Как стать клерком машинисткой
В самых разных отраслях промышленности нанимают клерков-машинисток для обработки и документирования информации. Клерки-машинистки берут различные типы информации, такие как аудиозаписи, рукописные заметки, документы или живые заметки с собрания, и вводят эту информацию в цифровой формат. Эта гибкая работа идеально подходит для тех, кто отлично владеет клавиатурой и любит канцелярскую работу. В этой статье мы обсуждаем, кто такие клерки-машинистки, чем занимается клерк-машинистка, как стать клерком-машинисткой, а также навыки, зарплата, перспективы работы и рабочая среда для клерков-машинисток.
Что такое машинистка клерка?
Клерк-машинист, также известный как специалист по вводу данных или текстовый процессор, является административным специалистом, который выполняет офисные или канцелярские обязанности и специализируется на наборе текста и обработке текстов. Это гибкая роль, поскольку существует множество должностей клерка-машинистки, таких как неполный рабочий день, полный рабочий день, в офисе, работа на дому, совместная работа или временные должности. Клерки-машинистки играют широкую роль, которая включает в себя больше, чем просто набор текста, поскольку канцелярские и административные задачи также являются частью должностной инструкции.
Клерки-машинистки работают во многих отраслях, предоставляя возможность работать в различных средах, таких как государственные учреждения, залы судебных заседаний, юридические конторы, образовательные учреждения, недвижимость, коммерческие офисы, учреждения здравоохранения или везде, где требуется цифровая документация. Часто роль клерка-машинистки приводит к другим ролям и должностям, таким как офис-менеджер, секретарь или помощник по административным вопросам.
Чем занимается машинистка?
Клерк-машинист проводит большую часть своего рабочего дня, вводя текст в программы или базы данных, но он также выполняет другие офисные обязанности и взаимодействует с клиентами, поставщиками и офисным персоналом. Клерки-машинистки ведут своевременные и точные записи, расшифровывают информацию и помогают с общими офисными операциями. Общие задачи и обязанности клерка-машинистки включают:
Набор писем, форм и отчетов
Создание документов и презентаций
Редактирование различных документов
Расшифровка документов или аудиозаписей
Делать заметки во время совещаний
Ввод данных в компьютерную систему
Осуществление управления данными и файловой системой
Использование программного обеспечения для обработки текстов
Отвечать на звонки и отвечать на электронные письма
Помощь покупателям или клиентам
Как стать клерком-машинисткой
Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы стать клерком-машинисткой:
1. Соответствовать требованиям к образованию
Большинство клерков-машинисток имеют аттестат о среднем образовании или GED, хотя работодатели склонны отдавать предпочтение тем, у кого есть среднее образование. В то время как многие работодатели не требуют диплома младшего специалиста или бакалавра, знания, навыки и дополнительное обучение, которые вы можете получить на занятиях в колледже, могут помочь вам подготовиться к роли клерка-машинистки и показать им, что вы серьезно относитесь к карьере клерка-машинистки. . Курсы и программы колледжа могут предоставить вам дополнительную компьютерную подготовку, административные навыки и опыт набора текста.
2. Улучшите скорость набора текста
Для клерка-машинистки очень важно уметь печатать быстро и точно. Вы можете найти курсы печати в местных колледжах и онлайн-программах, которые могут помочь вам увеличить количество слов в минуту (WPM), которые вы можете печатать. Вы также можете улучшить свои навыки набора текста с помощью онлайн-программ и тестов для набора текста, многие из которых бесплатны. Большинство работодателей предъявляют требования к минимальной скорости набора текста, поэтому курсы и программы набора текста могут помочь вам выполнить это требование. Обычно работодатели проводят тест на набор текста, чтобы подтвердить минимальную скорость печати от 60 до 80 слов в минуту.
3. Пройдите обучение офисного клерка
Помимо того, что они тратят много времени на набор текста, клерки-машинистки часто также выполняют роль офисного клерка, выполняющего канцелярские и административные обязанности. Вы можете получить сертификат офисного клерка через программу сертификации, которую вы можете найти через онлайн-программы или общественные колледжи. Эта сертификационная программа обучает таким темам, как компьютерные приложения, клавиатура, офисные процедуры, общение, офисное управление и методы композиции. Дополнительные навыки, полученные в результате этой сертификации, также могут предоставить вам больше возможностей для трудоустройства.
4. Получите сертификат печати
Общественные колледжи, профессионально-технические училища и центры карьеры предлагают сертификаты печати, которые можно получить после сдачи экзамена, который проверяет вашу точность и скорость набора текста. Получение сертификата машинистки может показать работодателям, что у вас есть необходимые навыки печати и что вы преданы должности клерка-машинистки. Большинство сертификатов печати действительны только в течение определенного периода времени, после чего вам нужно будет пересдать тест, чтобы снова получить сертификат.
5. Получите опыт
Многие клерки-машинистки набираются опыта, ища должности начального уровня, и накапливают опыт работы на этих должностях. Если вы знаете отрасль, в которой хотите работать клерком-машинисткой, вы можете попытаться получить опыт в этой области посредством стажировок, конференций, семинаров или специализированных курсов. Некоторые роли клерка-машинистки требуют использования диктофона, машины, которая записывает слышимую речь, чтобы вы могли расшифровать ее позже. Это может помочь ознакомиться с тем, что такое диктофон и как он работает, а также потренироваться слушать запись и как можно быстрее печатать ее.
4. Ищите работу
Формальное обучение и сертификация могут помочь вам стать более конкурентоспособным кандидатом при поиске работы и позволят вам претендовать на более продвинутые должности, помимо начального уровня. Некоторые должности клерка-машинистки требуют нескольких лет опыта набора текста, который вы можете заработать на должностях начального уровня. Для других должностей могут потребоваться специальные знания, выходящие за рамки обычных навыков машинистки, например, знание юридических терминов и принципов судопроизводства для работы в зале суда или знание медицинских терминов и кодов медицинских счетов перед вводом информации в базу данных.
Навыки для клерков-машинисток
Успешный клерк-машинист обладает очень сильными навыками набора текста и письма, вниманием к деталям и общими знаниями деловых операций. Вот некоторые дополнительные навыки и навыки, которые характерны для машинисток:
Быстрый ввод
Понимание прочитанного
Ввод данных
Обслуживание клиентов
Организационный
Программное обеспечение компании
Знакомство с диктофоном
Управление подачей данных
Межличностный
Тайм-менеджмент
Работать с оргтехникой
Четкая письменная и устная коммуникация
Умение выявлять грамматические, пунктуационные и орфографические ошибки
Опыт работы с программным обеспечением, таким как обработка текстов, электронные таблицы и базы данных
Условия работы для машинисток
Большинство клерков-машинисток работают по обычной 40-часовой рабочей неделе в обычное дневное время. Тем не менее, иногда им приходится работать по вечерам или в выходные дни, если их работодатель занят или если необходимо уложиться в какой-то важный срок. Обычно клерки-машинистки работают на компьютере в помещении офиса, но, поскольку почти каждая отрасль нанимает клерков-машинисток, эта офисная среда может варьироваться от тихого учебного офиса до быстро развивающейся юридической фирмы.
Зарплата машинистки и перспективы работы
Клерки-машинистки могут получать почасовую или годовую зарплату. Бюро трудовой статистики США (BLS) является коллективным и заслуживающим доверия источником информации о карьерных перспективах. Согласно BLS, текстовые процессоры и машинистки могут рассчитывать на темпы роста занятости 2,9% до 2029 года, что соответствует среднему показателю по стране.
Вот зарплаты на аналогичные должности в США: