Как отвечать на электронные письма с благодарностью (с шаблоном, примерами и советами)
Технология электронной почты упрощает отправку быстрых сообщений и заметок людям в профессиональных условиях. Все чаще деловые партнеры могут отправлять друг другу электронные письма с благодарностью, а не открытки с благодарностью, чтобы выразить благодарность. Ответ на электронные письма с благодарностью — это уместный и вежливый жест, который может помочь установить или укрепить позитивные отношения.
В этой статье мы объясним, когда отвечать на электронные письма с благодарностью, опишем, как отвечать, и предоставим пример ответа.
Как отвечать на благодарственные письма
Используйте эти шаги, чтобы составить правильный и эффективный ответ на благодарственное письмо:
Подтвердите отправителя.
Объясните пользу.
Будь краток.
Сохраняйте позитивный тон.
Подпишите свой ответ.
Отвечайте быстро.
1. Подтвердите отправителя
Откройте письмо с подтверждением отправителю. Покажите свою благодарность за их письмо.
Пример: «Добро пожаловать, Пэт!»
2. Объясните преимущество
Опишите пользу для вас от проекта, услуги или работы, за которую вас благодарят.
Пример: «Мне понравилась возможность встретиться с клиентом и развить свои навыки продаж».
3. Будьте кратки
Пишите коротко. Поскольку ответ на электронное письмо с благодарностью является последующим сообщением, он не требует длинных объяснений.
Пример: «Я с нетерпением жду новых встреч с клиентами в будущем».
4. Поддерживайте позитивный тон
Тон вашего письма должен быть легким и позитивным. Сосредоточьтесь на благодарности, которую вы чувствуете, и на пользе, которую вы получили от первоначального взаимодействия.
Пример: «Это вообще не проблема!»
5. Подпишите свой ответ
Если ответ адресован коллеге или другому сотруднику вашей организации, добавьте неформальную подпись с вашим именем. Если ответ адресован клиенту или другому внешнему заинтересованному лицу, включите свою официальную деловую подпись с указанием должности и прямой контактной информацией.
Пример: С уважением, Алекси Джонсбург, торговый представитель, 870-586-3142 доб. 509
6. Отвечайте быстро
Напишите и отправьте свой ответ на письмо с благодарностью в течение 24 часов с момента его получения. Поскольку эти ответы короткие и не требуют изучения, подготовка соответствующего ответа не займет много времени.
Шаблон для благодарственных писем
Рассмотрите возможность использования этого шаблона для структурирования краткого и эффективного ответа на благодарственное письмо:
дорогая [sender’s name],
Мне было приятно! я наслаждался [project or task]и это [benefit to you]. жду с нетерпением [related experience].
Искренне,
[your name]
[job title]
[contact information]
Примеры благодарственных писем
Вот несколько примеров благодарственных писем, которые помогут вам начать работу самостоятельно:
1. Спасибо за ответ коллеге по электронной почте
Дорогой Райан,
Мне было приятно! Мне понравилось работать с вами и остальной частью команды над весенней маркетинговой кампанией, и это действительно помогло мне глубже понять лучшие практики SEO. С нетерпением жду начала летней кампании!
Искренне,
Мэгги
2. Благодарим Вас за ответ по электронной почте клиенту
Уважаемая мисс Арнольд,
Добро пожаловать! Мне понравилось находить идеальный спальный гарнитур для вас и мистера Арнольда, и мне было очень приятно встретиться и поработать с вами обоими. Я с нетерпением жду возможности помочь вам найти более совершенные предметы мебели в будущем.
Искренне,
Бри Андерс
Менеджер этажа
907-445-6536 доб. 133
3. Благодарственный ответ по электронной почте руководителю
Дорогая Хизер,
Мне было приятно! Мне понравилось изучать передовой опыт и создавать отчет. Это действительно помогло мне глубже понять ценность эффективных процедур, особенно для нашей команды. Будем рады помочь с любыми другими проектами в будущем!
Искренне,
Кэрол
Советы по написанию эффективных писем
Используйте эти советы при написании ответов на электронные письма с благодарностью или любые другие виды профессиональных электронных писем:
Используйте строку темы: если вы создаете оригинальное электронное письмо, а не ответ, убедитесь, что ваша тема дает получателю четкое представление о том, что повлечет за собой сообщение электронной почты.
Сосредоточьтесь: держите свою электронную почту на одной или двух связанных идеях. Четко опишите ситуацию и то, что вам нужно от получателя.
Назовите себя: если вы отправляете электронное письмо кому-то впервые, расскажите о себе и своей роли в компании в начале письма. Таким образом, получатель узнает, кто отправил ему сообщение, без необходимости прокручивать вниз до вашей подписи.
Проверьте свое письмо: после составления электронного письма проверьте его точность и ясность. Исправьте все орфографические ошибки или неловкие фразы перед отправкой электронного письма.
Будьте уместны: говорите профессионально и уместно. Используйте полные слова, а не аббревиатуры или смайлики.
Отвечайте быстро: ответьте в течение 24 часов с момента получения электронного письма. Если вам нужно больше времени для сбора информации, отправьте ответ, отметив, что вы работаете над запросом отправителя, и укажите сроки для полного ответа.
Используйте «ответить всем» с осторожностью: проверьте, нужна ли информация людям, включенным в ответное сообщение.
Подумайте о телефонном звонке: если вы обнаружили, что пишете длинное электронное письмо или просите сложный запрос, подумайте о том, чтобы позвонить этому человеку, а не писать по электронной почте. Может быть проще объясниться по телефону, чем в письменной форме.
Включите подпись: даже если вы просто отправляете электронное письмо коллегам, включите краткую подпись со своим именем.
Подумайте о создании шаблонов: если вы обнаружите, что постоянно пишете похожие электронные письма или ответы, подумайте о написании нескольких шаблонов, чтобы сделать процесс электронной почты более эффективным.