Как создать шаблон для планирования мероприятия (с примером)

8 апреля 2022 г.

Как координатору мероприятия, вам может быть важно оставаться организованным во время подготовки к проведению мероприятия. Шаблон для планирования мероприятий может описывать детали функции, включая смету расходов, рекламные акции и сторонние ресурсы. Знание того, как составить шаблон планирования мероприятия, может помочь вам возглавить успешное предприятие, которое уложится в сроки и оправдает ожидания заинтересованных сторон. В этой статье мы обсудим назначение шаблона для планирования мероприятий, объясним, как его создать, и приведем пример.

Что такое шаблон для планирования мероприятия?

Шаблон для планирования мероприятия — это цифровая схема, в которой организованы задачи по координации специального мероприятия. Это позволяет вам создавать повестку дня и следить за своим прогрессом, когда вы готовитесь к проведению мероприятия. Если вы работаете в комитете по планированию мероприятий, вы можете поделиться шаблоном с членами вашей команды, чтобы убедиться, что вы все вместе работаете над достижением одних и тех же целей. Вы можете просмотреть детали события в одном месте и настроить план в соответствии с масштабом события. Вот примеры деталей, которые может включать шаблон для планирования мероприятия:

• Бюджет: Бюджет может определить размер ваших финансовых ресурсов, которые вы можете выделить на мероприятие, и это может помочь вам избежать перерасхода. В шаблоне может быть указано, сколько денег вы можете позволить себе потратить на каждую часть мероприятия, например на еду, развлечения и украшения.

• Временная шкала: после того, как вы установили дату и время проведения мероприятия, вы можете установить временную шкалу для достижения всех ваших целей до этой даты. Например, если сбор средств проводится в апреле, то ваш график может заключаться в том, чтобы найти место проведения к декабрю, разослать приглашения к январю и завершить программу мероприятия к марту.

• Место проведения: если вы проводите мероприятие в стороннем месте, может быть важно указать информацию о месте проведения, включая часы, в которые вы можете проводить мероприятие, и тарифы, которые оно взимает за использование помещения. В вашем шаблоне также могут быть указаны пакеты планирования мероприятий, которые может предложить место проведения, например, установленная цена за помещение, музыку и еду.

• Продавцы: Помимо места проведения, вы можете нанять малый бизнес для предоставления специализированных услуг для мероприятия, таких как декорации, питание и развлечения. Раздел поставщиков в вашем документе планирования поможет вам понять расценки третьих сторон и типы услуг, которые они могут предоставлять.

• Рекламные акции. Если вы хотите привлечь внимание общественности и увеличить посещаемость, вы можете продвигать свое мероприятие среди широкой публики. В разделе рекламных акций можно указать каналы, которые вы можете использовать для повышения осведомленности о функции и вовлеченности аудитории, которую вы стремитесь обеспечить.

• Контрольный список. Контрольный список поможет вам отслеживать ход подготовки к мероприятию. Он может информировать вас о том, что делать дальше, чтобы правильно следовать вашей временной шкале, и вы можете делегировать задачи членам вашего комитета по планированию.

• Оценка: после того, как ваше мероприятие состоится, вы можете оценить его успех, чтобы определить стратегии планирования, которые сработали хорошо, и методы, которые вы можете улучшить в будущем. Шаблон может показать вам, какие индикаторы следует искать, чтобы продемонстрировать, насколько хорошо прошло событие.

Как создать шаблон для планирования мероприятия

Выполните следующие шаги, чтобы разработать шаблон для предстоящего специального мероприятия:

1. Определите цели мероприятия

Цели мероприятия иллюстрируют то, чего вы надеетесь достичь во время и после мероприятия. Может быть полезно использовать ваши цели для разработки стратегии подготовки к мероприятию. Визуализируйте свои идеальные результаты, включая группы людей, на которых вы хотите повлиять, и сообщения, которые вы хотите отправить. В своем шаблоне укажите свои цели, чтобы проинформировать членов комитета по планированию о том, как их достичь. Например, если вы готовитесь к проведению торговой выставки, ваши цели могут состоять в том, чтобы повысить осведомленность о предстоящем выпуске нового продукта и убедить клиентов приобрести его.

2. Установите бюджет

Проверьте финансовые ресурсы, которые вы можете использовать для мероприятия. Оцените, сколько денег вам может понадобиться, чтобы позволить себе нужных поставщиков, продвигать функцию по различным каналам и развлекать гостей, которые придут. После определения суммы, учитывающей общие затраты, подумайте о том, чтобы составить список того, какую часть бюджета вы можете выделить на каждую часть мероприятия. Например, вы можете указать сумму, которую вы можете заплатить за обеспечение мероприятия, и сумму компенсации артистам. Создание подробного бюджета может помочь вам отслеживать и оценивать свои расходы.

3. Установите временную шкалу

После того, как вы установили время для события, вы можете установить временную шкалу, которая описывает ваши действия на ближайшие недели или месяцы. Включите задачи, которые необходимы для успеха мероприятия. Например, вы можете указать, когда нужно выделить место и время в месте проведения мероприятия, или разместить заказ на доставку украшений. Используйте временную шкалу, которая соответствует целям, которые вы поставили перед мероприятием, и имеющимся в вашем распоряжении ресурсам. Ваш контрольный список может отображаться в том порядке, в котором вы хотите выполнить задачи, что может помочь вам добиться прогресса.

4. Подчеркните отношения с третьими лицами

К третьим сторонам могут относиться независимые подрядчики и малые предприятия, работающие за пределами организации, в которой работаете вы. В шаблоне планирования мероприятия составьте список всех поставщиков, которых вы нанимаете для помощи в проведении мероприятия. Вы можете указать их имена и контактную информацию, что облегчит вашим товарищам по команде общение с ними на протяжении всего процесса планирования мероприятия.

В схеме также могут быть указаны услуги, которые предоставляют поставщики, и специальные запросы, которые они выполняют. Например, если вы нанимаете группу для выступления, в шаблоне может быть указано, сколько часов они планируют играть, и сет-лист их музыки.

5. Выберите маркетинговую стратегию

Эффективная маркетинговая стратегия может помочь вам привлечь внимание к предстоящему событию. Определите демографическую группу, которую вы хотите охватить, включая людей, которых вы хотите посетить, или поделиться информацией о ней с другими. Выберите платформы, которые обычно использует ваша целевая аудитория, и типы контента, которые им интересны. Например, если вы проводите благотворительный забег, вы можете ориентироваться на молодых людей в возрасте от 18 до 24 лет. Ваша маркетинговая кампания может публиковать фотографии и видео на нескольких платформах социальных сетей, чтобы информировать потенциальных участников и побуждать их регистрироваться заранее.

После создания рекламного контента разработайте стратегию продвижения мероприятия до запланированной даты его проведения. Например, если благотворительный забег проходит весной, вы можете начать акцию зимой, чтобы участники могли подготовиться к участию. Убедитесь, что вы разрабатываете кампанию, которая поддерживает интересы ключевой аудитории в течение нескольких недель, предшествующих функции, которую вы проводите.

6. Составьте повестку дня после мероприятия

Подумайте о факторах, которые могут свидетельствовать об успехе вашего мероприятия. Убедитесь, что они применимы к целям вашего мероприятия, и включите их в свой шаблон. Например, если вы хотите координировать большое мероприятие, в котором принимают участие 300 гостей, в качестве индикатора можно использовать итоговое количество гостей. Если вы стремитесь получить пожертвования во время сбора средств или аукциона, вы можете рассматривать сумму денег, которую вы собрали, в качестве индикатора. Составление повестки дня, учитывающей все факторы, может помочь вам провести всестороннюю оценку и упростить предоставление отзывов.

Пример шаблона планирования мероприятия

Вот пример шаблона планирования мероприятия:

25-й ежегодный сбор средств *Дата: 14 ноября 2022 г.
Время: с 16:00 до 22:00
Место: Арена Смолл Таун в Ковингтоне, штат Луизиана.
Цели:*

• Собрать 125 000 долларов на две новые детские площадки в местных парках.

• Установить спонсорство с малым и бизнесом

• Привлечение волонтеров для будущих общественных инициатив

*Бюджет: всего 15 000 долларов*

• $3,500 за место проведения

• 3000 долларов на еду и напитки

• 4000 долларов на развлечения

• 1000 долларов на украшения

• 1000 долларов за безопасность

• 2000 долларов за фото и видеосъемку

• 500 долларов на маркетинг и рекламу

График:

• Январь: защитите место проведения на шесть часов.

• Февраль: поиск потенциальных поставщиков

• Март: Создание и рассылка приглашений

• Май: Завершение маршрута мероприятия

• Июнь: начните маркетинговую кампанию

• Август: опрос волонтеров

• Октябрь: отправка пресс-релизов в местные СМИ

• Ноябрь: Публикация фотографий и фотографий с мероприятия

*Продавцы:
Цветочный магазин Таун
Пончатула, Луизиана
(985) 662-0803*

• Лилии, ромашки и гардении в больших и маленьких букетах.

• Доставка букетов на мероприятие

Джон Доу Фотография
Батон-Руж Луизиана

• Делайте фотографии и видеозаписи всего мероприятия

• Редактируйте фотографии и записи в краткие видеоролики

• Доставка оригинальных копий всех оригинальных работ

Департамент безопасности Малого города
(985) 209-1846
Ковингтон, Луизиана

• Обеспечение безопасности внутри и снаружи объекта

• Прямая парковка после мероприятия

Настоящая музыкальная группа
(225) 567-9086
Батон-Руж, Луизиана

• Исполнить пять песен на время мероприятия

• Сет-лист включает в себя сочетание медленных и быстрых песен.

Пряная кухня и кейтеринг
(985) 350-6557
Ковингтон, Луизиана

• Приготовление и подача закусок, первых блюд и десертов гостям

• Управление ордерами из открытого бара

• Оставайтесь после мероприятия, чтобы убраться

Маркетинговая стратегия
Целевая аудитория: взрослые жители Луизианы в возрасте от 21 года.
График:

• Июнь: разместите графическое изображение «Save the Date» на нескольких платформах социальных сетей.

• Август: Первый рекламный ролик на телевидении и радио.

• Сентябрь: создайте и разместите ссылку для регистрации на мероприятие.

• Октябрь: партнерство с туристическим бюро для распространения напоминаний о мероприятиях в информационных бюллетенях и маркетинговых электронных письмах.

• Ноябрь: публикуйте обновления о событии в прямом эфире.

• Декабрь: опубликуйте видео и фотографии, посвященные этому событию, и поблагодарите поставщиков.

Оценка после мероприятия:

• Подсчитайте общую сумму денег, которую собрало мероприятие

• Проверьте количество гостей, которые посетили

• Отслеживайте разговоры в Интернете и от медиа-команд, чтобы обсудить восприятие