Как способствовать эффективному общению на рабочем месте

9 марта 2021 г.

Коммуникация на рабочем месте сильно изменилась только за последнее десятилетие, поэтому для вас и вашей организации чрезвычайно важно понимать и правильно использовать имеющиеся в вашем распоряжении инструменты. Изучая преимущества хорошего общения на работе и шаги, которые вы можете предпринять для его улучшения, вы можете создать рабочую среду, которая станет более эффективной, действенной и вовлеченной. В этой статье мы объясняем важность общения на рабочем месте, приводим примеры навыков общения на работе, описываем, как вы можете улучшить общение на рабочем месте, и изучаем преимущества.

Почему общение на рабочем месте важно?

Общение на рабочем месте важно, потому что, если оно сделано правильно, оно дает сотрудникам лучшее понимание своей роли и ожиданий, позволяя им стать более продуктивными, удовлетворенными и заинтересованными членами команды. В результате организация в целом может улучшить свои услуги, оптимизировать процессы и сократить расходы.

Навыки общения на рабочем месте

Есть несколько мягких навыков, необходимых для эффективного общения на работе, таких как:

• Непредубежденность: когда вы непредубеждены, это означает, что вы готовы и способны изменить свои мнения и идеи при получении новой информации. Этот уровень гибкости чрезвычайно важен на рабочем месте, потому что он делает вас более адаптируемым и с ним легче работать.

• Активное слушание: возможно, самый важный аспект хорошего общения — умение слушать. Как активный слушатель, вы уделяете все свое внимание говорящему, что позволяет вам полностью понимать, о чем он говорит, и реагировать соответствующим образом.

• Уверенность: уверенное общение обычно приводит к тому, что люди слушают вас более внимательно и доверяют вам, потому что это сигнализирует об определенном уровне компетентности.

• Эмпатия: Эмпатия позволяет вам понимать эмоции и чувства других, позволяя вам понимать других и более эффективно общаться с ними.

• Ясность: хороший коммуникатор может ясно и связно рассказать историю или проиллюстрировать мысль.

• Эмоциональный интеллект. Иногда его называют EI. Эмоциональный интеллект относится к вашей способности распознавать свои эмоции и управлять ими. Когда вы обладаете этим навыком, вы гораздо менее реактивны, что делает вас гораздо лучшим коммуникатором.

Как улучшить общение на рабочем месте

Вы можете улучшить общение на рабочем месте, выполнив следующие простые шаги:

1. Представьте ключевые инструменты

Существует множество доступных инструментов, которые могут оптимизировать процессы вашей компании и повысить эффективность коммуникаций. Например, приложение для обмена сообщениями для работы предоставляет сотрудникам менее официальную альтернативу электронной почте, которая может в конечном итоге сэкономить время. Изучите потребности организации и определите наиболее полезные инструменты.

2. Поощряйте открытое общение

Хотя предоставление сотрудникам четкого общения является ключевым, они также должны чувствовать, что это общение идет в обе стороны. Дайте понять, что им разрешено делиться своими мнениями, мыслями и чувствами. Уточняя, что их отзывы приветствуются, вы можете создать персонал, который чувствует себя ценным и наделенным полномочиями. Кроме того, сотрудники имеют представление об эффективности процессов и протоколов, поэтому их вклад может привести к более продуктивному рабочему месту.

3. Обеспечьте четкую обратную связь

Давая отзыв сотрудникам, постарайтесь сделать его как можно более конкретным. Будьте конкретны, когда упоминаете области, в которых они преуспевают, и то, как они могут улучшиться. Это гарантирует, что они понимают, чего от них ожидают, что позволяет им выполнять свою работу в меру своих способностей.

Когда дело доходит до положительных отзывов, предлагайте их как можно чаще. Поощрение — отличный способ поднять моральный дух и повысить производительность.

4. Регулярно проверяйте сотрудников

Запланируйте быстрые встречи, на которых вы сможете обсудить ожидания или новые разработки. Чтобы эти взаимодействия были короткими и продуктивными, составьте повестку дня, которая позволит вам охватить ключевые темы. Вы можете проводить их так часто, как считаете необходимым, в зависимости от роли человека, производительности и/или проектов, над которыми он в настоящее время работает.

5. Создайте возможности для создания команды

Тимбилдинг — отличный способ наладить профессиональные отношения и наладить межведомственное общение. Организуйте общественные мероприятия или корпоративные вечеринки, чтобы дать сотрудникам возможность пообщаться в непринужденной обстановке. Помимо того, что это отлично подходит для общения, предоставление возможностей для развлечения может сделать сотрудников более удовлетворенными и вовлеченными в свою роль, а также в компанию.

Преимущества улучшенной коммуникации на рабочем месте

Когда на рабочем месте улучшается коммуникация, оно может пользоваться рядом преимуществ, например:

• Сводит к минимуму путаницу и конфликты. Когда сотрудники понимают свою роль и то, какой вклад они вносят в общие цели компании, они, как правило, более заинтересованы в своей работе и мотивированы на более эффективное выполнение своих обязанностей. В результате, как правило, возникает меньше конфликтов, а когда возникают проблемы, их гораздо легче решать.

• Повышает вовлеченность сотрудников. Поскольку сотрудников поощряют делиться своими мнениями, идеями и чувствами, они часто перенимают чувство причастности к компании и своей роли. Это побуждает их брать на себя ответственность и разрабатывать инновационные решения.

• Поощряет сотрудничество. Четкое общение способствует формированию чувства командной работы, поскольку оно дает сотрудникам общую цель, к которой нужно стремиться, и инструменты, необходимые им для эффективного сотрудничества со своими коллегами.

• Создает позитивную рабочую атмосферу. Улучшенное общение на работе развивает лучшие рабочие отношения и устанавливает доверие, делая сотрудников более счастливыми и здоровыми.

• Формирует подотчетность. Помимо предоставления сотрудникам ясности в отношении того, кто в организации должен нести за них ответственность, улучшенная коммуникация дает им возможность нести ответственность за себя. Когда у сотрудников есть четкие ожидания, они знают, какие шаги им необходимо предпринять для достижения своих целей.

• Улучшает отношения с клиентами. Улучшенная коммуникация на рабочем месте, безусловно, полезна для сотрудников и организации, но она также влияет на отношения компании с клиентами. Благодаря улучшенным процессам и производительности вы можете быстрее реагировать и более эффективно удовлетворять потребности клиентов.

• Развивает успех организации. Когда организация имеет эффективную коммуникацию, она может сократить расходы, свести к минимуму текучесть кадров и повысить производительность, что приводит к большему успеху компании.