Как сжать файл Excel за 5 шагов (с советами)

17 марта 2022 г.

Сжатие данных или файлов уменьшает размер компьютерного файла и вынуждает компьютеры уменьшать длину строк данных и реорганизовывать их узнаваемым образом. Это может помочь предотвратить проблемы с доставкой или осложнения, такие как длительное время загрузки при открытии файла или невозможность прикрепить файл к электронному письму. Изучение того, как сжимать файлы в различных программах, может помочь вам успешно завершить процесс. В этой статье мы обсудим, почему важно сжимать файлы Excel, расскажем, как сжать файл Excel, и дадим советы по сжатию файлов Excel.

Когда важно сжать файл Excel?

Важно сжать файл Excel, чтобы он был достаточно маленьким, чтобы его можно было легко передать. Сжатые файлы часто загружаются быстрее, и их легче загружать и открывать. Файлы Excel часто бывают большими, потому что они содержат несколько рабочих листов с данными, формулами и изображениями, которые увеличивают размер файла. Однако сжатие файла может помочь уменьшить общий размер файла для решения этих проблем.

Как сжать файл Excel

Существует несколько различных методов, которые можно использовать для уменьшения размера или сжатия файла Excel. Одним из вариантов может быть изменение типа файла. Формат файлов Excel по умолчанию — XML, который сохраняется в формате .xslx. Однако при сохранении электронной таблицы в виде двоичной книги в формате .xslb файл сжимается в файл меньшего размера.

Вот шаги для преобразования файла Excel из файла .xslx в файл .xslb:

1. Нажмите «Файл».

2. Выберите «Сохранить как».

3. Прокрутите список типов файлов.

4. В раскрывающемся меню выберите «Двоичная книга Excel (*.xslb)».

5. Нажмите кнопку «Сохранить».

Преобразование файлов каждого типа вручную может занять много времени. Однако Excel позволяет изменить настройки по умолчанию для сохранения файлов в определенном формате, включая сохранение файлов в формате .xslb. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы изменить настройки по умолчанию, чтобы сохранить книги как двоичные книги:

1. Нажмите «Файл».

2. Выберите «Параметры».

3. Выберите «Сохранить».

4. Перейдите к «Сохранить книги».

5. Прокрутите элементы, перечисленные в разделе «Сохранить файлы в этом формате».

6. Выберите «Двоичная книга Excel» по умолчанию.

7. Сохраните свой выбор.

Есть еще один вариант, который вы можете использовать для сжатия файла Excel, но этот метод не уникален именно для Excel. Вы можете использовать Excel, чтобы превратить вашу книгу в zip-файл. Zip-файлы позволяют сжимать файлы для эффективной отправки большего количества информации.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы заархивировать файл Excel:

1. Откройте файловый браузер.

2. Щелкните правой кнопкой мыши файл Excel.

3. Перейдите к «Отправить», чтобы переключить боковое меню.

4. Выберите «Сжатая (заархивированная) папка».

5. Убедитесь, что у вас есть ZIP-файл в файловом браузере.

Советы по сжатию файла Excel

Вот несколько советов по уменьшению размера файла Excel:

Избегайте сохранения сводного кеша

При создании сводной таблицы автоматически создается сводной кэш. Это реплика источника данных, и она может содержать ненужные данные, которые увеличивают размер вашего файла. Выполните следующие действия, чтобы ваш файл не сохранял кэш сводных данных:

• Щелкните ячейку в сводной таблице, чтобы переключить вкладку «Анализ сводной таблицы».

• Перейдите в группу «Сводная таблица».

• Выберите «Параметры».

• Нажмите на вкладку «Данные».

• Снимите флажок с поля «Сохранить исходные данные вместе с файлом».

• Установите флажок «Обновлять данные при открытии файла».

• Сохраните изменения.

Сжать картинки

Изображения часто представляют собой большие файлы, поэтому включение их в файл Excel без сжатия может привести к получению большого файла. Рассмотрите возможность использования онлайн-инструмента для сжатия изображений перед их вводом в Excel. Однако также возможно сжать изображения, которые уже находятся на вашем листе. Вот шаги, которые необходимо выполнить для сжатия изображений в файле Excel:

1. Щелкните изображение на рабочем листе, чтобы переключить вкладку «Формат изображения».

2. Перейдите к опции «Настроить».

3. Выберите «Сжать изображения».

4. Определите, хотите ли вы сжать все изображения в файле или отдельное изображение.

5. Выберите «Применить только к этому изображению», если вы хотите сжать отдельное изображение, или снимите флажок, если вы хотите сжать все изображения.

6. Нажмите «Удалить обрезанные области изображений», чтобы удалить данные обрезанного изображения.

7. Выберите «Использовать разрешение по умолчанию» в меню «Разрешение».

8. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

Удалить рабочие листы

Проведите аудит вашего Excel, чтобы найти неиспользуемые рабочие листы. Эти рабочие листы могут быть пустыми или содержать неважную информацию, которую вы можете удалить. Удалите эти рабочие листы из своей рабочей книги, чтобы уменьшить размер файла, щелкнув правой кнопкой мыши рабочий лист и выбрав «Удалить» в переключаемом меню.

Уменьшить разрешение картинок

Включение изображений с высоким разрешением может увеличить размер файла. Однако уменьшение разрешения изображения может помочь уменьшить размер файла без ухудшения качества фотографии. Выполните следующие действия, чтобы сохранить изображения с более низким разрешением:

1. Перейдите к «Файл».

2. Выберите «Параметры».

3. Выберите «Дополнительно» в подменю.

4. Перейдите к пункту «Размер и качество изображения».

5. Нажмите «Отказаться от редактирования данных».

6. Убедитесь, что поле «Не сжимать изображения в файле» пусто.

7. Прокрутите список «Разрешение по умолчанию», чтобы установить разрешение 150 PPI или меньше.

8. Сохраните изменения.

Удалить форматирование

Электронные таблицы Excel часто включают такие настройки, как границы, условное форматирование и выделение. Хотя они могут улучшить внешний вид электронной таблицы, они также могут увеличить размер файла. Удаление форматирования может помочь уменьшить размер файла, но важно убедиться, что ваши изменения не вызовут проблем с общим внешним видом или сообщением вашего рабочего листа, прежде чем вы начнете их.

Вот шаги, которые необходимо выполнить для очистки формата определенных ячеек:

1. Выберите свою группу ячеек.

2. Перейдите на вкладку «Главная».

3. Нажмите «Редактирование».

4. Выберите «Очистить форматы» в раскрывающемся меню.

Вот шаги, которые нужно выполнить, чтобы очистить условное форматирование:

1. Перейдите на вкладку «Главная».

2. Выберите «Стиль».

3. Нажмите «Условное форматирование».

4. Переключите боковое меню «Очистить правила».

5. Выберите, хотите ли вы удалить правила из определенных ячеек, сводной таблицы, таблицы или всего рабочего листа.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.