Как создать счет-проформу (с шаблоном и примером)

Если вы владеете или работаете в компании, которая предоставляет товары и услуги клиентам, важно знать о различных типах счетов, которые вы можете использовать. Счет-проформа отличается от других типов счетов, используемых в бизнесе, тем, что это не запрос на оплату. Если вы работаете в бизнесе, полезно понимать счета-проформы и то, как их писать. В этой статье мы объясним, что такое счет-проформа и как его создать, а также предоставим шаблон счета-проформы и пример, который можно использовать для создания собственного.

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это тип счета, который компания предоставляет покупателю или клиенту с изложением расходов в официальном соглашении. Иногда счет-проформа также называется счетом-проформой. Счет-проформа представляет собой не требование об оплате, а просто соглашение о затратах. Часто предварительные счета-фактуры полезны для предприятий, которые отгружают товары, особенно те, которые отправляются на международном уровне. Это связано с тем, что счета-проформы также могут упростить международную доставку, поскольку таможня может использовать счета-проформы для оценки стоимости товаров. Счета-проформы также могут быть полезны для отгрузок местным компаниям.

Счета-проформы имеют важные отличия от обычных счетов-фактур, поскольку счета-проформы не являются запросами на оплату. Счета-проформы также не являются обязывающими соглашениями и не включаются в бухгалтерские документы. Есть несколько основных элементов счета-проформы, в том числе:

• Название компании и контактная информация

• Имя заказчика или клиента и контактная информация

• Информация о доставке

• Названия предметов

• Описания предметов

• Цена за единицу

• Общая стоимость позиции

• Общая стоимость счета

• Срок действия счета-фактуры

Как создать счет-проформу

Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы создать счет-проформу:

1. Найдите затраты

Первым шагом к созданию счета-проформы является определение стоимости каждой позиции, которую вы хотите включить в счет. Этот шаг включает в себя продумывание всех расходов, которые вы можете взимать с покупателя. Обязательно учитывайте дополнительные расходы на экспорт вашей продукции, включая доставку, налоги, таможенные сборы и другую информацию. Не забудьте подумать о как можно большем количестве затрат, чтобы сделать этот раздел тщательным и точным, так как это позволяет покупателю знать, что он должен заплатить.

2. Создайте счет-проформу

Следующим шагом является создание документа для вашего счета-проформы. Для создания счета-проформы можно использовать обычный формат счета. Убедитесь, что вы указали название, название вашей компании и контактную информацию, имя и контактную информацию вашего покупателя, дату создания счета-проформы и дату истечения срока действия счета-проформы.

3. Перечислите позиции счета

Еще одним важным шагом в процессе создания счета-проформы является перечисление всех позиций в счете-фактуре. Важно, чтобы этот раздел вашего счета-проформы был подробным, точным и полным. Перечислите каждый предмет, его количество и краткое описание. Не забудьте указать стоимость за единицу и общую стоимость для каждого элемента. Если вы экспортируете свою продукцию в другую страну, обязательно укажите страну, в которой она была произведена, так как это необходимо для международной доставки.

4. Включите условия соглашения

Вы также можете включить условия вашего соглашения в предварительный счет-фактуру. Если вы экспортируете в другую страну, обязательно укажите, какую валюту должен использовать покупатель. Выполнение этого шага поможет вам убедиться, что ваш счет-фактура понятен как вашей компании, так и покупателю, что может помочь вам прийти к официальному соглашению. После включения условий вашего счета-проформы вы можете добавить свою подпись в конец счета-фактуры и отправить его своему покупателю.

5. Достичь соглашения с покупателем

После того, как вы отправляете счет-проформу своему покупателю, другим важным шагом является достижение соглашения с покупателем. После того, как компания выставит предварительный счет-фактуру покупателю и обе стороны согласуют указанную сумму, компания может создать обычный счет-фактуру и выставить его покупателю. В этот момент компания также предоставляет товары или услуги покупателю.

Образец счета-проформы

Использование шаблона может упростить создание счета. Вот шаблон, который вы можете использовать для создания счета-проформы:

Счет-проформа

Счет от:
[Representative name]
[Company name]
[Company address]
[Company phone number]
[Company email address]

Плательщик:
[Name]
[Company name]
[Company address]
[Company phone number]
[Company email address]

Номер счета:
Дата счета: [Date of invoice creation]
Срок годности: [Invoice expiration date]

Товар**Описание**Количество**Цена ($)**Общая стоимость ($)[Item name][Item description][Item quantity][Price per item][Total price][Item name][Item description][Item quantity][Price per item][Total price][Item name][Item description][Item quantity][Price per item][Total price][Item name][Item description][Item quantity][Price per item][Total price]Итоговая цена: [Total price of all item totals]

Условия и положения:

[Terms and conditions of proforma invoice]

Пример счета-проформы

Вот пример счета-проформы на основе приведенного выше шаблона:

Счет-проформа

*Счет от:
Каролина Кендалл
Пиковые решения
123 Orchid Lane, Юпитер, Флорида 33410
561-123-1234*
customerservice@peaksolutions.com

*Плательщик:
Виктория Каро
Спарк Электроникс Ко.
101 Палм Авеню, Джексонвилл, Флорида 32304
904-555-5555*
account@sparkelectronicsco.com

*Номер счета:
Дата выставления счета: 17 ноября 2021 г.
Срок действия: 17 декабря 2021 г.*

*Наименование****Описание**Количество**Цена ($)**Общая стоимость ($)**ДверьСтеклянная и металлическая дверь4200.00800.00Дверные петлиПетли для стеклянной двери820.00160.00РаковинаПромышленная мойка2250.00500.00ТермостатЦифровой термостат150.0050.00*Всего цена: 1510,00 долларов США

Условия и положения:
Пожалуйста, ответьте на этот счет в течение одного месяца с момента его получения. Спасибо за ваш бизнес.

Советы по созданию счета-проформы

Вот несколько советов, которые помогут вам создать отличный счет-проформу:

Будьте подробны

Один из советов по созданию счета-проформы — включить в него много деталей. Важно быть подробным, чтобы ваш покупатель получил максимально точный и подробный счет. Не забудьте включить в свой счет все позиции, а также все важные условия. Подробная и прозрачная информация также может помочь вам улучшить отношения вашей компании с вашим покупателем, повышая вероятность того, что он станет постоянным клиентом.

Проверьте свой счет

Еще один важный совет по созданию счета-проформы — проверьте его. Это необходимо для того, чтобы ваш покупатель получил точный счет. Обязательно проверьте наличие орфографических ошибок и просмотрите все денежные суммы и количества товаров в вашем счете, чтобы убедиться, что вся информация в вашем счете верна. Кроме того, проверьте всю контактную информацию, которую вы указали в счете-фактуре, чтобы убедиться, что ваш счет был отправлен нужному человеку и что ваш покупатель знает, как с вами связаться.

Настройте свой счет

При желании вы можете настроить предварительный счет-фактуру. Даже если вы используете уже существующий шаблон счета-проформы, вы можете изменить цвета, шрифт и формат, чтобы они соответствовали фирменному стилю вашей компании и чтобы ваш счет выделялся среди покупателей. Вы также можете включить любую информацию, относящуюся к вашей компании, которую вы хотите, чтобы ваши покупатели знали. Настройка вашего счета может сделать вашу компанию более узнаваемой для ваших клиентов.