Как стать помощником по административному учету
20 мая 2021 г.
Люди с искренним интересом и страстью к финансам, бухгалтерскому учету и бизнесу могут подумать о том, чтобы стать помощником по административному учету. Это может быть успешной карьерой для людей, которым нравится быть неотъемлемой частью команды бухгалтеров. Эта позиция начального уровня также может быть эффективным первым шагом к более продвинутым бухгалтерским позициям. В этой статье мы обсуждаем, что такое помощник по административному учету и чем он занимается, как стать помощником по административному учету, а также навыки, рабочую среду и заработную плату помощников по административному учету.
Что такое помощник по административному учету?
Помощник по административному учету — это профессионал начального уровня, который выполняет основные бухгалтерские и административные задачи. Обычно у них есть руководитель, который назначает и контролирует их задачи, такие как подготовка финансовых отчетов, обслуживание клиентов или работа над специальными проектами. Обычно помощники по административному учету работают на отдельного бухгалтера или бухгалтерию, но иногда они также работают внештатно.
Помощники по административному учету работают в самых разных областях, таких как:
Небольшие частные бухгалтерские фирмы
Крупные корпоративные бухгалтерские фирмы
Любая компания со своей бухгалтерией
Розничный бизнес
Производственные фирмы
Медицинские учреждения
Образовательные учреждения
Что делает помощник по административному учету?
Обязанности и ответственность помощника по административному учету будут варьироваться в зависимости от того, кто является их работодателем, и отрасли. Ассистенты, работающие в крупных организациях, могут иметь более узкий круг задач, в то время как помощники, работающие в небольших организациях, могут иметь более широкий круг задач. Как правило, помощники по административному учету выполняют основные бухгалтерские и основные административные задачи для поддержки бухгалтера или бухгалтерского отдела. Ежедневные задачи могут варьироваться в зависимости от времени года, их роли и потребностей их руководителя.
Вот некоторые общие обязанности и ответственность помощников по административному учету:
Обработка счетов-фактур продаж, квитанций компании и платежей от поставщиков и клиентов
Ведение финансового учета исходящих и входящих финансов для своего работодателя
Контроль бюджетов компании
Подготовка отчетов о прибылях и убытках и балансовых отчетов
Регулярное составление финансовых отчетов
Встреча, приветствие и обслуживание приезжающих клиентов
Подготовка и отправка заказов на покупку, кредит-нот и счетов-фактур
Мониторинг и отслеживание кредиторской задолженности по просроченным остаткам
Проверка и сверка банковских выписок компании
Обработка заявлений о расходах и заработной плате для сотрудников
Обработка и подача страховых случаев
Выполнение административных обязанностей, таких как переписка, фотокопирование, хранение, составление или запись
Как стать помощником административного бухгалтера
Вот шаги, чтобы стать помощником по административному учету:
1. Получить степень
Хотя для должности помощника по административному учету требуется только диплом средней школы или GED, наличие некоторых формальных квалификаций, таких как курсовая работа в колледже, может дать вам преимущество перед другими кандидатами. Многие работодатели нанимают кандидатов, имеющих степень младшего специалиста или соответствующую техническую степень. Наиболее популярные младшие степени для помощников по административному учету – это степень в области делопроизводства со специализацией в области бухгалтерского учета. Курсовая работа часто включает такие темы, как офисные процедуры, бухгалтерский учет, общение, офисные программы и бухгалтерский учет.
Помощники по административному учету обычно сохраняют свою должность, работая над получением степени бакалавра или магистра в области финансов, бухгалтерского учета или другой соответствующей области. Это дает реальный опыт работы, который дополняет их формальное обучение.
2. Получите опыт
Поскольку должность помощника по административному учету является должностью начального уровня, большинство работодателей не ожидают и не требуют предыдущего опыта. Тем не менее, это может быть полезно и хорошо выглядеть в вашем резюме, если вы имеете опыт работы в корпоративной или офисной среде. Другой базовый опыт, такой как знакомство с офисным компьютерным программным обеспечением, таким как обработка текстов, базы данных и электронные таблицы, также полезен. Помимо степени, следующая самая важная квалификация, которую ищут работодатели, — это опыт бухгалтерского учета, полученный либо в результате курсовой работы в колледже, либо из практического опыта работы.
3. Стать сертифицированным
Работодатели все чаще предпочитают, чтобы помощники по административному учету прошли сертификацию. Многие аккредитованные колледжи предлагают сертификат помощника бухгалтера, для получения которого требуется один или два полных семестра курсовой работы. Эта курсовая работа на уровне колледжа готовит помощников по административному учету к работе с финансовой информацией и следованию Общепринятым принципам бухгалтерского учета (GAAP).
5. Продолжить непрерывное образование
Помощники по административному учету обычно сохраняют свою должность, работая над получением степени бакалавра или магистра в области финансов, бухгалтерского учета или другой соответствующей области. Это обеспечивает реальный опыт работы, который дополняет их формальное обучение. Помощники по административному учету, которые занимают свою должность в течение некоторого времени, обычно получают больше обязанностей и получают более сложные задачи. Они часто переходят на другие роли, такие как младший бухгалтер, штатный бухгалтер, менеджер по бухгалтерскому учету или аудитор. Иногда эти новые роли требуют, чтобы они получили более формальное образование или сертификат бухгалтера (CPA).
Навыки помощника по управленческому учету
Помощникам по административному учету требуется широкий спектр навыков и характеристик для выполнения разнообразных задач. Общие навыки помощников по административному учету включают:
Математика: помощники должны делать точные и быстрые расчеты при выполнении различных финансовых задач.
Финансовые знания: знание бухгалтерской терминологии и финансовых принципов помогает помощникам общаться с другими специалистами и выполнять свои функции в компании.
Решение проблем: Навыки решения проблем полезны, когда бухгалтерские книги или бухгалтерские данные не сбалансированы, и помощники должны выяснить, почему.
Коммуникация: Сильные письменные и устные навыки необходимы для общения с руководителями, сотрудниками, поставщиками, клиентами и другими специалистами.
Обслуживание клиентов: для положительной работы с клиентами и общественностью помощникам необходимы отличные навыки обслуживания клиентов.
Организация. Многие административные задачи, такие как ведение записей и подача документов, требуют организационных навыков.
Офисные программы: помощники создают отчеты, выписывают счета и ведут финансовые записи с помощью базового офисного программного обеспечения.
Бухгалтерское программное обеспечение: помощники используют специальные бухгалтерские программы на рабочем месте для выполнения своих задач.
Общие характеристики помощников по административному учету включают:
Методичный стиль работы: Ассистенты могут полностью и правильно выполнять свои обязанности, если их рабочий процесс методичен.
Способность к многозадачности: у помощников обычно есть много задач, которыми они должны управлять одновременно.
Способность расставлять приоритеты: помощники должны расставлять приоритеты по задачам, которые являются наиболее важными и которые могут подождать.
Независимость: несмотря на то, что помощники находятся под наблюдением других, большую часть своей работы они выполняют самостоятельно.
Сосредоточенность: способность сосредотачиваться во время выполнения сложных и длительных задач помогает помощникам работать продуктивнее.
Производительность под давлением: хотя среда не всегда является напряженной, бывают времена года, когда помощники должны работать точно и эффективно под давлением.
Страсть к финансам: естественный интерес и страсть к финансам помогают бухгалтерам преуспеть в своей роли.
Осторожность: Ассистенты часто видят и слышат конфиденциальную информацию о клиентах и компании, которую они должны хранить в тайне.
Честность: доверие и честность являются важными качествами, поскольку многие помощники имеют доступ к средствам своей компании.
Рабочее место помощника по административному учету
Помощник по административному учету обычно работает в обычные дневные рабочие часы, в среднем 40 часов в неделю. В некоторых случаях им приходится работать по вечерам или в выходные дни, например, во время налогового сезона или в конце финансового года. Помощники по административному учету чаще всего работают в хорошо освещенных и комфортных условиях, например, в офисе крупной компании или в бухгалтерии фирмы. Некоторые помощники по административному учету могут путешествовать для проведения встреч с клиентами или клиентами.
Заработная плата помощника бухгалтера
Заработная плата помощника по административному учету варьируется в зависимости от вашего уровня образования, опыта, географического положения и конкретной отрасли, а также спроса на рынке труда. Как и для многих профессий, для этой нишевой должности нет конкретной информации, однако есть информация для помощников по бухгалтерскому учету и помощников по административным вопросам, которые очень похожи на должности с аналогичными обязанностями и обязанностями. В США средняя зарплата помощника бухгалтера составляет 27 636 долларов в год, а средняя заработная плата административного помощника составляет 42 928 долларов в год.