Как включить «Отслеживание изменений» в Microsoft Word

8 апреля 2022 г.

Существует множество инструментов и программ, которые профессионалы могут использовать для улучшения процессов редактирования письменных документов. Одним из самых популярных инструментов для редактирования и совместной работы над текстом является функция «Отслеживание изменений» в Microsoft Word. Если вы работаете на работе, связанной с частым написанием текстов и работой с другими, вам может быть полезно узнать, как использовать этот инструмент, поскольку он может упростить участие в командной работе над написанием проектов.

В этой статье мы рассмотрим, почему кто-то может использовать этот инструмент, и изучим список шагов, как включить «Отслеживание изменений» в Word, и один, как настроить ваши параметры.

Зачем включать «Отслеживание изменений» в Word?

Может быть много причин, по которым кто-то может включить «Отслеживание изменений» в Microsoft Word. Одной из наиболее распространенных причин использования этого инструмента является наличие письменного проекта, который требует нескольких раундов редактирования. Это связано с тем, что «Отслеживание изменений» позволяет редакторам вносить изменения, просматривая предыдущие изменения других участников и демонстрируя свои изменения будущим редакторам. Профессионалы также могут использовать «Отслеживание изменений» при совместной работе над письменным проектом с людьми в разных местах, поскольку каждый писатель может вносить изменения и делиться ими в цифровом виде с остальной частью команды.

Есть также несколько отраслей, которые сосредоточены на завершении проектов, которые могут использовать «Отслеживание изменений», таких как публикации, маркетинг и исследования. Вот несколько профессий, которым полезно знать, как использовать «Отслеживание изменений» в Word:

Как включить «Отслеживание изменений» в Word

Вот несколько шагов, которые вы можете использовать, чтобы включить «Отслеживание изменений» в Microsoft Word:

1. Убедитесь, что вы открываете правильный файл

Первым шагом при включении функции «Отслеживание изменений» в Microsoft Word является открытие файла, который вы хотите отредактировать. Может быть особенно важно убедиться, что вы выбрали правильный файл при запуске этого процесса, чтобы убедиться, что вы редактируете правильный документ и что ваши изменения дойдут до необходимых соавторов. Чтобы убедиться, что вы открываете правильный файл, проверьте имя файла для документа, который вы собираетесь просмотреть, а затем щелкните его, чтобы открыть файл.

2. Откройте вкладку «Обзор».

Затем перейдите на вкладку «Рецензирование» в вашем документе. Обычно это отображается в строке меню «Главная» в верхней части страницы в Microsoft Word, которая содержит другие параметры для настройки параметров документа, такие как «Макет», «Вставка» и «Рисование». Найдите кнопку с надписью «Обзор» и нажмите на нее, чтобы открыть список параметров редактирования содержимого в файле.

3. Найдите кнопку «Отследить изменения».

Открыв вкладку «Обзор», найдите кнопку «Отследить изменения». Это часто отображается в виде значка страницы с линиями и карандашом поверх него с надписью «Отслеживание изменений». Нажмите эту кнопку, чтобы открыть список параметров «Отслеживание изменений».

4. Включите «Отслеживание изменений».

При нажатии на кнопку «Отслеживать изменения» появляется небольшое окно с несколькими параметрами. Выберите параметр «Отслеживание изменений», чтобы включить этот инструмент. Некоторые более новые версии Word также позволяют вам просто нажать кнопку «Отслеживать изменения», не открывая окно, чтобы быстро включить инструмент. Затем нажмите «Сохранить» в верхнем левом углу документа Word, чтобы убедиться, что «Отслеживание изменений» остается активным до тех пор, пока оно вам больше не понадобится, и отключите его.

Как настроить параметры «Отслеживание изменений» в Word

В некоторых проектах могут потребоваться определенные настройки в разделе «Отслеживание изменений», например разрешение только определенным читателям просматривать комментарии или изменения. Вот несколько шагов, чтобы настроить параметры «Отслеживание изменений» в Microsoft Word:

1. Настройте параметры отображения изменений

Один из способов настроить «Отслеживание изменений» — настроить способ отображения ваших правок. «Отслеживание изменений» предлагает множество вариантов отображения ваших изменений. Чтобы выбрать параметры отображения, откройте окно «Отслеживание изменений» и выберите параметр «Показать разметку». Затем нажмите кнопку с надписью «Выноски», чтобы открыть список параметров отображения, и выберите параметр, соответствующий тому, как вы хотите отображать свои изменения.

Например, вы можете выбрать «Показать все изменения в строке», чтобы отобразить все изменения красным цветом, соединившись с комментариями на стороне документа, которые объясняют каждое изменение. Вы также можете выбрать один из других вариантов, таких как «Показать исправления в выносках» или «Показать только комментарии и форматирование в выносках».

2. Выберите настройки просмотра

Еще один параметр, который вы можете настроить в «Отслеживании изменений», — это список зрителей, которые могут просматривать внесенные вами изменения при открытии документа. В некоторых проектах может потребоваться, чтобы только определенные члены команды могли просматривать изменения, в то время как в других может потребоваться, чтобы все члены команды могли видеть все изменения. Чтобы изменить настройки средства просмотра, перейдите к параметру «Показать разметку» в окне «Отслеживание изменений». Затем нажмите на опцию «Комментарии», «Вставки и удаления» или «Форматирование», чтобы поставить галочку рядом с каждым элементом вашего документа.

После того, как вы нажмете на изменения, для которых хотите настроить параметры, нажмите кнопку с надписью «Конкретные люди», чтобы дать каждому рецензенту возможность просмотреть изменения, которые вы хотите, чтобы они увидели. Вы также можете выбрать «Все рецензенты», чтобы любой, кто открывает документ, мог просматривать ваши изменения.

3. Удалите пометки с печатных версий

Вы также можете настроить параметры так, чтобы любые пометки, которые «Отслеживание изменений» делает во время ваших правок, не отображались после печати документа. Для этого перейдите к окну «Файл» на панели в верхней части экрана, обычно за пределами документа Microsoft Word. Затем нажмите «Печать» и «Настройки», чтобы открыть новое меню, позволяющее изменить настройки печати. Из этих вариантов выберите кнопку с надписью «Информация о документе» и найдите параметр «Разметка для печати».

Если рядом с опцией «Разметка для печати» стоит галочка, нажмите на галочку, чтобы снять ее. Это гарантирует, что любые печатные версии вашего документа не будут содержать пометки и комментарии из «Отслеживать изменения».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.