Как успешно завершить большой проект за 8 шагов
Проекты требуют планирования и организации для успешного и своевременного завершения. Большие проекты со многими частями могут быть особенно трудоемкими и сложными. Вы можете столкнуться с факторами, которых не ожидали, или вам может понадобиться дополнительная мотивация для достижения цели, поэтому важно научиться успешно завершать проект. В этой статье мы перечисляем проблемы, которые могут повлиять на проекты, и объясняем, как завершить проект вовремя.
Проблемы, которые могут помешать завершению проекта
Общие события, которые могут задержать проекты, включают:
Неопределенные сроки
Легко отложить завершение проекта, если у него нет четкого дедлайна. Вы можете выбрать работу над более срочными делами или задачами, которые быстрее и проще выполнить, чем ваш большой проект, потому что вы знаете, что вам не нужно заканчивать его к определенной дате. Сроки — это мотиваторы, которые могут помочь людям завершить работу вовремя. Неограниченное количество времени для работы над проектом также может привести к тому, что вы будете постоянно находить что-то еще, что можно добавить или улучшить, что задержит его завершение.
Ежедневные задания
Рутинные задачи, такие как ответы на телефонные звонки и электронные письма, а также посещение совещаний, могут быстро отнимать у вас значительное количество времени. Если вы начинаете свой день с мелких дел в своем списке дел, у вас может не остаться времени для продвижения вашего проекта. Большие проекты могут легко задерживаться из-за менее важных рабочих обязанностей.
Недостаток мотивации
Работать над новыми проектами может быть интересно, потому что они предлагают разнообразие и уникальные задачи. Это раннее воодушевление часто уменьшается по мере того, как вы работаете над проектом дольше. По мере того, как вы доходите до финальных этапов, которые часто бывают самыми сложными, у вас может не быть такого же уровня мотивации для продолжения работы над ним.
Выбор перегрузки
Перегрузка выбором — это идея о том, что чем больше у вас есть вариантов, тем сложнее принять решение. Эта концепция может применяться к проектам, которые требуют от вас принятия множества решений относительно их направления. Время, которое вы тратите на анализ и попытки сделать правильный выбор, может задержать завершение проекта.
Ползучесть области
Расползание масштаба происходит, когда масштаб проекта выходит за пределы его первоначальных параметров. Заинтересованные стороны и члены команды, например, могут продолжать добавлять элементы и задачи в проект после его начала. В результате проект становится намного больше и занимает больше времени, чем планировалось. Вы можете избежать расширения масштабов, четко определяя, отслеживая и контролируя все аспекты проекта.
Как закончить проект
Выполните следующие шаги, чтобы преодолеть потенциальные проблемы и завершить большой проект вовремя:
1. Управляйте своим временем
Если ваш менеджер поручает вам проект, для которого нет крайнего срока, либо попросите его, либо создайте новый, чтобы мотивировать себя и свою команду. Например, вы можете дать себе 30 дней на завершение проекта. Четко отметьте дату в своем календаре и относитесь к ней как к четко установленному сроку. Вычеркивайте каждый день в календаре, чтобы визуализировать свой прогресс.
Точно так же установите себе временные рамки для работы над проектом. Если вы позволите себе целый день работать над этим, вы можете потерять интерес и мотивацию. Держите проект и свои идеи свежими, работая над ним, например, только два или три часа в день, а оставшуюся часть дня используйте для выполнения рутинных задач. Ограничения по времени также могут побудить вас использовать свое время более творчески и эффективно.
2. Ставьте маленькие цели
Если вы работаете над большим проектом, разделите его на более мелкие части и установите сроки выполнения каждой из них. Вы добиваетесь прогресса, получая удовлетворение от достижения цели. Разбивка проекта на мелкие части также может сделать сложный проект проще.
Например, если вы создаете важную презентацию для своего отдела, вы можете разделить ее на следующие этапы:
Набросайте презентацию.
Определите, какие детали следует включить в каждый раздел, и при необходимости изучите подтверждающие данные.
Напишите копию для каждого слайда.
Выберите или создайте визуальные эффекты для каждого слайда.
Практикуйте свою презентацию.
3. Отслеживайте свой прогресс
Следите за своим прогрессом, чтобы видеть все части проекта, которые вы завершили, а не сосредотачиваться на том, что еще осталось. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами или программы для составления списков, чтобы отслеживать задачи и помечать их как завершенные. Еженедельно проверяйте свой прогресс, чтобы определить, какой процент проекта выполнен и находитесь ли вы на пути к достижению следующей цели. Отслеживая свой прогресс, вы, скорее всего, будете нести за него ответственность.
4. Избегайте отвлекающих факторов
При работе над большим проектом, особенно на последних этапах, сведите к минимуму отвлекающие факторы, которые могут помешать вашему прогрессу. Способы избежать отвлекающих факторов включают в себя:
Закрывая дверь своего офиса
Размещение сообщений «не беспокоить» в электронной почте и приложениях для обмена сообщениями
Ношение шумоподавляющих наушников
Отключение ненужных компьютерных программ и приложений
Отключение или отключение звука телефона и электронной почты
Даже час или два непрерывного времени могут помочь вам сосредоточиться на завершении вашего проекта. Затем вы можете сделать перерыв или заняться чем-то другим.
5. Примите недостатки
Стремление к совершенству может помешать вам завершить проект. Сосредоточьтесь на создании качественной и точной работы, не пытаясь быть безупречным. Если вы обнаружите, что постоянно переделываете или переписываете части своего проекта, попробуйте сначала создать черновик. Несовершенный черновик может вдохновить вас на идеи и контент для вашего проекта, поэтому он будет развиваться вовремя. Вы можете просматривать, редактировать и улучшать черновик после его завершения.
6. Попросите о помощи
Если у вас возникли трудности с завершением проекта в одиночку или вам нужна мотивация, попросите помощи у коллег. Коллеги, которые не работали над проектом, могут предложить полезные идеи или предоставить обратную связь, необходимую для продвижения в правильном направлении. Точно так же, если вы столкнулись с проектной задачей, в которой коллега лучше разбирается, например, в графическом дизайне, спросите, могут ли они помочь вам в этом.
7. Работайте тогда, когда вы наиболее продуктивны
Найдите время дня, когда вы работаете лучше всего, и посвятите это время завершению вашего проекта. Например, если вы наиболее продуктивны и полны энергии рано утром, выделите час или два, не отвлекаясь, на работу над проектом. Если ваши самые продуктивные часы выпадают за пределы обычного рабочего дня, возможно, вам нужно найти время рано утром, поздно вечером или на выходных. Спросите у своего менеджера, можете ли вы спланировать свое время таким образом, чтобы сбалансировать рабочее время.
8. Наградите себя
Отмечайте каждую цель, которую вы достигаете в своем проекте. Вознаграждайте себя небольшими наградами за каждую задачу или крайний срок, который вы выполняете на протяжении всего проекта, и большим вознаграждением в конце. Вознаграждения могут быть такими простыми, как перерыв или поход на обед, или столь значительными, как свободное время, финансовые стимулы и праздничные вечеринки.