений, которые могут потребоваться для соответствия правовым стандартам. Возможно, вам придется несколько раз дополнить или изменить текст, прежде чем ваша политика будет готова к реализации.

6. Сообщите о политике

Постарайтесь, чтобы люди, затронутые новой политикой, знали о ее реализации заранее. Вы можете сообщить об изменении или дополнении своей политики, отправив электронные письма, рассказав о реализации во время встреч, создав уведомления на ресурсах отдела кадров компании или разместив бумажные объявления в своем здании.

7. Укажите дату реализации

Дата реализации может помочь сотрудникам узнать, когда происходит изменение политики, и позволит лучше записывать данные о политике. Вы можете внедрить политику во всей организации или отделе одновременно или постепенно внедрять политику в одну команду или филиал за раз. Вы можете использовать календарные системы, уведомления компании и встречи, чтобы объявить дату или даты внедрения.

8. Проводите информационные встречи

Хотя вы можете объявить дату внедрения и основные детали на общем собрании компании, у некоторых сотрудников могут возникнуть вопросы по поводу новой политики. Рассмотрите возможность проведения встреч, специально посвященных новой политике, для уточнения любой информации и решения проблем. Вы можете создать информационные пакеты или информационные бюллетени для этой встречи, чтобы помочь ответить на вопросы.

9. Получайте отзывы

Соберите отзывы от других сотрудников компании и внесите любые изменения, которые, по вашему мнению, могут потребоваться в вашей политике до даты внедрения. Вы можете запросить отзывы у руководства, тестовых внедрений, руководителей групп и любых сотрудников, у которых есть идеи, во время встреч с информацией о политике. Постарайтесь внести какие-либо окончательные изменения до даты реализации и сообщить об этих изменениях через объявления или электронные письма с обновлениями.

10. Внедрите политику

Когда наступит дата реализации, начните применять новую политику. Сделайте окончательное публичное объявление и добавьте политику в любые документы, такие как справочники сотрудников или веб-сайты политики компании. Попробуйте записать реакцию людей на внедрение, чтобы помочь вам создать и внедрить любые будущие политики.

Советы по внедрению новой политики компании

Вот несколько советов, которые помогут вам внедрить новую политику компании:

Сделайте политики понятными

Обеспечение ясности и простоты понимания ваших политик может уменьшить путаницу, повысить энтузиазм компании в отношении политики и увеличить шансы на успешное внедрение. Проверьте свои правила и попытайтесь прочитать их вслух, чтобы убедиться, что они ясны и конкретны. Вы также можете запросить отзывы о последствиях тестирования о том, насколько хорошо люди понимают параметры политики.

Учитывайте культуру вашей компании

Культура вашей компании может влиять на то, как вы объявляете и внедряете новые политики. Например, если на вашем рабочем месте в основном используется письменное общение, вы можете расставить приоритеты по электронной почте и письменным объявлениям, чтобы информировать людей о процессе внедрения. Если в вашей компании очень сплоченная культура, вы можете рассмотреть возможность проведения одной даты внедрения для всей организации вместо того, чтобы запускать отделы в разное время.

Держите всех в курсе

Постоянное информирование людей о ходе выполнения и изменениях политики может помочь им лучше понять политику и привести к более успешной реализации. Старайтесь использовать письменные и устные методы общения, чтобы сообщать о любой новой информации или обновлениях о реализации вашей политики. Рассмотрите возможность создания ресурсного документа для часто задаваемых вопросов и общей информации, которую вы можете периодически редактировать.

Пересмотрите свою политику

Возможно, со временем вам потребуется пересмотреть или изменить новую политику. Запланируйте периодическую оценку вашей процедуры, чтобы убедиться, что она продолжает функционировать должным образом. Если ваши рекомендации требуют пересмотра или потребности вашей организации меняются, вы можете обновить и заново внедрить свою политику.