Как направить официальное письмо в компанию
2 июля 2021 г.
Отправляя письмо в бизнес, важно представить себя профессионально, прямо и достичь соответствующего уровня формальности для отношений, которые вы пытаетесь развивать с указанным бизнесом. Первый шаг к достижению этого профессионального тона — научиться правильно обращаться с деловыми письмами в компанию. В этой статье мы объясним, как адресовать деловое письмо, чтобы вы могли установить профессиональные отношения.
Как написать официальное деловое письмо
Тон делового письма задается исходя из того, как адресовано письмо как в заголовке письма, так и на конверте. Важно правильно подобрать формулировку, чтобы реализовать профессиональную настройку, проявить должное уважение к адресату и удержать внимание на запрашиваемых действиях бизнеса, к которому вы обращаетесь.
Как адресовать конверт
Профессионализм корпоративного письма начинается с конверта. Конверт с правильным адресом имеет решающее значение не только для того, чтобы ваше письмо было доставлено нужному человеку или в нужный отдел, но и дает возможность произвести наилучшее первое впечатление на получателя. Вот как правильно адресовать профессиональный почтовый конверт:
1. Начните с вашей контактной информации
На конверте должен быть указан обратный адрес в верхнем левом углу, чтобы гарантировать, что письмо будет возвращено вам, если оно не может быть доставлено, и дать получателю информацию о том, кто переписывается. Это может помешать тому, чтобы письмо было выброшено или рассмотрено как спам. Обратный адрес на деловом конверте должен включать:
Ваше имя
Название вашей компании (если применимо)
Ваш почтовый адрес
2. Включите информацию о получателе
Если вы адресуете письмо конкретному человеку, ваш адрес на конверте должен включать:
Должность и полное имя получателя
Название компании
Почтовый адрес компании
Если вы адресуете письмо отделу, а не отдельному лицу, адрес на конверте должен включать:
Название компании
Аббревиатура «Attn», за которой следует двоеточие, обозначающее название отдела (например, «Attn: Creative Team»).
Почтовый адрес компании
Как адресовать письмо
Официальное деловое письмо включает в себя несколько важных элементов. Вот как нужно обращаться с профессиональным письмом:
1. Начните с заголовка
Обращение к деловому письму начинается с соответствующего заголовка в верхней левой части страницы, за которым следует профессиональное приветствие. Типичный заголовок делового письма включает в себя:
Ваше полное имя
Ваш адрес
Ваш город, штат и почтовый индекс
Лучший номер телефона для связи с вами
Ваш электронный адрес
Дата написания письма
ФИО контактного лица (если известно)
Название контакта
Название организации
Адрес компании
Город компании, штат и почтовый индекс
2. Включите правильное приветствие
За заголовком должно следовать правильное приветствие, которое представляет собой слово или фразу, открывающую письмо и непосредственно обращающуюся к читателю. После приветствия обычно ставится запятая или двоеточие.
Наиболее распространенным приветствием, используемым как в официальных, так и в неофициальных деловых письмах, является «Дорогой». В официальных сценариях приветствие всегда должно быть точным, кратким и профессиональным. Как правило, официальные приветствия включают «Дорогой», титул получателя и фамилию получателя. Затем вы можете закончить приветствие двоеточием, а не запятой. Например:
“Дорогой мистер Уильямс:”
“Дорогой профессор Уильямс:”
Некоторые другие распространенные приветствия, которые являются столь же профессиональными, включают:
“Привет,”
“Привет,”
“Для предъявления по месту требования,”
“Леди и джентельмены,”
“Дэйвид,”
Хотя обычно официальные письма включают титул и фамилию получателя, рекомендуется не указывать пол имени корреспондента, если вы не уверены в его местоимениях. Например, в отличие от «Уважаемый мистер Уильямс» или «Уважаемая мисс Уильямс», вы можете адресовать письмо так:
“Дорогая Лесли Уильямс,”
“Дорогой профессор Уильямс,”
Кроме того, если вы не уверены в семейном положении женщины-корреспондента, лучше использовать «мисс». или полностью отказаться от местоимения. Например, вместо «Уважаемая мисс Уильямс» или «Уважаемая миссис Уильямс» вы можете использовать:
“Дорогой Лесли Уильямс”
«Дорогая мисс Уильямс»
«Дорогой профессор Уильямс»
Если вы пишете двум людям по официальному сценарию, адресуйте письмо обоим получателям в алфавитном порядке или адресуйте организацию, частью которой они являются, как единое целое. Например:
«Уважаемые мистер Уильямс и мисс Джонс!
“Дорогая [Business Name] Команда разработчиков:”
Если вы не уверены в точном получателе или отделе, в котором будет получено ваше письмо, лучше всего использовать общую формальную фразу. Например:
“Уважаемые дамы и господа:”
“Уважаемый менеджер по найму:”
“Уважаемый рекрутер:”
Если вы не знаете полного имени получателя, рекомендуется изучить все, что в ваших силах. Вы можете написать в компанию, чтобы найти нужный контакт, или найти сотрудников компании в социальных сетях, так как это демонстрирует инициативу, выходящую за рамки обычной переписки. Если вы все еще не можете найти информацию о получателе, допустимо адресовать неофициальное письмо, используя его фамилию, организацию, частью которой он является, или вообще не указывать имя. Например:
«Здравствуйте, мистер Уильямс».
“Уважаемый менеджер по найму,”
“Дорогая [Company Name] Участник команды,”
“Для предъявления по месту требования,”
Также могут быть случаи, когда вы должны обращаться к компании как к целому отделу компании. В этой ситуации целесообразно использовать в приветствии название компании. Если вы не знаете, в каком отделе будет получено ваше письмо, допустимо также использовать общее приветствие. Например:
“Дорогая [Company Name]”
“Дорогая [Company Name/Department Name] Отделение,”
“Для предъявления по месту требования,”
Подробнее: Как выбрать лучшие деловые приветствия для переписки
3. Используйте профессиональное закрытие
Заключительное предложение делового письма должно включать призыв к действию, а затем короткую заключительную фразу перед вашей подписью. Вот некоторые примеры предложений с призывом к действию:
«Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время».
«Я ценю ваш быстрый ответ».
“Пожалуйста, держите меня в курсе.”
«Мы с нетерпением ждем вашего ответа».
Самая профессиональная заключительная фраза — «С уважением», но вы также можете использовать такие фразы, как:
“Спасибо,”
“Лучший,”
“С уважением,”
“Сердечно”
“С уважением,”
Если письмо отправляется по почте, оставьте место под заключительной фразой, чтобы подписать свое имя, а затем введите свое полное имя.
Часто задаваемые вопросы об адресации деловых писем
Вот ответы на часто задаваемые вопросы об адресации официальных деловых писем:
Как узнать, должно ли деловое письмо быть формальным или неформальным?
Как правило, письма в бизнес должны быть официальными. В следующих случаях следует ожидать формального, прямого тона:
Запрос на деловое партнерство
Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу
Запрос деловой информации
Предложение приобрести ваши товары или услуги
Тем не менее, есть случаи, когда вы можете написать неофициальное письмо в бизнес. Например, может быть уместно сократить формальности, если:
У вас уже есть рабочие отношения с компанией.
Вы не делаете запрос компании (т.е. отправляете подарок или праздничную открытку).
Вы претендуете на должность в организации с уникальной корпоративной культурой.
Почему важно знать, как отправить деловое письмо?
Отправка делового письма — это наиболее формальный способ установить профессиональные контакты и произвести хорошее впечатление на получателя. Однако в мире быстро развивающихся технологий многие компании рассматривают профессионально адресованные электронные письма, а также персонализированные сообщения на сайтах вакансий как жизнеспособные варианты профессионального общения.
Рекомендуется изучить компанию, с которой вы пытаетесь наладить отношения, и принять обоснованное решение относительно того, какой способ связи является лучшим вариантом для того типа бизнеса, который вы хотите вести.
Подробнее: 15 типов деловых писем и когда их использовать