Как улучшить бизнес с помощью организационного дизайна

8 марта 2021 г.

Повышение эффективности компании является главным приоритетом для руководителей малого бизнеса и крупных корпораций. Организационная реорганизация — один из способов добиться этих улучшений. Однако изменение того, как работает ваша компания, требует времени, тщательной оценки, планирования, выполнения и измерения для получения результатов.

В этой статье мы обсудим организационный дизайн и то, как вы можете применить его на своем рабочем месте.

Что такое организационный дизайн?

Организационный дизайн — это процесс, который определяет части системы, которые не функционируют должным образом или неэффективно, и реализует план работы по достижению целей организации. Теория применима к рабочим пространствам, процессам, рабочим процессам и другим системам в бизнесе. Вы можете переработать эти области, чтобы они больше соответствовали рабочей среде и целям компании. Внесение этих изменений требует понимания и улучшения технических аспектов бизнеса и человеческих ресурсов.

Почему организационный дизайн важен?

Анализ организационной структуры компании может принести значительную пользу. Большинство предприятий отмечают улучшение обслуживания клиентов и внутреннего морального духа после таких усилий. Некоторые компании сообщают о значительном снижении эксплуатационных расходов и повышении эффективности. Вовлеченность сотрудников улучшается, а четкое видение управления и развития бизнеса развивается. Этот непрерывный процесс улучшения способствует прибыльности и более здоровой прибыли.

Чтобы добиться успеха, управленческая команда должна тщательно продумать, как спроектировать организацию. План должен учитывать каждый аспект бизнеса и рассматривать его как единое целое, а не как отдельные части. Цель — лучшая интеграция людей и процессов. Форма компании должна соответствовать ее назначению и оказывать поддержку в трудную минуту. Он должен поддерживать людей, работающих как единое целое для достижения одной и той же цели.

Какие существуют типы организационной структуры?

Простая организационная структура, также известная как плоская структура, — это структура, в которой решение принимает владелец, а все сотрудники подчиняются непосредственно владельцу. Это один из самых малых предприятий без уровней управления или сложной организации отделов. Как и у любой структуры, у простой конструкции есть свои плюсы и минусы, которые вам необходимо понять, чтобы вы могли принять обоснованное решение о том, когда пришло время для изменений.

Наиболее существенным положительным моментом простой структуры управления является то, что владелец контролирует каждую часть операций. Владелец знает, что происходит повсюду в компании, потому что он делает все решения. Сотрудники понимают, кто и что имеет полномочия делать, поскольку за все отвечает владелец. Они могут быстрее принимать решения, поскольку отсутствуют уровни управления.

По мере роста бизнеса он выходит за рамки простой организационной структуры. Управленческая команда расширяется за счет менеджеров и других членов руководящей группы. Такая конструкция называется функциональной структурой. Со временем выполняемые ими функции становятся более специализированными. Вместо того, чтобы один офисный сотрудник занимался расчетом заработной платы, маркетингом и канцелярской работой, развивается специализированный отдел маркетинга, и компания может нанять бухгалтера. По мере того, как компания продолжает расти, задачи, которые когда-то были редкими, становятся рутинными. Внутренний отдел информационных технологий становится необходимым вместо того, чтобы просто звонить провайдеру, когда возникает проблема.

По мере роста продуктов или торговых марок подразделение может развивать каждую из них, при этом некоторые функции будут сосредоточены в головном офисе. Эта структура называется матрицей. Каждая продуктовая линейка имеет отдельные отделы, но некоторые задачи выполняются централизованно.

Владельцы бизнеса должны установить ориентиры, чтобы знать, когда компания готова перейти от простой структуры к функциональной, а затем к матричной. Эти контрольные показатели могут включать в себя рабочую нагрузку, уровень знаний людей в команде, бюджеты или что-то еще. Например, если компания тратит много денег на маркетинговые услуги по контракту, это может быть признаком того, что пришло время добавить штатного маркетолога.

Как использовать организационный дизайн для улучшения вашего бизнеса

Улучшение бизнеса с помощью организационного дизайна включает в себя несколько необходимых шагов. Процесс реорганизации организации может варьироваться в зависимости от структуры и потребностей компании.

1. Разработайте план процесса редизайна

Руководители компаний собираются вместе, чтобы обсудить состояние бизнеса с точки зрения результатов, конъюнктуру рынка и другие ключевые показатели и факторы. Они обсуждают, почему необходима организационная реорганизация, и определяют результаты, которые они надеются увидеть. Руководству необходимо иметь четкое представление о текущем состоянии компании, прежде чем приступить к процессу изменений.

Часть разговора касается ресурсов и того, сколько времени, денег и человеческого капитала доступно для этого процесса. Сроки, кто, как ожидается, примет участие, и процесс коммуникации – все это является частью обсуждения. Иногда команда решает, что им нужно потратить время на стратегическое планирование или развитие команды, прежде чем приступать к реорганизации организации. В совокупности эти начальные шаги известны как организация процесса проектирования.

2. Планируйте будущее

После того, как процесс самооценки будет завершен, управленческая команда должна будет рассмотреть следующие факторы в плане редизайна:

• Вокруг каких факторов будет организована компания? Будут ли это конкретные функции, тип клиента, география или что-то еще?

• Как компания может оптимизировать процессы, чтобы сосредоточиться на тех, которые приводят к получению дохода и доставке покупателю?

• Компании нужны четкие, задокументированные и стандартизированные процедуры, насколько это возможно.

• Менеджерам может потребоваться численность персонала для реструктуризации сотрудников вокруг основных функций.

• Необходимы измерения производительности для каждой должности, задачи и функции. Кто несет ответственность за оценку и как они несут ответственность?

• Есть ли потребности в объектах или оборудовании?

• Распределяются ли ресурсы поддержки, такие как продажи или финансы, туда, где они оказывают наибольшее влияние?

• Они должны определять структуру управления.

• Связь и координация между частями системы имеют решающее значение. Например, насколько хорошо отдел обучения взаимодействует с отделом найма?

По мере того, как компания находит ответы на эти вопросы и проблемы, компания переходит к плану перехода. Менеджеры составляют график и назначают этапы действий. Процедура сообщения редизайна остальной команде сводится воедино. Коммуникация — это образование, а образование дает членам команды чувство сопричастности. Вовлеченность сотрудников более вероятна, когда ваша команда разделяет видение.

3. Выполнить план

Глядя на переработанный рабочий процесс, команды вписываются в новую структуру. Каждая группа изучает новые процессы. Эта часть процесса требует времени, потому что людям приходится строить новые рабочие отношения и осваивать новые роли. Часто оборудование и помещения меняются. Изменения в оценке эффективности, полномочиях по принятию решений и других механизмах управления являются нормальными в этом процессе.

Коммуникация критически важна, когда вы готовы выполнить план. Групповые презентации и корпоративные электронные письма помогают поддерживать согласованность сообщения. Если у компании есть внутренний веб-сайт или общие папки для обмена информацией, это идеальное место для размещения плана.